Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Theo Kế hoạch số 99/KH-CCVTLT ngày 19 tháng 6 năm 2013 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Vào lúc 08 giờ sáng ngày 31 tháng 7 năm 2013, Đoàn Kiểm tra đã đến kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Tổng Công ty). Thành phần Đoàn kiểm tra gồm đại diện lãnh đạo và các phòng chuyên môn của Chi cục; về phía Tổng Công ty gồm: Ông Nguyễn Văn Dụ, Phó Tổng Giám đốc; Ông Tô Trung Dũng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Ông Phạm Ngọc Khôi, Phó Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Bà Lê Anh Đào, Phó Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Bà Nguyễn Thị Thùy Trang, Tổ trưởng Tổ Văn thư, Phòng Hành chính - Quản trị cùng toàn thể nhân viên làm công tác văn thư tại các phòng, ban của Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Một số hình ảnh tại buổi làm việc:

Kết quả kiểm tra cho thấy, lãnh đạo Tổng Công ty đã có sự quan tâm, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm cử cán bộ tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo thông báo của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Có thực hiện việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ lồng ghép với việc kiểm tra chức năng, nhiệm vụ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc hàng năm. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Tuyển dụng, bố trí nhân sự có trình độ phù hợp làm công tác văn thư, lưu trữ; có phân công nhiệm vụ cụ thể từng cán bộ, công chức làm công tác tại tổ văn thư, lưu trữ.

Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, Tổng Công ty, có ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Việc quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng quy định, có ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đến, đi trên máy tính. Có in sổ công văn đến, mở sổ quản lý văn bản đi và văn bản mật đúng quy định. Tại Kho Lưu trữ, được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị; hộp, cặp cho công tác văn thư, lưu trữ.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty còn một số hạn chế cần tập trung chỉ đạo giải quyết như cần bố trí Kho Lưu trữ có diện tích phù hợp để tổ chức thực hiện tốt chức năng Lưu trữ cơ quan; thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; cần phân công, xác định trách nhiệm trong việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để văn bản ban hành có thể thức phù hợp với quy định hiện hành./.