Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊThủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc sau:1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng Kho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những năm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theotiêu chuẩn như giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy ….II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quanCăn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…”.Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần căn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở cơ quan.a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quanTùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ sở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ ngoài trụ sở cơ quan- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các phòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng thời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện tích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa chọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.2. Vận dụng Thông tư số 09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quana) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữa) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…- Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch cải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ sơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần chỉ đạo Ủy ban nhân dânphường, xã, thị trấnnhanh chóng bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Trên đây là hướng dẫnmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức của Sở Nội vụ.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
Tin khác
- Nhằm tổ chức thực hiện thống nhất quy trình, thủ tục trong soạn thảo, trình ký và ban hành văn bản, ngày 29 tháng 5 năm 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Quy định số 17/QyĐ-CCVTLT về quy trình thủ tục soạn thảo, trình ký và ban hành văn bản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. [07-06-2016 09:56:14]
- Nhằm triển khai thực hiện các quy định về việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình hình trong trong hoạt động tại cơ quan Chi cục, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng và ban hành Quy định về lập hồ sơ, số hóa và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Quy định số 35/QyĐ-CCVTLT ngày 13 tháng 10 năm 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ)./. [07-06-2016 09:55:34]
- Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 2310/UBND-VX ngày 27 tháng 4 năm 2015 về thành lập và giao định mức biên chế, kinh phí tự chủ trong hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 05 tháng 6 năm 2015, Giám đốc Sở Nội vụ đã ban hành Quyết định số 463/QĐ-SNV về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố. [07-06-2016 09:54:48]
- Ngày 15 tháng 6 năm 2015, Giám đốc Sở Nội vụ đã ký và phát hành Quyết định số 525/QĐ-SNV về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh. [07-06-2016 09:49:55]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, từ ngày 17/6/2015 đến ngày 19/6/2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã tổ chức học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Thuận và Ninh Thuận. [07-06-2016 09:43:50]
- Thưc hiện Quyết định số 463/QĐ-SNV ngày 05/6/2015 của Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30/6/2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã tổ chức Lễ ra mắt Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, ông Trương Văn Lắm, Thành ủy viên - Bí thư Đảng ủy - Giám đốc Sở Nội vụ đến dự và chủ trì buổi Lễ.  [07-06-2016 09:42:12]
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 7 năm 2015, để thuận tiện cho các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Thành phố quan hệ và giao dịch với Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, ngày 30 tháng 6 năm 2015 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã phát hành Thông báo số 185/TB-CCVTLT về việc giới thiệu địa chỉ, mẫu dấu, chức danh và chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh. [07-06-2016 09:40:15]
- Ngày 16 tháng 6 năm 2015, Chi cục trưởng Văn thư - Lưu trữ đã ký Quyết định số 19/QĐ-CCVTLT về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố. [07-06-2016 05:49:44]
- Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 29/6/2015, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 3626/UBND-VX gửi đến các Sở, ngành Thành phố; Tổng Công ty, Công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. [07-06-2016 05:48:55]
- Ngày 25 tháng 6 năm 2015, Ủy ban nhân dân Thành phố ký và phát hành Báo cáo số 149/BC-UBND về Tổng kết thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Trong đó, phần nhận xét, đánh giá và đề xuất, kiến nghị tập trung các nội dung:  [07-06-2016 05:47:50]
- Theo đề nghị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 26 tháng 6 năm 2015, Giám đốc Sở Nội vụ ký trình Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính mới ban hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh tại Tờ trình số 2287/TTr-SNV. [07-06-2016 05:46:39]
- Ngày 13 tháng 7 năm 2015, Ủy ban nhân dân Thành phố đã ký và phát hành Báo cáo số 172/BC-UBND về sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ. Trong đó, tại phần nhận xét, đánh giá chung và đề xuất, kiến nghị các nội dung tập trung như: [07-06-2016 05:45:32]
- Căn cứ Quyết định số 525/QĐ-SNV ngày 15 tháng 6 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 15 tháng 7 năm 2015, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ký phát hành Thông báo số 206/TB-CCVTLT về việc phân công trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng. [07-06-2016 05:44:39]
- Ngày 24 tháng 7 năm 2015, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ký ban hành Quyết định số 3605/QĐ-UBND về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh. [07-06-2016 05:43:31]
- Chiều ngày 23 tháng 7 năm 2015, tại Hội trường của Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, Phòng Nội vụ Quận đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2015.  [07-06-2016 05:42:38]