Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013
Ngày 21 tháng 2 năm 2013, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn số 171/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2013, theo đó, nội dung Công văn có các công tác trọng tâm như sau:
Ngày 21 tháng 2 năm 2013, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn số 171/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2013, theo đó, nội dung Công văn có các công tác trọng tâm như sau:
1. Về quản lý, chỉ đạo công tác VTLT
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác VTLT
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn triển khai Luật Lưu trữ theo Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố Phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, các Thông tư mới ban hành, các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về VTLT của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ.
b) Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo VTLT
Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức triển khai xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác VTLT phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời rà soát những văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực VTLT để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế ban hành mới các văn bản như: Quy chế công tác VTLT; Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2013 của cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định; Quy định về khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu.
c) Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có). Tập trung các nội dung: Phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác VTLT; Triển khai thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác VTLT; Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác VTLT; Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan tổ chức trực thuộc (nếu có) thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả; Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT; Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động VTLT.
d) Về công tác tổ chức và cán bộ
- Về tổ chức, biên chế: Thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Về đào tạo, bồi dưỡng: Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác VTLT theo kế hoạch của Sở Nội vụ; Tăng cường tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức cho lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác VTLT. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm VTLT theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Về hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Soạn thảo và ban hành văn bản
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tiếp tục thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 12/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố.
c) Quản lý và sử dụng con dấu
- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
- Các cơ quan, tổ chức phân công cán bộ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, có cam kết thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, quản lý tốt giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của cơ quan, đơn vị.
d) Thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố xây dựng Kế hoạch và chuẩn bị giao nộp tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục số 1, số 2 thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, khi Kho Lưu trữ chuyên dụng (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có thông báo thu tài liệu;
- Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định.
đ) Chỉnh lý tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Các cơ quan, tổ chức cần tập trung đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại đơn vị nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý;
- Xác định giá trị tài liệu và thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
e) Bảo vệ, bảo quản tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; mua sắm đầy đủ các trang thiết bị và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc (nếu có) bố trí kho lưu trữ tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu; công tác phòng cháy chữa cháy và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo quy định.
g) Tổ chức sử dụng tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức sắp xếp bố trí phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu;
- Hoàn thiện công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; sổ sách quản lý việc lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu và phục vụ độc giả tại cơ quan; xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ;
- Chủ động giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Nhiệm vụ khác
Bên cạnh các nhiệm vụ chính về chức năng, nhiệm vụ trong công tác VTLT , các cơ quan cần quan tâm các nhiệm vụ khác như: Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan. Thực hiện tốt công tác báo cáo định kỳ và công tác thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13, 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và các báo cáo đột xuất, chuyên đề theo yêu cầu. 3. Tổ chức các hình thức để chăm lo đời sống động viên tinh thần cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Trên cơ sở nội dung hướng dẫn nêu trên, các cơ quan, tổ chức xây dựng phương hướng, nhiệm vụ phù hợp với tình hình của cơ quan, tổ chức, địa phương mình đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, tổ chức thực hiện và gửi về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), số 86 Lê Thánh Tôn, Quận 1, điện thoại 08.38237001) để theo dõi, tổng hợp và báo cáo./.
Tin khác
- Ngày 14 tháng 12 năm 2016, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Công văn số 1370/VTLTNN-TCCB về việc tổ chức kỷ niệm 71 năm ngày truyền thống Lưu trữ Việt Nam. [19-12-2016 16:39:12]
- Sáng ngày 08 tháng 12 năm 2016, Đoàn công tác Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh An Giang do ông Nguyễn Văn Tuấn làm Trưởng đoàn đã đến thăm, giao lưu - chia sẻ kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ với Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh.  [13-12-2016 13:29:33]
- Ngày 08/12/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố tiếp Đoàn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Thuận đến thăm và trao đổi kinh nghiệm theo Công văn số 83/CCVTLT-HCTH ngày 02 tháng 12 năm 2016 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Thuận về việc học tập kinh nghiệm công tác số hóa tài liệu. [10-12-2016 08:24:38]
- Hội nghị nhằm triển khai hướng dẫn 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị thành phần tài liệu, trình tự các bước thực hiện để nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. [01-12-2016 16:44:25]
- Ngày 24/11/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố tiếp Đoàn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Thuận đến thăm và trao đổi kinh nghiệm theo Công văn số 1939/SNV-VTLT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Thuận về việc học tập kinh nghiệm tổ chức và điều hành hoạt động Trung tâm Lưu trữ lịch sử. [25-11-2016 11:18:38]
- Ngày 22/11/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp Đoàn Chi cục tỉnh Đồng Tháp đến thăm và chia sẻ kinh nghiệm về công tác số hóa tà liệu lưu trữ theo Công văn số 32/CCVTLT-TTLTLS ngày 18 tháng 11 năm 2016 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Tháp về việc học tập kinh nghiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử.  [25-11-2016 10:47:22]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố thông báo nội dung ôn tập và ngày xét tuyển viên chức năm 2016 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.  [25-10-2016 15:18:30]
- Nhằm tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập Ban soạn thảo Đề án nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. [13-10-2016 09:07:59]
- Ngày 12 tháng 10 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Thông báo số 303/TB-CCVTLT về Danh sách thí sinh đủ điều kiện xét tuyển viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử năm 2016.  [12-10-2016 14:47:33]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 1445/UBND-VX ngày 04 tháng 4 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập Ban biên soạn Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn 2016 - 2020. [05-10-2016 09:54:08]
- Để tổ chức thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo kế hoạch số hóa của Chi cục, được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ và Thường trực Tổ Chỉ đạo công tác số hóa tài liệu lưu trữ, từ ngày 13/9/2016 - 15/9/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức Đoàn công tác đến thăm, trao đổi kinh nghiệm về công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi và tỉnh Bình Định. [19-09-2016 12:01:12]
- Triển khai thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu thuộc Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thông báo tuyển dụng nhân viên hợp đồng làm số hóa tài liệu lưu trữ (đợt 2)  [12-09-2016 13:25:22]
- Ngày 09 tháng 9 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 269/TB-CCVTLT về việc giới thiệu Cổng thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh  [09-09-2016 15:31:52]
- Nhân kỷ niệm ngày thành lập ngành Nội vụ, Sáng ngày 28 tháng 8 năm 2016, Sở Nội vụ tổ chức long trọng Lễ khởi công xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố  [29-08-2016 10:18:19]
- Từ ngày 04/8/2016 - 06/8/2016, Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Hồ Chí Minh tổ chức chuyến tham quan, học tập kinh nghiệm nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV  [16-08-2016 09:15:57]