Chi tiết tin

  • Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 [31-12-2016]

    Ngày 26 tháng 12 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố ban hành Kế hoạch số 372/KH-CCVTLT về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

    Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 với những nội dung chính sau:

    I. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

    1. Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ mới ban hành.

    2. Tham mưu Sở Nội vụ hoặc trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

    3. Tập trung thực hiện tốt công tác hướng dẫn, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

    4. Tiếp tục thực hiện công tác trao trả hồ sơ cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh.

    5. Tham mưu tổ chức thực hiện tốt công tác bảo mật đối với các tài liệu lưu trữ, đảm bảo khai thác hiệu quả, an toàn, an ninh thông tin tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    6. Tham mưu thực hiện tốt nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của Thành phố thông qua các hoạt động lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

    7. Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục và Trung tâm; thực hiện tạo lập cơ sở dữ liệu từ tài liệu lưu trữ.

    8. Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy Chi cục, phân công bố trí lại đội ngũ công chức, viên chức phù hợp với trình độ, năng lực phát huy và đạt hiệu quả trong công tác.

    II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

    1. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

    a) Tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành các văn bản:

    - Quyết định ban hành Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.

    - Quyết định ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan cấp huyện.

    - Quyết định ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (mẫu) của các cơ quan cấp huyện.

    - Quyết định phê duyệt Kế hoạch triển khai thực hiện quản lý lưu trữ thông tin tài liệu số.

    - Chỉ thị tăng cường công tác quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

    - Hướng dẫn xây dựng phương hướng công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

    - Đề án nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố.

    - Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính nhà nước Thành phố giai đoạn 1975 - 2015.

    - Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2017 - 2020.

    b) Trình Sở Nội vụ ban hành các văn bản:

    - Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức việc xác định thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    - Hướng dẫn quy trình giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    - Hướng dẫn chuẩn bị công cụ, phương tiện và thiết bị bảo quản tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    - Báo cáo tổng hợp thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ.

    - Báo cáo tổng kết công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố năm 2016.

    - Tổ chức Hội nghị Tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

    - Xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố năm 2017.

    - Kế hoạch tổ chức thực hiện quản lý lưu trữ thông tin tài liệu số.

    - Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. Tham mưu quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định.

    - Thẩm định tài liệu hết giá trị theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức (nếu có).

    c) Hoạt động nghiệp vụ:

    - Công văn về việc triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ.

    - Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn thực hiện quản lý thông tin tài liệu số; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    - Hướng dẫn đóng dấu giáp lai tài liệu.

    - Hướng dẫn các mẫu văn bản Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn.

    - Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tên cơ quan trường học trên địa bàn Thành phố

    - Hướng dẫn quản lý tài liệu sau khi chia tách, sáp nhập đối với lĩnh vực thanh tra xây dựng và đăng ký đất đai.

    - Xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố năm 2017.

    - Tổ chức Hội nghị công tác quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp; Hội quỹ.

    - Tổ chức Hội nghị dành cho các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố.

    - Kế hoạch học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh.

    - Kế hoạch xây dựng và tổ chức thực hiện việc quản lý các chuyên đề và báo cáo viên về chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

    - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp chuyên sâu về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, trọng tâm là soạn thảo ban hành văn bản quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng và chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, số hóa tài liệu lưu trữ.

    - Xây dựng báo cáo và tổ chức Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020 (gọi tắt là Đề án số 02).

    - Xây dựng báo cáo và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

    - Xây dựng Kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu về lịch sử Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định (1945 - 1975); tài liệu Ủy ban Quân quản thành phố Sài gòn - Gia Định giai đoạn 1975 - 1976 vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    - Xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành văn thư, lưu trữ năm 2018.

    - Chấm điểm thi đua công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức năm 2017.

    2. Hoạt động lưu trữ lịch sử Thành phố

    a) Công tác thu thập tài liệu

    - Tham mưu trình bổ sung, điều chỉnh Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    - Phối hợp xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    - Xây dựng và thực hiện Kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử năm 2017.

    - Phối hợp xác định, lựa chọn và thẩm định Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    b) Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu

    - Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý 120 mét giá hồ sơ năm 2002 và một phần năm 2003 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

    - Tham mưu xây dựng Kế hoạch thực hiện Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.

    - Tham mưu xây dựng Kế hoạch thực hiện Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Lưu trữ lịch sử.

    - Nhập mục lục tài liệu Quyết định đưa các đối tượng tệ nạn xã hội vào cơ sở giáo dục.

    - Thực hiện phân loại, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu phục vụ cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo Kế hoạch được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

    - Biên tập lịch sử hình thành các phông lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng.

    c) Hoạt động xác định giá trị tài liệu

    - Trình UBND Thành phố phê duyệt Kế hoạch giải mật tài liệu lưu trữ.

    - Kế hoạch xác định giá trị tài liệu những phông lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định của pháp luật (nếu có).

    d) Công tác thống kê tài liệu

    - Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    - Thống kê tài liệu, hiện vật hiện có trong Kho Lưu trữ chuyên dụng, đề xuất biện pháp bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu quả.

    đ) Công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

    - Thường xuyên kiểm tra kho tàng, hệ thống camera quan sát, bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy nhằm bảo quản an toàn tài liệu trong Kho Lưu trữ chuyên dụng.

    - Thực hiện phun thuốc trừ mối bảo quản tài liệu (định kỳ 06 tháng /lần), vệ sinh kho (định kỳ 03 tháng/lần).

    e) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

    - Tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ: cấp bản sao, chứng thực theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

    - Nghiên cứu, đề xuất các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

    - Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trên Cổng thông tin điện tử của Chi cục.

    - Trang bị các phần mềm ứng dụng vào hoạt động lưu trữ về quản lý mục lục hồ sơ, các công cụ tra tìm, cấp thẻ và quản lý độc giả.

    3. Hoạt động dịch vụ lưu trữ

    - Tổ chức thực hiện chỉnh lý 120 mét giá hồ sơ, tài liệu theo kế hoạch được duyệt.

    - Tiếp tục xây dựng, củng cố lực lượng cộng tác viên, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ để tổ chức thực hiện tốt dịch vụ chỉnh lý tài liệu và cung ứng vật tư văn phòng phẩm phục vụ công tác lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, đơn vị.

    4. Công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

    a) Tiếp tục giám sát tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng công trình thi công Dự án Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    b) Tiến hành các thủ tục chuẩn bị thực hiện giai đoạn 2 của Dự án.

    5. Công tác quản lý Chi cục

    Thực hiện tốt các công việc hành chính, quản trị, đảm bảo an toàn, ổn định, trật tự cơ quan, hỗ trợ và phục vụ tốt nhiệm vụ của Lãnh đạo, các phòng và Trung tâm Lưu trữ lịch sử./.

    TH 

    Tệp đính kèm

Lượt xem: 7406

Tin khác