Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊThủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc sau:1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng Kho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những năm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theotiêu chuẩn như giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy ….II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quanCăn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…”.Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần căn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở cơ quan.a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quanTùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ sở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ ngoài trụ sở cơ quan- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các phòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng thời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện tích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa chọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.2. Vận dụng Thông tư số 09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quana) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữa) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…- Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch cải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ sơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần chỉ đạo Ủy ban nhân dânphường, xã, thị trấnnhanh chóng bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Trên đây là hướng dẫnmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức của Sở Nội vụ.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
Tin khác
- Ngày 18 tháng 01 năm 2013, Sở Nội vụ và Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương đã tổ chức bế giảng 2 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Hội trường của Trường số 17 đường Lê Đức Thọ, Phường 17, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh. [08-06-2016 06:59:59]
- Ngày 04 tháng 02 năm 2013, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phát hành Công văn số 71/VTLTNN-NVĐP về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.Theo đó, hướng dẫn có các nội dung trọng tâm: [08-06-2016 06:59:21]
- Ngày 03 tháng 01 năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Theo đó, Nghị định có 6 chương, 29 điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013. [08-06-2016 06:58:49]
- Ngày 21 tháng 2 năm 2013, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn số 171/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2013, theo đó, nội dung Công văn có các công tác trọng tâm như sau: [08-06-2016 06:58:08]
- Ngày 11 tháng 3 năm 2013, Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Đề án nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020 tại Tờ trình số 158/TTr-SNV. [08-06-2016 06:57:34]
- Ngày 07 tháng 3 năm 2013, Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố dự thảo Báo cáo Sơ kết 02 năm (2010 - 2012) thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh tại Tờ trình số 149/TTr-SNV. [08-06-2016 06:57:11]
- Ngày 11 tháng 03 năm 2013, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết định số 1192/QĐ-UBND ngày 11 tháng 3 năm 2013 về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước Thành phố giai đoạn 2013 - 2020. [08-06-2016 06:56:43]
- Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Nhằm tổng kết đánh giá công tác năm 2012 và triển khai công tác quản lý văn thư, lưu trữ năm 2013, ngày 08 tháng 4 năm 2013, Sở Nội vụ phát hành Thư mời số 32/TM-SNV về dự Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Theo đó: [08-06-2016 06:56:20]
- Theo Thông báo số 190/TB-VP ngày 25 tháng 3 năm 2013 của Văn phòng UBND Thành phố: Ngày 21 tháng 3 năm 2013, ông Hứa Ngọc Thuận, Phó Chủ tịch UBND Thành phố chủ trì cuộc họp về Đề án số hóa tài liệu Kho Lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 năm 2013 - 2015. Tham dự cuộc họp có đại diện Sở Nội vụ và một số sở, ngành liên quan. [08-06-2016 06:55:52]
- Sáng ngày 04 tháng 4 năm 2013, tại Hội trường Thành phố, số 111 đường Bà Huyện Thanh Quan, Quận 3, Văn phòng Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội nghị cán bộ quán triệt, triển khai thực hiện Luật Lưu trữ. [08-06-2016 06:55:04]
- Nhằm tăng cường, chỉ đạo, nâng cao hiệu quả quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trực thuộc, Sở Y tế Thành phố phát hành Kế hoạch số 1648/KH-SYT ngày 21 tháng 3 năm 2013 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 đối với một số cơ quan trực thuộc. [08-06-2016 06:53:55]
- Sáng ngày 16 tháng 4 năm 2012, tại Hội trường Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên, số 275B đường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. [08-06-2016 06:52:48]
- Ngày 26 tháng 3 năm 2013, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã ký và ban hành Báo cáo số 61/BC-UBND về Sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (VTLT) trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. [08-06-2016 06:52:21]
- Ngày 10 tháng 4 năm 2013, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 1759/QĐ-UBND tặng Bằng khen về thành tích công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ trong thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND nhiều năm liên tục (2010 - 2012). [08-06-2016 06:51:43]
- Ngày 24 tháng 4 năm 2013, Sở Nội vụ đã phát hành Công văn số 486/SNV-CCVTLT có nội dung đề nghị các cơ quan, tổ chức tại Thành phố xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm. [08-06-2016 06:51:15]