Chi tiết tin
-
Việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ [18-12-2018]
Ngày 17 tháng 12 năm 2018, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 4814/SNV-CCVTLT hướng dẫn các cơ quan, tổ chức việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Công văn có nội dung chủ yếu như sau:
Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang được các cơ quan triển khai, tổ chức thực hiện theo Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015.
Để việc xác định, phân phông lưu trữ trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ được chính xác, chất lượng và tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ sau khi phân loại, chỉnh lý; theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức; Sở Nội vụ hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ như sau:
1. Nội dung về xác định, phân phông lưu trữ cơ quan
1.1. Việc xác định phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức được xác định có phông lưu trữ riêng khi có đủ điều kiện, tiêu chuẩn thành lập phông như: cơ quan, tổ chức được thành lập theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và tài sản riêng; có văn thư độc lập; có trụ sở, biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
a) Phông lưu trữ đóng: là phông lưu trữ đã kết thúc giai đoạn bổ sung tài liệu.
Trường hợp, cơ quan, tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động thì tài liệu trước đó được lập phông riêng, không còn tài liệu bổ sung tiếp, gọi là phông đóng.
Tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng cần được phân loại, chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ để tổ chức quản lý và sử dụng.
b) Phông lưu trữ mở: là phông lưu trữ còn nguồn bổ sung, cập nhật định kỳ.
Phông lưu trữ mở được thiết lập từ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị là nguồn nộp lưu đang còn hoạt động. Khi đó, Lưu trữ cơ quan sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khi đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Lưu trữ lịch sử sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào phông hiện có khi đến hạn.
1.2. Về phân, tách phông lưu trữ
a) Phân và tách phông lưu trữ: Phân phông lưu trữ là việc chia tách để lập các phông lưu trữ độc lập của một kho lưu trữ hoặc một khối phông lưu trữ.
Phân phông lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và phân kỳ lịch sử. Theo nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng. Cơ quan, tổ chức có tài liệu là “Đơn vị hình thành phông”.
Tuy nhiên, tài liệu của một cơ quan, tổ chức (có chung đơn vị hình thành phông) có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có chung chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó, được phân và lập thành phông lưu trữ riêng.
Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông.
b) Về giới hạn phạm vi của phông lưu trữ: Khoảng thời gian hoạt động của một cơ quan, tổ chức (đơn vị hình thành phông), trong đó tạo ra phông lưu trữ.
Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ được xem xét đến trường hợp một cơ quan, tổ chức có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Khi đó, tạo ra các khối tài liệu có nội dung khác nhau. Khoảng thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nêu trên được phân giới hạn phạm vi của một phông lưu trữ riêng.
2. Về áp dụng xác định, phân phông lưu trữ cơ quan
2.1. Xác định phông trong xây dựng phương án phân loại chỉnh lý
Căn cứ đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể về tổ chức bộ máy về chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua các giai đoạn để có phương án phân loại, chỉnh lý phù hợp, trong đó chú ý đến việc xác định số lượng và tên phông lưu trữ cơ quan.
Quá trình khảo sát xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu cần chú ý đến từng giai đoạn hình thành tài liệu liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách về tổ chức bộ máy.
2.2. Về kiểm tra, giám sát nâng cao chất lượng phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
a) Sau khi Phương án phân loại, chỉnh lý được thông qua và triển khai thực hiện, các cơ quan, tổ chức cần gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để rà soát, tổng hợp.
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phân công trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) thường xuyên theo dõi kiểm tra việc phân loại, chỉnh lý nhất là việc xác định và phân phông lưu trữ, tránh trường hợp sau chỉnh lý kết quả chưa đạt yêu cầu, phải khắc phục, thực hiện lại nhiều lần, mất thời gian và lãng phí chi phí./.
Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Lượt xem: 19016
Tin khác
- Kết quả phối hợp tìm kiếm, xác định địa chỉ cán bộ, thân nhân cán bộ đi B của tỉnh Đồng Tháp [05-07-2019]
- Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố [03-07-2019]
- Kế hoạch kiểm tra tiến độ thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [01-07-2019]
- Kế hoạch xây dựng Đề án Bồi nền tài liệu lưu trữ [01-07-2019]
- Sở Nội vụ đề nghị về việc báo cáo tiến độ và tình hình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2019 [13-06-2019]
- Sở Nội vụ đề nghị báo cáo kết quả sử dụng kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của Sở, ngành năm 2018 [13-06-2019]
- Báo cáo 05 năm thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ [06-06-2019]
- Xin ý kiến Dự thảo Quyết định ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử [24-05-2019]
- Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ [03-05-2019]
- Báo cáo tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư [08-04-2019]
- Về hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản điện tử theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV [03-04-2019]
- Thông báo kết quả Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 [27-03-2019]
- Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2109 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP Hồ Chí Minh  [27-03-2019]
- Kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2019 của Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 1975 - 2015) [14-03-2019]
- Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 [06-03-2019]