Chi tiết tin

  • Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [03-02-2021]

    Ngày 02 tháng 02 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Kế hoạch số 33/KH-CCVTLT về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.

    Thực hiện Kế hoạch số 66/KH-SNV ngày 07 tháng 01 năm 2021 của Sở Nội vụ về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2021; được sự đồng ý của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) năm 2021 có nội dung:

    I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

    1. Nhằm tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức.

    2. Công tác kiểm tra giúp phát hiện và kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn bổ sung các điểm còn thiếu sót, chưa phù hợp với quy định trong công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức; từng bước nâng cao nghiệp vụ công tác VTLT, nhất là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

    3. Thông qua kết quả kiểm tra tình hình thực tế hoạt động VTLT của các cơ quan, tổ chức là cơ sở để tham mưu, đề xuất các phương án, đề án, nhằm phát triển ngành VTLT Thành phố.

    II. ĐỐI TƯỢNG KIỂM TRA

    Năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức kiểm tra tại 15 cơ quan, tổ chức (theo Phụ lục I).

    III. NỘI DUNG VÀ THỜI GIAN KIỂM TRA

    1. Nội dung kiểm tra

    a) Quản lý, chỉ đạo công tác VTLT

    - Về tổ chức, biên chế, nhân sự làm công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức.

    - Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các hướng dẫn về công tác VTLT.

    - Việc triển khai, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại cơ quan và các cơ quan trực thuộc (nếu có).

    - Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác VTLT gồm: Quy chế công tác VTLT; Danh mục hồ sơ cơ quan; xây dựng, ban hành kế hoạch công tác VTLT hàng năm; quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy định về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu; thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ…

    - Tình hình bố trí và sử dụng Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức: có phương án đầu tư xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ.

    - Có kế hoạch và thực hiện kiểm tra, hướng dẫn hoạt động VTLT đối với các cơ quan trực thuộc (nếu có) hoặc kết hợp kiểm tra với hoạt động chuyên môn khác.

    - Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác VTLT theo yêu cầu.

    b) Hoạt động nghiệp vụ VTLT

    - Công tác văn thư.

    + Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;.

    + Công tác quản lý văn bản đi, đến; thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc nguồn nộp lưu).

    + Việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số, thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực VTLT.

    + Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ.

    - Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

    - Công tác lưu trữ.

    + Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức quản lý tập trung thống nhất và hoàn thiện tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

    + Công tác chỉnh lý tài liệu (xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, tổ chức).

    + Công tác xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

    + Công tác lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; xác định thời gian, công việc phối hợp lựa chọn, thẩm định Mục lục hồ sơ; giao nhận và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (trường hợp cơ quan thuộc nguồn nộp lưu).

    + Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị, phòng chống cháy nổ, thiên tai, vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ...

    + Công tác thống kê tài liệu lưu trữ.

    + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Nội quy khai thác; sổ sách quản lý việc lưu trữ, khai thác và lượt hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả; có các công cụ tra cứu, nội quy kho lưu trữ.

    Ghi chú: Các cơ quan, tổ chức chuẩn bị nội dung báo cáo (theo Phụ lục II) và gửi cho Đoàn kiểm tra (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), trước ngày kiểm tra 02 ngày làm việc.

    2. Thời gian kiểm tra

    a) Thời gian: từ Quý II đến Quý IV năm 2021 (lịch kiểm tra theo Thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

    b) Địa điểm: tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

    3. Thành phần tham dự kiểm tra

    a) Đoàn kiểm tra

    - Chi cục trưởng hoặc Phó Chi cục trưởng, Trưởng đoàn.

    - Lãnh đạo Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ.

    - Chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Thư ký.

    b) Đối với các cơ quan, tổ chức được kiểm tra

    Đại diện lãnh đạo; công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động VTLT của cơ quan có liên quan (thành phần tham dự cụ thể theo Thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đến từng cơ quan đến kiểm tra).

    4. Trình tự và cách thức kiểm tra

    Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra theo trình tự như sau:

    a) Nghe báo cáo kết quả công tác VTLT, những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị của cơ quan, tổ chức được kiểm tra.

    b) Kiểm tra thực tế tại bộ phận hành chính văn thư và Kho Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

    c) Họp trao đổi, góp ý, hướng dẫn cơ quan, tổ chức các nội dung chưa làm được.

    d) Kết luận của Trưởng đoàn kiểm tra và lập biên bản kiểm tra.

    đ) Sau kiểm tra, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có thông báo kết quả kiểm tra đến các cơ quan, tổ chức và báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra, đề xuất Sở Nội vụ.

    IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

    1. Đối với các cơ quan, tổ chức được kiểm tra

    a) Thực hiện việc báo cáo (theo Phụ lục II).

    b) Bố trí địa điểm, phân công công chức, viên chức liên hệ, hợp tác, phối hợp để Đoàn kiểm tra hoàn thành nhiệm vụ.

    2. Công tác chỉ đạo

    Lãnh đạo Chi cục chỉ đạo thực hiện Kế hoạch này.

    3. Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

    a) Liên hệ các cơ quan, tổ chức được kiểm tra chuẩn bị nội dung báo cáo.

    b) Lập hồ sơ kiểm tra, ghi Biên bản và tham mưu Thông báo kết quả kiểm tra cho các cơ quan, tổ chức.

    c) Tham mưu Báo cáo kết quả kiểm tra công tác VTLT và đề xuất, kiến nghị trình Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Sở Nội vụ.

    d) Tham mưu thông báo việc kiểm tra đến các cơ quan, tổ chức được kiểm tra và đề xuất phương tiện cho Đoàn kiểm tra.

    4. Phòng Hành chính - Tổng hợp

    Bố trí phương tiện để thực hiện công tác kiểm tra (nếu có)./.

    Kế hoạch số 33/KH-CCVTLT

              NH

Lượt xem: 3732

Tin khác