Chi tiết tin

  • Thông báo kết quả Hội nghị hướng dẫn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các sở, ban, ngành [13-09-2019]

    Ngày 27 tháng 8 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các sở, ban, ngành.

    Thông báo có nội dung chủ yếu:

    Nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện những nội dung trọng tâm của Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng và lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố kịp tiến độ của Đề án, được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 27 tháng 8 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các sở, ban, ngành và thông báo kết quả như sau:

    1. Thành phần tham dự

    a) Tham dự Hội nghị: Đại diện Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Tư pháp, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Thanh tra Thành phố, Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Quy hoạch và Kiến trúc, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Công Thương, Sở Khoa học và Công nghệ, Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp Thành phố, Chi cục Kiểm lâm, Chi cục Phòng chống tệ nạn xã hội và Thanh tra Xây dựng thuộc Sở Xây dựng và đại diện Phòng Hành chính sự nghiệp thuộc Sở Tài chính.

    b) Cơ quan vắng mặt: Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Sở Giáo dục và Đào tạo, Ban Tôn giáo.

    c) Chủ trì Hội nghị: Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

    2. Nội dung

    a) Nội dung chính của Hội nghị

    - Giới thiệu mục đích yêu cầu và nội dung chính của Hội nghị.

    - Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức năm 2018, 2019 và Kế hoạch năm 2020.

    - Giới thiệu, triển khai và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

    - Thảo luận, góp ý, tiếp thu và giải đáp của Sở Tài chính, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (CCVTLT)

    b) Hội nghị thảo luận

    - Thảo luận, góp ý của các cá nhân, đơn vị tập trung vào một số nội dung như sau:

    + Chi cục Phòng, chống tệ nạn xã hội trực thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Chi cục Kiểm lâm trực thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do sơ suất không lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong năm 2019, nên chưa được phân bổ theo quy định; đề nghị Sở Tài chính hướng dẫn thủ tục bổ sung kinh phí để tiến hành chỉnh lý và chuyển kinh phí sang năm 2020 tiếp tục thực hiện.

    + Sở Kế hoạch và Đầu tư được cấp kinh phí chỉnh lý năm 2018 nhưng gặp khó khăn công tác lập và lựa chọn nhà thầu nên hủy thầu 3 lần; đến nay đang chuẩn bị hồ sơ mời thầu lần 4 và đề nghị Sở Tài chính cho tiếp tục thực hiện kinh phí chỉnh lý sang năm 2020.

    + Ban Thi đua - Khen thưởng đã tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng nhưng không có kinh phí mua sắm kệ (giá) bảo quản tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh, đề nghị cơ quan chuyên môn hướng dẫn nguồn kinh phí để mua sắm kệ.

    + Thanh tra Xây dựng trực thuộc Sở Xây dựng đang liên hệ Sở Xây dựng để hoàn tất các thủ tục chỉ định thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo tiến độ trong năm 2019.

    + Sở Tài nguyên và Môi trường đang chuẩn bị thủ tục mời thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 1975 - 2015 số lượng 2.000 mét giá, với tổng kinh phí hơn 8 tỷ đồng; dự kiến năm 2019 thực hiện 25% khối lượng tài liệu; còn lại 75% khối lượng tài liệu đề nghị chuyển sang năm 2020.

    + Sở Thông tin và Truyền thông trao đổi công việc liên quan kinh phí số hóa tài liệu và kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

    + Sở Quy hoạch và Kiến trúc đang tiến hành các thủ tục đấu thầu và lựa chọn nhà thầu, thực hiện chỉnh lý và giải ngân không kịp trong năm 2019, đề nghị chuyển kinh phí sang năm 2020 để tiếp tục thực hiện.

    + Sở Văn hóa và Thể thao đã thực hiện các thủ tục mời thầu và lựa chọn nhà thầu để tiến hành ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu vào tháng 9 năm 2019; do các thủ tục đấu thầu phức tạp kéo dài thời gian nên không giải ngân kịp trong năm 2019, đề nghị chuyển kinh phí sang năm 2020 để tiếp tục thực hiện.

    - Giải đáp và trao đổi của Sở Tài chính và CCVTLT

    + Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ

    Các cơ quan được cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu trong năm 2020 khẩn trương lập Kế hoạch và đưa vào dự toán kinh phí hoạt động của cơ quan mình gửi Sở Tài chính trình Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt cấp kinh phí.

    Sau khi chỉnh lý tài liệu tồn đọng các cơ quan rà soát, kiểm tra Mục lục hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được lựa chọn lập Mục lục hồ sơ riêng để chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    Mua sắm kệ (giá) bảo quản tài liệu chi trong nguồn kinh phí của cơ quan, trường hợp phát sinh kinh phí nhiều thì gửi văn bản đề nghị Sở Tài chính trình bổ sung kinh phí.

    + Đại diện Sở Tài chính

    Những cơ quan chỉnh lý tài liệu trong năm 2019 chưa được cấp kinh phí thì Sở Tài chính sẽ cố gắng trình Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt cấp kinh phí vào tháng 10 năm 2019 (vì theo quy định tại khoản 3 Điều 64 Luật Ngân sách nhà nước thì các khoản dự toán được cấp có thẩm quyền bổ sung sau ngày 30 tháng 9 năm thực hiện dự toán được chuyển nguồn sang năm sau để thực hiện và quyết toán).

    Các cơ quan được Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo Đề án cố gắng thực hiện thủ tục thanh quyết toán đúng tiến độ và theo quy định.

    Việc mua sắm kệ bảo quản tài liệu nếu kinh phí phát sinh nhỏ thì sử dụng nguồn vốn chi thường xuyên hàng năm, còn phát sinh nhiều thì dự toán chi không thường xuyên đề xuất Sở Tài chính xem xét.

    Đối với Sở Thông tin và Truyền thông thì kiểm tra lại nguồn kinh phí được cấp cho việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, sau đó báo cáo Sở Tài chính để điều chỉnh nguồn cho phù hợp.

    Các cơ quan được bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng năm 2020 cần chuẩn bị các thủ tục mời thầu và lựa chọn nhà thầu vào thời điểm cuối năm 2019, để khi kinh phí được duyệt cấp thì tổ chức thực hiện các thủ tục đấu thầu, ký hợp đồng chỉnh lý kịp tiến độ thanh quyết toán trong năm.

    Chi cục Văn thư - Lưu trữ thông báo kết quả Hội nghị hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các sở, ban, ngành đến cơ quan, tổ chức biết, thực hiện./.

    Thông báo số 236/TB-CCVTLT

Lượt xem: 3771

Tin khác