Chi tiết tin

  • Kế hoạch thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HCM giai đoạn 1975 - 2015 [21-11-2017]

    Ngày 20 tháng 11 năm 2017, Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 4612/KH-SNV về tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015.

    Kế hoạch có nội dung chủ yếu:

    1. Mục đích, yêu cầu: Thực hiện các nhiệm vụ của Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015; nhằm tổ chức quản lý và sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lựa chọn chuẩn bị nguồn tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, làm cơ sở cho việc số hóa tài liệu lưu trữ và áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.

    2. Nội dung thực hiện

    a) Nhiệm vụ trọng tâm: Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cần xác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình.

    b) Nhiệm vụ cụ thể đối với sở, ban, ngành Thành phố (Nhóm 1): Căn cứ vào lộ trình thời gian và cơ quan được xác định thực hiện chỉnh lý, thủ trưởng cơ quan xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu, gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ để tổng hợp phối hợp thẩm định trình phê duyệt.

    3. Tổ chức thực hiện

    a) Trách nhiệm của các sở, ban, ngành được cấp kinh phí theo Đề án (Nhóm 1)

    Theo nội dung của Đề án, hàng năm, Thủ trưởng các sở, ban, ngành Thành phố thuộc đối tượng thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, cần thực hiện công tác chuẩn bị:

    - Xây dựng Kế hoạch và lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng đề xuất đến Sở Nội vụ.

    - Chủ trì và phối hợp các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện lựa chọn, thẩm định đơn vị có năng lực chỉnh lý tài liệu theo quy trình quy định của Đề án và theo quy định của của Luật Đấu thầu.

    - Phân công, xác định trách nhiệm của công chức, viên chức trong công tác thực hiện, kiểm tra nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị chỉnh lý tài liệu trong suốt quá trình chỉnh lý tài liệu; tổ chức quản lý và chuẩn bị tốt công tác giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu.

    - Báo cáo và gửi hồ sơ đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ để rà soát, thẩm định, giám sát quá trình tổ chức thực hiện chỉnh lý.

    - Tổ chức thanh, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu theo quy định và báo cáo kết quả thực hiện về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ; không sử dụng kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng vào mục đích khác khi chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, tổ chức cho công chức, viên chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để chấm dứt tình trạng hồ sơ không được lập dẫn đến hồ sơ, tài liệu tồn đọng.

    b) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khác (Nhóm 2, 3 và 4):

    - Chủ động xây dựng Đề án, kế hoạch, đề xuất kinh phí trình cơ quan có thẩm quyền xem xét thẩm định, hoặc phê duyệt và tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trong phạm vi quản lý. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra để công tác chỉnh lý tài liệu đảm bảo chất lượng, hiệu quả.

    - Thực hiện chế độ thông tin báo cáo tiến độ và kết quả chỉnh lý tài liệu theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Tổ chức nghiệm thu đưa vào sử dụng có hiệu quả, tiếp thu kế thừa thành quả chỉnh lý để tiếp tục thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò Lưu trữ cơ quan. Tổ chức cho công chức, viên chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để chấm dứt tình trạng hồ sơ không được lập dẫn đến hồ sơ, tài liệu tồn đọng.

    - Thực hiện các nhiệm vụ khác tại nội dung, quy trình của Đề án và nội dung liên quan tại Khoản 1 Mục III của Kế hoạch này.

    c) Trách nhiệm của Sở Tài chính: Phối hợp thẩm định kính phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tồ chức trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức công tác thanh, quyết toán kinh phí theo quy định.

    d) Trách nhiệm của Sở Nội vụ

    Giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:

    - Tham mưu Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch tổ chức thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

    - Tham mưu đề xuất Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tài chính, Ban chỉ đạo Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng thẩm định kế hoạch và tổng hợp dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt; kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉnh lý tài liệu, nghiệm thu sản phẩm và thanh lý hợp đồng chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

    - Thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Ban chỉ đạo Đề án, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Tổ Chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo; chủ trì khảo sát, thẩm định, kiểm tra các nhiệm vụ của công tác tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức.

    - Tổng hợp, tham mưu báo cáo tiến độ định kỳ, sơ kết, tổng kết kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015./.

    Tệp đính kèm

Lượt xem: 4235

Tin khác