Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊThủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc sau:1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng Kho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những năm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theotiêu chuẩn như giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy ….II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quanCăn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…”.Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần căn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở cơ quan.a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quanTùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ sở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ ngoài trụ sở cơ quan- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các phòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng thời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện tích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa chọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.2. Vận dụng Thông tư số 09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quana) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữa) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…- Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch cải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ sơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần chỉ đạo Ủy ban nhân dânphường, xã, thị trấnnhanh chóng bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Trên đây là hướng dẫnmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức của Sở Nội vụ.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
Tin khác
- Ngày 04 tháng 7 năm 2019, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Công văn số 2535/SNV-CCVTLT gửi các cơ quan, tổ chức về việc thông báo phối hợp tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2019.  [04-07-2019 16:08:10]
- Thực hiện Công văn số 2104/SNV-VP ngày 07 tháng 6 năm 2019 về triển khai Kế hoạch số 2035/KH-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai, tổ chức "Tháng hành động vì trẻ em năm 2019" trên địa bàn TP. [13-06-2019 15:46:50]
- Ngày 10 tháng 5 năm 2019, Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg về việc giữ lại con dấu hết giá trỊ sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lỊch sử.  [22-05-2019 13:53:17]
- Ngày 15 tháng 5 năm 2019, tại Quảng trường Trung tâm tỉnh Tiền Giang, xã Đạo Thạnh, thành phố Mỹ Tho, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc triển lãm và trưng bày hiện vật “Tiền Giang - Dấu ấn lịch sử từ tài liệu lưu trữ”. [15-05-2019 09:59:10]
- Sáng ngày 09 tháng 5 năm 2019, tại Hội trường số 3, tầng 2, Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, số 24 đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc Hội nghị Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và tập huấn lập hồ sơ điện tử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ. [13-05-2019 15:40:15]
- Ngày 07 tháng 5 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Báo cáo số 96/BC-CCVTLT về kết quả tổ chức học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019. [10-05-2019 14:05:14]
- Sau thời gian khai mạc và tham quan triển lãm "Lịch sử hình thành và phát triển Cần Thơ qua tài liệu lưu trữ", cùng ngày 27/4/2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ đã tổ chức Họp mặt công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh miền Nam lần 2 - năm 2019 tại Khu du lịch Mỹ Khánh, huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ. [05-05-2019 17:26:08]
- Sáng ngày 27/4/2019, tại Công viên Ninh Kiều, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc triển lãm "Lịch sử hình thành và phát triển Cần Thơ qua tài liệu lưu trữ". [05-05-2019 15:13:15]
- Từ ngày 24/4/2019 - 27/4/2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tổ chức Đoàn gồm 40 cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đến thăm, làm việc tại Cơ sở Cai nghiện ma túy số 2 thuộc Lực lượng Thanh niên Xung phong Thành phố, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng. [02-05-2019 12:30:02]
- Ngày 17 tháng 4 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 78/TB-CCVTLT về thời gian, địa điểm tập trung Đoàn học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019. [19-04-2019 14:24:43]
- Theo Kế hoạch, sáng nay ngày 12 tháng 4 năm 2019, tại thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, Bộ Nội vụ tổ chức khai mạc Hội nghị tập huấn công tác thống kê ngành Nội vụ (dành cho khối văn thư, lưu trữ). [12-04-2019 08:16:17]
- Sáng ngày 26 tháng 3 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tiếp và làm việc với Đoàn viên chức Ban Quản lý Ký túc xá Đại học Quốc gia TP HCM đến khảo sát thực tế hoạt động lưu trữ. [27-03-2019 15:40:21]
- Ngày 26 tháng 3 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 59/TB-CCVTLT về việc tổ chức học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.  [26-03-2019 08:51:17]
- Ngày 20 tháng 3 năm 2019, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh gửi Thư Chúc mừng đến ông Mai Trường Sinh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh vừa được bổ nhiệm. [20-03-2019 13:09:57]
- Ngày 22 tháng 02 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM ban hành Thông báo số 33/TB-CCVTLT về việc tiếp nhận công chức, viên chức năm 2019. [22-02-2019 12:41:05]