Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊThủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc sau:1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng Kho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những năm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theotiêu chuẩn như giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy ….II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quanCăn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…”.Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần căn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở cơ quan.a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quanTùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ sở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ ngoài trụ sở cơ quan- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các phòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng thời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện tích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa chọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.2. Vận dụng Thông tư số 09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quana) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữa) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…- Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch cải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ sơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần chỉ đạo Ủy ban nhân dânphường, xã, thị trấnnhanh chóng bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Trên đây là hướng dẫnmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức của Sở Nội vụ.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
Tin khác
- Tại Điều 70, 71 Mục 2 Chương VI của Nghị định số 58/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, quy định việc lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch: [10-06-2016 16:21:23]
- Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố, ngày 11/10/2010, Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi đã ban hành Chỉ thị số 06/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. [10-06-2016 16:20:11]
- Ngày 17/11/2010, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú ban hành Kế hoạch số 133/KH-UBND thực hiện Chỉ thị số 19/2010/ CT-UBND ngày 24/9/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố. [10-06-2016 16:19:50]
- Ngày 18/11/2010, Sở Nội vụ đã phát hành Công văn số 1658/SNV-CCVTLT gửi Ủy ban nhân dân quận-huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Tư pháp đề nghị góp ý dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố về nội dung phân cấp của Ủy ban nhân dân quận-huyện. [10-06-2016 16:19:27]
- Ngày 24/11/2010, tại Hội trường số 474 đường 3/2, phường 14, quận 10, Ủy ban nhân dân quận 10 đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 cho thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân 15 phường thuộc quận. Theo đó, có gần 200 lượt cán bộ, công chức, viên chức tham dự tập huấn. Trước khi đi vào nội dung tập huấn, Ông Nguyễn Kim Đặng, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận 10 chủ trì hội nghị đã phát biểu chỉ đạo về việc tăng cường công tác quản lý Nhà nước và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc.  [10-06-2016 16:18:47]
- Ngày 25/11/2010, tại Hội trường Ủy ban nhân dân, số 107 đường Cao Văn Lầu, phường 1, quận 6, Ủy ban nhân dân quận 6 tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:18:11]
- Ngày 22 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú phát hành Công văn số 1295/UBND-NC về việc thực hiện một số nhiệm vụ liên quan về công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc quận. [10-06-2016 16:17:43]
- Ngày 24 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận phát hành Kế hoạch số 519/KH-UBND-NV về tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, địa điểm tập huấn tại Hội trường Ủy ban nhân dân quận; Đối tượng tập huấn là cán bộ, công chức trực tiếp tham mưu soạn thảo văn bản và làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc; Thời gian dự kiến tổ chức tổ tập huấn vào đầu tháng 12 năm 2010; Nội dung tập huấn về kỹ thuật trình bày văn bản và một số kỹ năng khác về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ./. [10-06-2016 16:17:05]
- Ngày 08 tháng 12 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận ban hành Kế hoạch số 534/KH-UBND thực hiện Chỉ thị số 19/2010 ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:16:24]
- Ngày 09 tháng 12 năm 2010, tại trụ sở Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận (số 155 đường Nguyễn Văn Trỗi, phường 11), quận Phú Nhuận đã tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc các cơ quan, đơn vị trực thuộc. [10-06-2016 16:15:44]
- Thực hiện Công văn số 1022/VTLTNN-TTTH ngày 22 tháng 11 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn thư - lưu trữ năm 2010, ngày 07 tháng 12 năm 2010, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1735/SNV-CCVTLT gửi các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các Tổng Công ty thuộc thành phố, Ủy ban nhân dân các quận huyện thuộc Ủy ban nhân dân thành phố. Theo đó, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo thực hiện báo cáo đầy đủ số liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý, số liệu tổng hợp phản ánh đúng thực tế, đảm bảo chất lượng báo cáo theo quy định. [10-06-2016 16:13:55]
- Trong năm 2010, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với kết quả như sau: [10-06-2016 16:12:44]
- Ngày 26/11/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 12/2010/TT-BNV về hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. Theo đó, tại Điều 2, Điều 3 hướng dẫn cụ thể về phương pháp xác định đơn giá tiền lương và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu giấy. Ban hành kèm theo Thông tư này là phụ lục cách xác định đơn giá tiền lương của các bước công việc trong quy trình chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0. [10-06-2016 16:12:00]
- Ngày 29 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 10 ban hành Chỉ thị số 06/2010/CT-UBND về việc tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận 10. [10-06-2016 16:11:32]
- Ngày 10 tháng 12 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh phát hành Báo cáo số 426/BC-UBND về kết quả thực hiện quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:11:07]