Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về công tác chuẩn bị lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 25 thang 3 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 991/HD-SNV về số nội dung về công tácchuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Theo đó, nội dung hướng dẫn tập trung các nội dung:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ LỰA CHỌN, XÁC ĐỊNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ1. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửThủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chỉ đạo, phân công, xác định trách nhiệm trong công tác chuẩn bị lựa chọn, xác định tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cụ thể như sau:a) Xây dựng kế hoạch tổ chức lựa chọn, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu để chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.b) Ban hành, rà soát điều chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.Các cơ quan, tổ chức căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các Thông tư của các Bộ, ngành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành…, để xây dựng, ban hành, rà soát điều chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, cụ thể:- Trường hợp chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cần khẩn trương xây dựng ban hành.- Trường hợp đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, nhưng không còn phù hợp, chưa đầy đủ; cần rà soát, bổ sung Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho phù hợp.c) Phân công, bố trí nhân sự để thực hiện thu thập, chỉnh lý,lựa chọn, xác định tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cụ thể:- Thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm:+ Trường hợp hồ sơ, tài liệu thu thập đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, thì tiến hành tổng hợp, lựa chọn, xác định và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;+ Trường hợp hồ sơ, tài liệu thu thập chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, thì tổ chức thực hiện chỉnh lý; sau đó tổng hợp, lựa chọn, xác định những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.- Đối với các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu tồn đọng từ trước đến nay chưa được chỉnh lý cần tiến hành tổ chức thực hiện chỉnh lý; lựa chọn, xác định những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.d) Thống kê, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử- Các cơ quan, tổ chức thống kê, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (kể cả tài liệu điện tử nếu có) để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; lập công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu giao nộp (các nội dung trên được lập riêng cho từng năm).- Theo Điều 21 Luật Lưu trữ quy định hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễnphải được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Thời hạn giao nộp là 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc:+ Đối với những hồ sơ, tài liệu kết thúc từ năm 2006 trở về trước; các cơ quan, tổ chức thống kê, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trước ngày 31 tháng 12 năm 2016 để xây dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.+ Đối với những hồ sơ, tài liệu kết thúc từ năm 2007 trở về sau này; định kỳ hàng năm, các cơ quan, tổ chức thống kê, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để xây dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.đ) Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử- Kiểm tra hoàn thiện khối tài liệu giao nộp.- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào hộp bảo quản.- Dán nhãn, ghi số thứ tự hộp bảo quản theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.e) Màu hộp bảo quản hồ sơ, tài liệuĐể quản lý, bảo quản khoa học, khai thác hiệu quả hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn, cần sử dụng các màu hộp bảo quản tài liệu như sau:- Hộp màu vàng: Để bảo quản những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và bố trí liên tục trong khu vực Kho lưu trữ nhất định để thuận tiện cho việc quản lý và chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.- Hộp màu xanh: Để bảo quản những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn và bố trí liên tục trong khu vực Kho lưu trữ nhất định để thuận tiện cho việc quản lý.Ghi chú: Trường hợp các cơ quan, tổ chức đã mua sắm hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu khác màu vàng, xanh thì tiếp tục sử dụng tại Kho lưu trữ cơ quan để bảo quản hồ sơ, tài liệu. Trường hợp mua sắm mới hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu (kể cả trường hợp thay đổi hộp cũ bị hư hỏng) thì thực hiện mua sắm hộp theo màu quy định tại Điểm e, Khoản 1, Mục I của Hướng dẫn này.g) Riêng đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện:- Bố trí Kho lưu trữ tập trung và chỉ đạo Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; đồng thời lựa chọn, xác định những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định.- Tổ chức thực hiện nội dung các công việc tại Khoản 1, Mục I của Hướng dẫn này.2. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sửTrung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tham mưu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện:a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.b) Phối hợp, trao đổi với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tổ chức thực hiện giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo kế hoạch.II. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ1. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửSau khi các cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử và đến thời hạn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ (thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc). Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo trình tự và thủ tục như sau:a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức.- Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Thành phần của Hội đồng bao gồm:+ Chủ tịch Hội đồng (Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan, tổ chức);+ Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;+ Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.(Riêng đối với Phòng Nội vụ quận, huyện: Tham mưu Ủy ban nhân dân quận, huyện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để xác định giá trị tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).- Trường hợp cần thiết, khi họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; các cơ quan, tổ chức có thể mời Chi cục Văn thư - Lưu trữ dự họp để tư vấn, hướng dẫn, góp ý những hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.b) Đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu- Sau khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; cơ quan, tổ chức gửi văn bản kèm theo hồ sơ đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.- Thành phần Hồ sơ như sau:+ Công văn đề nghị thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;+ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.c) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưuSau khi có ý kiến phê duyệt của Sở Nội vụ đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; các cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc sau:- Hoàn thiện lại Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và các thành phần hồ sơ có liên quan.- Tổ chức đóng gói hồ sơ, tài liệu.d) Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp.Cơ quan, tổ chức vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và ý kiến thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp bao gồm:- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (03 bản).- Các tài liệu kèm theo khối tài liệu nộp lưu như: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,… (trong trường hợp tài liệu của phông lưu trữ được nộp lưu lần đầu và trong cả những lần nộp lưu sau khi có những sửa đổi, bổ sung trong những tài liệu trên).- Công cụ tra cứu khác kèm theo khối tài liệu nộp lưu.- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu.- Tài liệu điện tử (nếu có).2. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phốa) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp.b) Tham mưu Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.c) Thông báo kết quả phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đến cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.d) Chuẩn bị Kho lưu trữ và các trang thiết bị để tiếp nhận và bảo quản tài liệu.đ) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và các thành phần hồ sơ khác có liên quan.- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp.- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.e) Đưa hồ sơ, tài liệu vào Kho và xếp lên giá, kệ.g) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ vào hệ thống quản lýIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửa) Định kỳ hàng năm (trước ngày 31 tháng 12), các cơ quan, tổ chức báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu đã lựa chọn, xác định tài liệu chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tổng hợp xây dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.b) Dự trù kinh phí tổ chức lựa chọn, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp.2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữChỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ trì, phối hợp tham mưu:a) Xây dựng trình Sở Nội vụ để trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phốgiai đoạn 2016 - 2020.b) Xây dựng trình Sở Nội vụ phê duyệt kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phốhàng năm.c) Tổng hợp số lượng hồ sơ, tài liệu chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử từ các cơ quan, tổ chức để xây dựng kế hoạch thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.d) Xây dựng kế hoạch đầu tư các trang thiết bị để tiếp nhận và bảo quản hồ sơ, tài liệu.đ) Dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu khi tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.Hướng dẫn số 991/HD-SNV
Tin khác
- Ngày 28 tháng 5 năm 2013, Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường. [10-06-2016 18:42:05]
- Thực hiện Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04/10/2012 của UBND thành phố về phê duyệt kế hoạch triển khai việc thi hành Luật Lưu trữ; Chương trình công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, Sở Khoa học và Công nghệ có Kế hoạch tổ chức 5 lớp tập huấn. [10-06-2016 18:41:35]
- Ngày 03 tháng 7 năm 2013, Ủy ban nhân dân huyện Hóc Môn đã tổ chức tập huấn văn bản quy phạm pháp luật vê công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. [10-06-2016 18:40:19]
- Ngày 12 tháng 4 năm 2010, Sở Nội vụ có Công văn số 379/SNV-QLVTLT chuyển tiếp đến các cơ quan, đơn vị xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (tại Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010). [10-06-2016 17:06:15]
- Căn cứ Chương trình công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 của Sở Nội vụ tại Chương trình số 192/CTr-SNV ngày 02 tháng 3 năm 2010; Sau khi có ý kiến góp ý của Sở Tư pháp và Sở Tài chính, Sở Nội vụ đã bổ sung vào dự thảo Chỉ thị về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.  [10-06-2016 17:05:38]
- Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó. Bên cạnh một vài cơ quan đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước, tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu… [10-06-2016 17:05:13]
- Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập tại Quyết định số 202/QĐ-SNV ngày 02 tháng 3 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh. Quy chế làm việc của Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 1122/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh.  [10-06-2016 17:04:34]
- Ngày 02 tháng 4 năm 2010, Sở Nội vụ có Công văn số 343/SNV-QLVTLT hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu (theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010). [10-06-2016 17:03:57]
- Thực hiện Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận-huyện theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, để quản lý thống nhất các phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị tại quận-huyện, Sở Nội vụ có Công văn hướng dẫn Ủy ban nhân dân quận-huyện quyết định ban hành hoặc điều chỉnh Danh mục các cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quận-huyện (tại Công văn số 1374/SNV-QLVTLT ngày 02 tháng 11 năm 2009). [10-06-2016 17:03:29]
- Thực hiện Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận-huyện theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh đã có hướng dẫn một số chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận-huyện tại Hướng dẫn số 1320/HD-SNV ngày 22 tháng10 năm 2009. Nội dung hướng dẫn tập trung: Về tổ chức và nhân sự làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ quận-huyện, về chuyển giao, tiếp nhận nhiệm vụ quản lý văn thư, lưu trữ và một số chức năng quản lý nhà nước cụ thể về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận-huyện. [10-06-2016 17:02:59]
- Ngày 08 tháng 02 năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, để tiện việc theo dõi, cập nhập những nội dung sửa đổi, bổ sung, Sở Nội vụ thống kê một số nội dung theo file kèm theo dưới đây.  [10-06-2016 17:02:29]
- Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, theo đó có 32 loại văn bản hành chính: [10-06-2016 17:01:54]
- Thực hiện chức năng thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" và việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ được quy định tại khoản 1 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tính đến nay, Sở Nội vụ (cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh) đã tổ chức thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị : Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Ban Thi đua Khen thưởng thành phố, Sở Giao thông vận tải, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn, Cục Hải quan thành phố, Cục Thuế thành phố, Hội đồng bán nhà ở thành phố, Các đơn vị giải thể do Trung tâm Lưu trữ thành phố quản lý, Ủy ban nhân dân quận 5, Bình Tân và huyện Hóc Môn. Tổng số tài liệu đề nghị tiêu hủy là 1.863,35 mét giá. [10-06-2016 17:01:22]
- Một trong những chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước chủ yếu về văn thư, lưu trữ là báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, ngày 15 tháng 10 năm 2009, Sở Nội vụ thành phố đã có hướng dẫn việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo các Quyết định nêu trên. [10-06-2016 17:00:39]
- Ngày 25 tháng 5 năm 2010, tại Phòng họp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ đã tổ chức tập huấn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Thành phần tham dự tập huấn gồm Thủ trưởng và Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Đại diện Ủy ban nhân dân và Trưởng (hoặc Phó) phòng Nội vụ quận-huyện. [10-06-2016 17:00:12]