Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Tập tin đính kèm: 01_2019_TT-BNV_50su1jmA.pdf
Tin khác
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân được sử dụng con dấu của Hội đồng nhân dân cùng cấp trong các văn bản của mình.  [19-02-2019 12:26:50]
- Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết đinh số 352/QĐ-UBND về việc công bố Danh mục văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực, ngưng hiệu lực năm 2018. [15-02-2019 09:23:20]
- Ngày 03 tháng 02 năm 2019, Sở Nội vụ phối hợp tham gia chương trình Cầu Truyền hình trực tiếp với chủ đề “Xuân ước vọng” trên Kênh Truyền hình Quốc hội. [13-02-2019 14:13:21]
- Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. [12-02-2019 12:16:32]
- Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2019/NĐ-CP Quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 12 tháng 3 năm 2019. [29-01-2019 09:09:45]
- Chiều ngày 14 tháng 01 năm 2019, Trường Đại học Trà Vinh tổ chức long trọng Hội thảo khoa học “Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại”. [16-01-2019 16:16:03]
- Ngày 12 tháng 12 năm 2018, Chi cục phát hành Thông báo số 269/TB-CCVTLT về việc phân công trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng. [05-01-2019 19:09:31]
- Theo luutru.gov.vn, nhân kỷ niệm 73 năm ngày Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2019), Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Thư chúc mừng gửi tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong cả nước. [02-01-2019 18:55:02]
- Sáng nay, ngày 02 tháng 01 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức họp mặt công chức, viên chức nhân kỷ niệm 73 năm (03/01/1946 - 03/01/2019) ngày Lưu trữ Việt Nam. [02-01-2019 14:43:24]
- Chiều ngày 19 tháng 12 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tổ chức tiếp đoàn công tác của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nghệ An và Quảng Bình. [02-01-2019 09:42:09]
- Sáng ngày 28 tháng 12 năm 2018, Lãnh đạo Sở Nội vụ trao Quyết định kéo dài thời gian giữ chức vụ Phó Chi cục trưởng đối với bà Nguyễn Thị Thanh Nhàn. [29-12-2018 12:33:15]
- Sáng ngày 28 tháng 12 năm 2018, Chi bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Lễ kết nạp đảng viên cho quần chúng, công chức Phạm Thanh Tân. [29-12-2018 12:02:05]
- Sáng ngày 28 tháng 12 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị Cán bộ, công chức năm 2019. [29-12-2018 11:28:15]
- Ngày 13 tháng 12 năm 2018, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Thông báo số 373/TB-UBND về treo cờ Tổ quốc và nghỉ Tết Dương lịch năm 2019. [25-12-2018 11:36:37]
- Theo Quyết định số 7213/QĐ-HĐSK-SNV ngày 28/11/2018 của Hội đồng Khoa học, sáng kiến Sở Nội vụ về công nhận giải pháp, sáng kiến có phạm vi ảnh hưởng tại Sở Nội vụ năm 2018, có 29 giải pháp, sáng kiến của các tác giả và đồng tác giả là công chức của Sở Nội vụ được công nhận. [29-11-2018 13:06:35]