Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Tập tin đính kèm: 01_2019_TT-BNV_50su1jmA.pdf
Tin khác
- Ngày 28 tháng 02 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 26/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. [13-03-2020 16:56:11]
- Chiều ngày 08 tháng 3 năm 2020, tại Thành phố Buôn Ma Thuột, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đắk Lắk đăng cai tổ chức họp mặt CC.VC ngành văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố khu vực phía Nam lần thứ III - năm 2020. [12-03-2020 17:25:18]
- Nhân kỷ niệm 45 năm ngày giải phóng Đắk Lắk (10/3/1975 - 10/3/2020), sáng nay, ngày 09 tháng 3 năm 2020, tại Bảo tàng tỉnh Đắk Lắk, Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc Triển lãm "lịch sử hình thành và phát triển tỉnh Đắk Lắk qua tài liệu lưu trữ". [09-03-2020 15:16:11]
- Ngày 17 tháng 02 năm 2020, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh gửi Thư chúc mừng thành lập và bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hậu Giang. [17-02-2020 22:25:34]
- Theo vanban.chinhphu.vn, ngày 10 tháng 12 năm 2019, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Thông tư số 19/2019/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ. [12-02-2020 03:20:16]
- Nhân dịp Website Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đạt 10 triệu lượt truy cập, tương tác, Ban Biên tập Website xin gửi lời cám ơn đến các cơ quan, tổ chức và bạn đọc đã có sự quan tâm, phối hợp, tương tác, chia sẻ thông tin trên Website Chi cục.  [06-02-2020 16:37:31]
- Ngày 15/11/2019, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 14/2019/TT-BNV quy định tặng kỷ niệm chương về các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ. [06-01-2020 21:59:56]
- Theo luutru.gov.vn, ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Thư chúc mừng đến toàn thể công chức, viên chức, người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ trong cả nước nhân kỷ niệm 74 năm ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2020). [02-01-2020 01:52:10]
- Ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam” - ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam. [02-01-2020 01:36:53]
- Ngày 16 tháng 10 năm 2019, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 912/QĐ-BNV về việc tặng kỷ niệm chương "vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ".  [22-11-2019 22:00:58]
- Theo Thông báo số 4724/TB-SNV ngày 19/11/2019 của Sở Nội vụ về nội dung kết luận của Giám đốc Sở - Chủ tịch Hội đồng Khoa học, sáng kiến - Sở Nội vụ năm 2019, trong năm 2019, có 24 giải pháp, sáng kiến của các tác giả và đồng tác giả là công chức của Sở Nội vụ được công nhận.  [22-11-2019 17:53:08]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 12 tháng 9 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị triển khai công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. [13-09-2019 15:21:39]
- Theo luutru.gov.vn, ngày 14/8/2019, Bộ Nội vụ tổ chức lấy ý kiến dự thảo Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư tại Công văn số 3841/BNV-VTLTNN. [15-08-2019 21:45:11]
- Ngày 02 tháng 08 năm 2019, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 10/2019/TT-BNV hướng dẫn việc xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. [06-08-2019 22:49:22]
- Ngày 24 tháng 7 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 188/TB-CCVTLT về mở Mục Hỏi - Đáp trực tuyến nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử của Chi cục. [25-07-2019 09:57:21]