Chi tiết tin
-
Chủ tịch UBND Thành phố ban hành Chỉ thị về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
Ngày 11 tháng 9 năm 2017, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Chỉ thị số 11/CT-UBND về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Theo đó, Chỉ thị có nội dung chủ yếu:
Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, ổn định và đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại, hạn chế; để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ thị như sau:
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành Thành phố có trách nhiệm
a) Tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ
- Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhất là giá trị tài liệu lưu trữ trong công chức, viên chức.
b) Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đúng tiêu chuẩn chức danh theo quy định; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ.
c) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
- Triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức quản lý tốt hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
- Xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, trong đó quy định trách nhiệm và chi tiết hoạt động văn thư, lưu trữ: về quản lý văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp để quản lý tài liệu; thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng đảm bảo an toàn tài liệu.
d) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
đ) Hàng năm, báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này về Sở Nội vụ.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm
a) Ngoài việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tại Khoản 1 của Chỉ thị này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ:
- Tham mưu việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện.
- Tổ chức lựa chọn và thu thập tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức cấp huyện để giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
b) Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn tổ chức thực hiện tốt các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn:
- Bố trí Kho Lưu trữ đủ diện tích để bảo quản tài liệu; tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
- Tăng cường chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn: Về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
a) Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này, tổng hợp và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Tăng cường tham mưu, đề xuất, xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
c) Phối hợp với các sở, ngành có liên quan khẩn trương tham mưu xây dựng Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tài các cơ quan, tổ chức trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, phê duyệt và tổ chức thực hiện.
4. Giám đốc Sở Tài chính có trách nhiệm
a) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn việc sử dụng kinh phí trong hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
b) Thẩm định trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt cấp kinh phí để triển khai thực hiện Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức./.
Ngô Thị Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Tập tin đính kèm: chi thi so 11_wxNSpCOs.pdf
Tin khác
- Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh [06-06-2016 14:49:05]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 28 tháng 3 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 87/KH-CCVTLT về việc tổ chức học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2016.  [06-06-2016 14:47:55]
- Ngày 06/4/2016, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 1147/TB-SNV về kết quả Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. Theo đó, Thông báo có các nội dung chủ yếu: [06-06-2016 14:47:03]
- Ngày 04/4/2016, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 1445/UBND-VX về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố. Theo đó, giao Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ [06-06-2016 14:45:36]
- Thực hiện Kế hoạch số 25/KH-CCVTLT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, ngày 12 tháng 4 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Kế hoạch số 94/KH-CCVTLT xây dựng Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, nội dung chủ yếu của Kế hoạch: [06-06-2016 14:44:46]
- Căn cứ Quyết định số 285/QĐ-STTTT ngày 05/11/2015 của Sở Thông tin và Truyển thông Thành phố về phê duyệt dự toán chi tiết công việc, hạng mục công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn sự nghiệp năm 2015 hạng mục “Triển khai Công thông tin điện tử và dịch vụ công tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ”, ngày 16/4/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Quyết định số 07/QĐ-CCVTLT về việc thành lập Ban biên tập Cổng thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. [06-06-2016 14:43:51]
- Theo Kế hoạch, chiều ngày 15/4/2016, tại Hội trường B - Khu A1, Trường Đại học Y Khoa Phạm Ngọc Thạch tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, có hơn 70 viên chức của các khoa, phòng và bộ môn thuộc Trường tham dự buổi tập huấn hướng dẫn công tác.  [06-06-2016 14:42:16]
- Ngày 11 tháng 3 năm 2016, Phòng Nội vụ quận Bình Thạnh phát hành Báo cáo số 27/BC-NV về công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ Quý I năm 2016 và nhiệm vụ trọng tâm Quý II năm 2016. Theo đó, Báo cáo có một số nội dung chủ yếu như sau: [06-06-2016 14:40:18]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố tại Công văn số 1445/UBND-VX ngày 04/4/2016 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của UBND Thành phố; nhằm tổng hợp thực tế chính xác về tình hình tài liệu lưu trữ để tham mưu trình UBND Thành phố phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2016 - 2020;  [06-06-2016 14:39:32]
- Để có cơ sở xây dựng và trình UBND Thành phố phê duyệt Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, ngày 04/5/2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1457/SNV-CCVTLT về việc khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn (theo mẫu Phiếu khảo sát đính kèm). [06-06-2016 14:37:29]
- Sở Nội vụ mời Phòng Nội vụ quận, huyện dự triển khai khảo sát công tác văn thư, lưu trữ [06-06-2016 14:35:43]
- Để tiếp tục khắc phục các hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ sau kết quả kiểm tra năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại một số cơ quan của Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 5 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1498/SNV-CCVTLT để nhắc lại các nội dung cần tiếp tục khắc phục các hạn chế, thiếu sót sau kết quả kiểm tra. [06-06-2016 14:34:17]
- Theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức về việc hướng dẫn thời hạn lưu trữ tài liệu Công báo, ngày 06 tháng 5 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1499/SNV-CCVTLT về việc sắp xếp và bảo quản tài liệu Công báo. [06-06-2016 14:33:35]
- Để thuận tiện và kịp thời trong việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn Thành phố có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 21 tháng 4 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Công văn số 103/CCVTLT-QL về việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử. [06-06-2016 14:32:22]
- Để xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng giai đoạn 1975 đến năm 2015; Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2016 - 2020; Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, sáng ngày 12 tháng 5 năm 2016, tại hội trường lầu 3, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức hội nghị triển khai công tác khảo sát tình hình lưu trữ tài liệu và công tác văn thư, lưu trữ. [06-06-2016 14:31:19]