Chi tiết tin
-
Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn [08-06-2016]
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
1. Về thời hạn bảo quản tài liệu chứng thực bản sao từ bản chínhCăn cứ Khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”.Theo đó, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được lưu trữ với thời gian ít nhất là 2 năm. Sau khi đủ 2 năm, tài liệu này sẽ được xem xét, xác định giá trị tài liệu, thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 18, Điều 28 của Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và theo hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.2. Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ kýCăn cứ Khoản 1, Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, quy định chế độ lưu trữ: “Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, …”.Theo đó, hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được sắp xếp, bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.Mặt khác, theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 60 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, quy định hồ sơ công chứng, chứng thực:“ 1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.2. Mỗi hồ sơ phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng, sổ chứng thực, bảo đảm dễ tra cứu”.Như vậy, theo quy định nêu trên, việc chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn cần phải lập hồ sơ, tổ chức lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ./.
Lượt xem: 7983
Tin khác
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố trao đổi, học tập kinh nghiệm nghiệp vụ với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre [07-06-2016]
- Báo cáo kết quả tổ chức Hội nghị tập huấn, hướng dẫn thực hiện Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố [07-06-2016]
- Quận 9 tổ chức hội nghị tập huấn Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 [07-06-2016]
- Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại Thành phố (SAIGON CO-OP) tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ [07-06-2016]
- Tổng Công ty Nông nghiệp Sài Gòn TNHH MTV tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư [07-06-2016]
- Sở Xây dựng Thành phố hướng dẫn việc thực hiện xây dựng Kho Lưu trữ [07-06-2016]
- Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành mẫu Phiếu trình và sắp xếp thành phần tài liệu trong hồ sơ trình duyệt, trình ký hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức [07-06-2016]
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn lựa chọn tài liệu giấy để bồi nền bằng phương pháp thủ công [07-06-2016]
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng [07-06-2016]
- Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức góp ý dự thảo Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 [07-06-2016]
- Bộ Nội vụ ban hành Quyết định về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ [07-06-2016]
- Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 [07-06-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tây Ninh phối hợp tìm kiếm địa chỉ và trao trả Hồ sơ Cán bộ đi B [07-06-2016]
- Phối hợp tìm kiếm địa chỉ và trao trả Hồ sơ Cán bộ đi B tại tỉnh Đồng Nai [07-06-2016]
- Thông báo hỗ trợ tìm kiếm địa chỉ Cán bộ đi B của tỉnh Biên Hòa cũ (nay là tỉnh Đồng Nai) tại Thành phố Hồ Chí Minh [07-06-2016]