Chi tiết tin
-
Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
1. Về thời hạn bảo quản tài liệu chứng thực bản sao từ bản chínhCăn cứ Khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”.Theo đó, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được lưu trữ với thời gian ít nhất là 2 năm. Sau khi đủ 2 năm, tài liệu này sẽ được xem xét, xác định giá trị tài liệu, thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 18, Điều 28 của Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và theo hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.2. Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ kýCăn cứ Khoản 1, Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, quy định chế độ lưu trữ: “Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, …”.Theo đó, hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được sắp xếp, bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.Mặt khác, theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 60 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, quy định hồ sơ công chứng, chứng thực:“ 1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.2. Mỗi hồ sơ phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng, sổ chứng thực, bảo đảm dễ tra cứu”.Như vậy, theo quy định nêu trên, việc chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn cần phải lập hồ sơ, tổ chức lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ./.
Tin khác
- Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh [06-06-2016 14:49:05]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 28 tháng 3 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 87/KH-CCVTLT về việc tổ chức học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2016.  [06-06-2016 14:47:55]
- Ngày 06/4/2016, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 1147/TB-SNV về kết quả Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. Theo đó, Thông báo có các nội dung chủ yếu: [06-06-2016 14:47:03]
- Ngày 04/4/2016, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 1445/UBND-VX về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố. Theo đó, giao Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ [06-06-2016 14:45:36]
- Thực hiện Kế hoạch số 25/KH-CCVTLT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, ngày 12 tháng 4 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Kế hoạch số 94/KH-CCVTLT xây dựng Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, nội dung chủ yếu của Kế hoạch: [06-06-2016 14:44:46]
- Căn cứ Quyết định số 285/QĐ-STTTT ngày 05/11/2015 của Sở Thông tin và Truyển thông Thành phố về phê duyệt dự toán chi tiết công việc, hạng mục công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn sự nghiệp năm 2015 hạng mục “Triển khai Công thông tin điện tử và dịch vụ công tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ”, ngày 16/4/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Quyết định số 07/QĐ-CCVTLT về việc thành lập Ban biên tập Cổng thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. [06-06-2016 14:43:51]
- Theo Kế hoạch, chiều ngày 15/4/2016, tại Hội trường B - Khu A1, Trường Đại học Y Khoa Phạm Ngọc Thạch tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, có hơn 70 viên chức của các khoa, phòng và bộ môn thuộc Trường tham dự buổi tập huấn hướng dẫn công tác.  [06-06-2016 14:42:16]
- Ngày 11 tháng 3 năm 2016, Phòng Nội vụ quận Bình Thạnh phát hành Báo cáo số 27/BC-NV về công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ Quý I năm 2016 và nhiệm vụ trọng tâm Quý II năm 2016. Theo đó, Báo cáo có một số nội dung chủ yếu như sau: [06-06-2016 14:40:18]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố tại Công văn số 1445/UBND-VX ngày 04/4/2016 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của UBND Thành phố; nhằm tổng hợp thực tế chính xác về tình hình tài liệu lưu trữ để tham mưu trình UBND Thành phố phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2016 - 2020;  [06-06-2016 14:39:32]
- Để có cơ sở xây dựng và trình UBND Thành phố phê duyệt Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, ngày 04/5/2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1457/SNV-CCVTLT về việc khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn (theo mẫu Phiếu khảo sát đính kèm). [06-06-2016 14:37:29]
- Sở Nội vụ mời Phòng Nội vụ quận, huyện dự triển khai khảo sát công tác văn thư, lưu trữ [06-06-2016 14:35:43]
- Để tiếp tục khắc phục các hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ sau kết quả kiểm tra năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại một số cơ quan của Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 5 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1498/SNV-CCVTLT để nhắc lại các nội dung cần tiếp tục khắc phục các hạn chế, thiếu sót sau kết quả kiểm tra. [06-06-2016 14:34:17]
- Theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức về việc hướng dẫn thời hạn lưu trữ tài liệu Công báo, ngày 06 tháng 5 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1499/SNV-CCVTLT về việc sắp xếp và bảo quản tài liệu Công báo. [06-06-2016 14:33:35]
- Để thuận tiện và kịp thời trong việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn Thành phố có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 21 tháng 4 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Công văn số 103/CCVTLT-QL về việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử. [06-06-2016 14:32:22]
- Để xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng giai đoạn 1975 đến năm 2015; Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2016 - 2020; Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, sáng ngày 12 tháng 5 năm 2016, tại hội trường lầu 3, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức hội nghị triển khai công tác khảo sát tình hình lưu trữ tài liệu và công tác văn thư, lưu trữ. [06-06-2016 14:31:19]