Chi tiết tin

  • Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND Thành phố dự thảo Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [08-08-2018]

    Ngày 07 tháng 8 năm 2018, Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố dự thảo Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

    Trước đó, dự thảo Kế hoạch này được xây dựng theo hướng là Đề án và do Chi cục Văn thư - Lưu trữ điều hành quản lý chỉ tiêu, nhiệm vụ của Đề án. Tuy nhiên, để Đề án mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện về đặc điểm tình hình thực tế của từng quận, huyện và tiếp thu ý kiến các cơ quan, Chi cục tham mưu đề xuất chuyển thành Kế hoạch và giao Chủ tịch UBND quận, huyện chủ động chỉ đạo tổ chức thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

    Dự thảo Kế hoạch trình có nội dung chủ yếu như sau:

    1. Về nội dung tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

    a) Xác định trách nhiệm và thực hiện việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn

    Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như:

    - Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (phòng, kho có diện tích tối thiểu là 20m2).

    - Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ chuyên môn để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.

    - Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy định, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.

    - Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn: Về quản lý, xử lý văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng tài liệu lưu trữ,…

    - Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

    b) Tổ chức thực hiện tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

    Tổ chức phân công, xác định trách nhiệm; theo dõi và kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý:

    - Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý văn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

    - Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    2. Phương pháp thực hiện tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn

     Ủy ban nhân dân quận, huyện căn cứ vào nội dung của Kế hoạch này, xây dựng Kế hoạch cụ thể phù hợp với đặc điểm tình hình của quận, huyện; trong đó: Xác định số lượng Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện ở từng giai đoạn; thời gian từ tháng 11 năm 2018 đến năm 2022 và được phân kỳ:

    a) Kế hoạch được phân kỳ thành 3 giai đoạn:

    - Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2018 đến tháng 10/2019): Mỗi quận, huyện chọn một Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn để thực hiện thí điểm.

    Giai đoạn này, các Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn còn lại (thực hiện giai đoạn 2, 3) cần làm công tác chuẩn bị như bố trí, cải tạo, nâng cấp hoặc đầu tư xây dựng phòng, kho lưu trữ và bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ phù hợp hoặc cử bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

    + Nội dung công việc thực hiện:

    Ủy ban nhân dân quận, huyện chọn một Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn có Kho Lưu trữ và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ. Cụ thể thực hiện các nội dung công việc tại Khoản 1, Mục III của Kế hoạch này.

    + Thời gian thực hiện: Từ tháng 11/2018 đến tháng 10/2019.

    - Giai đoạn 2 (từ tháng 11/2019 đến tháng 6/2021): 50% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn của quận, huyện thực hiện hoàn thành Kế hoạch

    + Nội dung công việc thực hiện:

    Sau khi kết thúc giai đoạn 1, Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức cho phường, xã, thị trấn học tập kinh nghiệm tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đã thực hiện ở giai đoạn 1.

    Tiếp theo, 50% phường, xã, thị trấn của quận, huyện thực hiện mở rộng giai đoạn 2 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Cụ thể thực hiện các nội dung công việc tại Khoản 1, Mục III của Kế hoạch này.

    + Thời gian thực hiện: Từ tháng 11/2019 đến tháng 6/2021.

    - Giai đoạn 3 (từ tháng 7/2021 đến năm 2022): 50% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn còn lại của quận, huyện thực hiện hoàn thành Kế hoạch.

    + Nội dung công việc

    Sau khi kết thúc giai đoạn 2, Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức sơ kết và tiếp tục triển khai đại trà cho 50% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn còn lại của quận, huyện thực hiện giai đoạn 3 của Kế hoạch. Cụ thể thực hiện các nội dung công việc tại Khoản 1, Mục III của Kế hoạch này.

    + Thời gian thực hiện: Từ tháng 7/2021 đến tháng 12/2022.

    b) Tăng số lượng Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các giai đoạn của Kế hoạch

    Căn cứ đặc điểm tình hình cụ thể về phòng, kho, cơ sở vật chất, kinh phí, nhân sự, trình độ năng lực của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện quyết định số lượng Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện các giai đoạn nhằm đẩy nhanh tiến độ và thực hiện hoàn thành sớm kế hoạch./.

    HVP

Lượt xem: 3886

Tin khác