Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Tập tin đính kèm: 01_2019_TT-BNV_50su1jmA.pdf
Tin khác
- Ngày 06 tháng 7 năm 2010, tại Phòng Công chứng số 4 thuộc Sở Tư pháp, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" thuộc phông lưu trữ Phòng Công chứng số 4. Theo đề nghị, danh mục tài liệu hết giá trị: là hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính từ năm 2002-2007, hồ sơ bản dịch giấy tờ từ năm 2002-2004, với 472 cặp (hộp) hồ sơ, tương đương 66,5 mét giá tài liệu.  [10-06-2016 16:48:05]
- Tài liệu lưu trữ là hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính: Tại khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. [10-06-2016 16:47:40]
- Về ký thừa ủy quyền được quy định tại khoản 6, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, để thống nhất thực hiện việc ký thừa ủy quyền ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận-huyện, Sở Nội vụ đã xây dựng dự thảo và tiếp tục lấy ý góp ý hướng dẫn về ký thừa ủy quyền và thể thức văn bản được ủy quyền (dự thảo lần 3, kèm theo Công văn số 825/SNV-QLVTLT ngày 05/7/2010 của Sở Nội vụ). Sau khi có ý kiến góp ý của Ủy ban nhân nhân dân quận-huyện, Sở Nội vụ sẽ tổng hợp hoàn thiện văn bản, hướng dẫn thực hiện./. [10-06-2016 16:47:06]
- Để phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thống kê hệ thống danh mục một số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị có thể tham khảo file đính kèm dưới đây./. [10-06-2016 16:46:38]
- Thực hiện Quyêt định số 04/2007/QĐ-BNV ngày 04 tháng 4 năm 2007 của Bô Nội vụ về Ban hành Kỷ niệm chương và Quy chế xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”, Sở Nội vụ có Công văn số 122/SNV-QLVTLT ngày 02 tháng 02 năm 2010 về hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ xét, đề nghị tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”. [10-06-2016 16:46:08]
- Ngày 12/7/2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị quận 1, số 275 đường Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức nhập học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (lớp 02) năm 2010. [10-06-2016 16:44:09]
- Ngày 09 tháng 7 năm 2010, Hiệu trưởng Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương đã ký Quyết định số 367/QĐ-TTC về việc cấp chứng chỉ cho học viên lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mở tại Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:43:38]
- Theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Lê Hoàng Quân tại Công văn số 4868/VP-VX ngày 09 tháng 7 năm 2010 của Văn phòng UBND thành phố về góp ý dự thảo Chỉ thị tăng cường công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, dự thảo Chỉ thị được gửi đến các đồng chí thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Tư pháp để góp ý trực tiếp vào dự thảo và gửi lại cho Văn phòng UBND thành phố để tổng hợp trình Chủ tịch. [10-06-2016 16:43:04]
- Ngày 25 tháng 6 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 10 đã ban hành Công văn số 3812/UBND-PNV về việc triển khai thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. [10-06-2016 16:42:32]
- Ngày 28/6/2010, Bộ Nội vụ có Công văn số 2063/BNV-PC gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương v/v tham gia ý kiến dự thảo Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, nội dung dự thảo Thông này sẽ thay thế Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Các cơ quan, đơn vị có thể tham khảo dự thảo các file dưới đây. [10-06-2016 16:42:06]
- Theo Thư mời số 180/TM-UBND và Kế hoạch số 87/KH-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, ngày 15/7/2010, tại Hội trường Liên đoàn Lao động huyện Cần Giờ, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố đã triển khai tập huấn công tác công tác văn thư, lưu trữ cho gần 100 người là thủ trưởng và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung tập huấn một số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: [10-06-2016 16:41:35]
- Thực hiện Kế hoạch 816/KH-SNV ngày 01/7/2010 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác nội vụ khối quận-huyện năm 2010, theo đó, nội dung kiểm tra công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ (theo tiêu chí thang điểm thi đua tại mục 5, phần IV của phụ lục kèm theo Công văn số 716/HD-SNV ngày 17/6/2010 của Sở Nội vụ về hướng dẫn công tác thi đua khen thưởng), bao gồm: [10-06-2016 16:41:02]
- Ngày 02/8/2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị quận 1, số 275 đường Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức buổi kiểm tra cuối khóa của lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (lớp thứ 2) năm 2010. [10-06-2016 16:40:30]
- Ngày 09 tháng 7 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh đã ký Tờ trình số 880/TTr-SNV gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” năm 2010. [10-06-2016 16:40:01]
- Ngày 04 tháng 8 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước-Bộ Nội vụ ban hành Quy định số 163/QĐ-VTLTNN về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, tại khoản 2, Điều 1 quy định đối tượng áp dụng: "Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân". [10-06-2016 16:39:11]