Chi tiết tin
-
Chủ tịch UBND Thành phố ban hành Chỉ thị về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
Ngày 11 tháng 9 năm 2017, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Chỉ thị số 11/CT-UBND về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Theo đó, Chỉ thị có nội dung chủ yếu:
Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, ổn định và đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại, hạn chế; để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ thị như sau:
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành Thành phố có trách nhiệm
a) Tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ
- Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhất là giá trị tài liệu lưu trữ trong công chức, viên chức.
b) Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đúng tiêu chuẩn chức danh theo quy định; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ.
c) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
- Triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức quản lý tốt hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
- Xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, trong đó quy định trách nhiệm và chi tiết hoạt động văn thư, lưu trữ: về quản lý văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp để quản lý tài liệu; thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng đảm bảo an toàn tài liệu.
d) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
đ) Hàng năm, báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này về Sở Nội vụ.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm
a) Ngoài việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tại Khoản 1 của Chỉ thị này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ:
- Tham mưu việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện.
- Tổ chức lựa chọn và thu thập tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức cấp huyện để giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
b) Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn tổ chức thực hiện tốt các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn:
- Bố trí Kho Lưu trữ đủ diện tích để bảo quản tài liệu; tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
- Tăng cường chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn: Về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
a) Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này, tổng hợp và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Tăng cường tham mưu, đề xuất, xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
c) Phối hợp với các sở, ngành có liên quan khẩn trương tham mưu xây dựng Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tài các cơ quan, tổ chức trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, phê duyệt và tổ chức thực hiện.
4. Giám đốc Sở Tài chính có trách nhiệm
a) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn việc sử dụng kinh phí trong hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
b) Thẩm định trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt cấp kinh phí để triển khai thực hiện Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức./.
Ngô Thị Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Tập tin đính kèm: chi thi so 11_wxNSpCOs.pdf
Tin khác
- Ngày 06 tháng 7 năm 2010, tại Phòng Công chứng số 4 thuộc Sở Tư pháp, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" thuộc phông lưu trữ Phòng Công chứng số 4. Theo đề nghị, danh mục tài liệu hết giá trị: là hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính từ năm 2002-2007, hồ sơ bản dịch giấy tờ từ năm 2002-2004, với 472 cặp (hộp) hồ sơ, tương đương 66,5 mét giá tài liệu.  [10-06-2016 16:48:05]
- Tài liệu lưu trữ là hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính: Tại khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. [10-06-2016 16:47:40]
- Về ký thừa ủy quyền được quy định tại khoản 6, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, để thống nhất thực hiện việc ký thừa ủy quyền ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận-huyện, Sở Nội vụ đã xây dựng dự thảo và tiếp tục lấy ý góp ý hướng dẫn về ký thừa ủy quyền và thể thức văn bản được ủy quyền (dự thảo lần 3, kèm theo Công văn số 825/SNV-QLVTLT ngày 05/7/2010 của Sở Nội vụ). Sau khi có ý kiến góp ý của Ủy ban nhân nhân dân quận-huyện, Sở Nội vụ sẽ tổng hợp hoàn thiện văn bản, hướng dẫn thực hiện./. [10-06-2016 16:47:06]
- Để phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thống kê hệ thống danh mục một số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị có thể tham khảo file đính kèm dưới đây./. [10-06-2016 16:46:38]
- Thực hiện Quyêt định số 04/2007/QĐ-BNV ngày 04 tháng 4 năm 2007 của Bô Nội vụ về Ban hành Kỷ niệm chương và Quy chế xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”, Sở Nội vụ có Công văn số 122/SNV-QLVTLT ngày 02 tháng 02 năm 2010 về hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ xét, đề nghị tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”. [10-06-2016 16:46:08]
- Ngày 12/7/2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị quận 1, số 275 đường Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức nhập học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (lớp 02) năm 2010. [10-06-2016 16:44:09]
- Ngày 09 tháng 7 năm 2010, Hiệu trưởng Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương đã ký Quyết định số 367/QĐ-TTC về việc cấp chứng chỉ cho học viên lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mở tại Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:43:38]
- Theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Lê Hoàng Quân tại Công văn số 4868/VP-VX ngày 09 tháng 7 năm 2010 của Văn phòng UBND thành phố về góp ý dự thảo Chỉ thị tăng cường công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, dự thảo Chỉ thị được gửi đến các đồng chí thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Tư pháp để góp ý trực tiếp vào dự thảo và gửi lại cho Văn phòng UBND thành phố để tổng hợp trình Chủ tịch. [10-06-2016 16:43:04]
- Ngày 25 tháng 6 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 10 đã ban hành Công văn số 3812/UBND-PNV về việc triển khai thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. [10-06-2016 16:42:32]
- Ngày 28/6/2010, Bộ Nội vụ có Công văn số 2063/BNV-PC gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương v/v tham gia ý kiến dự thảo Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, nội dung dự thảo Thông này sẽ thay thế Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Các cơ quan, đơn vị có thể tham khảo dự thảo các file dưới đây. [10-06-2016 16:42:06]
- Theo Thư mời số 180/TM-UBND và Kế hoạch số 87/KH-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, ngày 15/7/2010, tại Hội trường Liên đoàn Lao động huyện Cần Giờ, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố đã triển khai tập huấn công tác công tác văn thư, lưu trữ cho gần 100 người là thủ trưởng và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung tập huấn một số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: [10-06-2016 16:41:35]
- Thực hiện Kế hoạch 816/KH-SNV ngày 01/7/2010 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác nội vụ khối quận-huyện năm 2010, theo đó, nội dung kiểm tra công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ (theo tiêu chí thang điểm thi đua tại mục 5, phần IV của phụ lục kèm theo Công văn số 716/HD-SNV ngày 17/6/2010 của Sở Nội vụ về hướng dẫn công tác thi đua khen thưởng), bao gồm: [10-06-2016 16:41:02]
- Ngày 02/8/2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị quận 1, số 275 đường Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức buổi kiểm tra cuối khóa của lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (lớp thứ 2) năm 2010. [10-06-2016 16:40:30]
- Ngày 09 tháng 7 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh đã ký Tờ trình số 880/TTr-SNV gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” năm 2010. [10-06-2016 16:40:01]
- Ngày 04 tháng 8 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước-Bộ Nội vụ ban hành Quy định số 163/QĐ-VTLTNN về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, tại khoản 2, Điều 1 quy định đối tượng áp dụng: "Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân". [10-06-2016 16:39:11]