Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Thực hiện Công văn 383/VTLTNN-NVĐP ngày 31 tháng 5 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Cần Thơ. Sáng ngày 10/7/2013, Đoàn Kiểm tra đến làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trong ba ngày, từ 10 đến 12/7/2013, Đoàn kiểm tra gồm có ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm Trưởng đoàn, ông Nguyễn Tiến Lộc - Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương làm Phó Trưởng đoàn cùng các thành viên khác đã cùng với Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận 10, huyện Nhà Bè, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

Thực hiện Công văn 383/VTLTNN-NVĐP ngày 31 tháng 5 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Cần Thơ. Sáng ngày 10/7/2013, Đoàn Kiểm tra đến làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trong ba ngày, từ 10 đến 12/7/2013, Đoàn kiểm tra gồm có ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm Trưởng đoàn, ông Nguyễn Tiến Lộc - Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương làm Phó Trưởng đoàn cùng các thành viên khác đã cùng với Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận 10, huyện Nhà Bè, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

Theo dự thảo Báo cáo kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh đã có phát triển đáng kể trong những năm qua. Về công tác tổ chức cán bộ, cho đến nay, Chi cục đã kiện toàn tổ chức bộ máy. Tại các Phòng Nội vụ đã bố trí công chức giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Sau khi tiếp nhận chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ đã trực tiếp ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Hiện Sở Nội vụ Thành phố đang tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước, Đề án số hoá tài liệu kho Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Về công tác văn thư: việc soạn thảo văn bản tại các cơ quan nơi đoàn đến kiểm tra về cơ bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan nơi Đoàn kiểm tra làm việc được thực hiện tương đối tốt.

Về công tác lưu trữ: hiện nay, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã tiến hành thu thập tài liệu của 11 phông với 2.716 mét giá tài liệu. Toàn bộ tài liệu thu về Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã được chỉnh lý. Kho Lưu trữ Lịch sử của thành phố được bố trí diện tích 440m2 để bảo quản tài liệu. Trong thời gian tới, được sự quan tâm, chỉ đạo của UBND Thành phố, Kho lưu trữ Lịch sử được thuê mặt bằng mới với diện tích 985m2.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố cũng còn những khó khăn, hạn chế như: tỷ lệ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn Thành phố được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ còn thấp. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vẫn còn tồn tại một vài sai sót so với quy định hiện hành; Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vẫn chưa được giao nộp vào lưu trữ hiện hành, tài liệu hồ sơ giao nộp vẫn còn tình trạng bó gói lộn xộn hoặc không lập hồ sơ; Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ áp dụng ở công tác văn thư.

Sau ngày 12/7/2013, kết thúc công tác kiểm tra tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đoàn sẽ tiếp tục đến làm việc tại thành phố Cần Thơ theo chương trình công tác./.