Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013
Ngày 21 tháng 2 năm 2013, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn số 171/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2013, theo đó, nội dung Công văn có các công tác trọng tâm như sau:
Ngày 21 tháng 2 năm 2013, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành Công văn số 171/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2013, theo đó, nội dung Công văn có các công tác trọng tâm như sau:
1. Về quản lý, chỉ đạo công tác VTLT
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác VTLT
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn triển khai Luật Lưu trữ theo Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố Phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, các Thông tư mới ban hành, các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về VTLT của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ.
b) Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo VTLT
Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức triển khai xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác VTLT phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời rà soát những văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực VTLT để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế ban hành mới các văn bản như: Quy chế công tác VTLT; Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2013 của cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định; Quy định về khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu.
c) Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có). Tập trung các nội dung: Phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác VTLT; Triển khai thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác VTLT; Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác VTLT; Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan tổ chức trực thuộc (nếu có) thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả; Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT; Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động VTLT.
d) Về công tác tổ chức và cán bộ
- Về tổ chức, biên chế: Thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Về đào tạo, bồi dưỡng: Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác VTLT theo kế hoạch của Sở Nội vụ; Tăng cường tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức cho lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác VTLT. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm VTLT theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Về hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Soạn thảo và ban hành văn bản
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tiếp tục thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 12/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố.
c) Quản lý và sử dụng con dấu
- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
- Các cơ quan, tổ chức phân công cán bộ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, có cam kết thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, quản lý tốt giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của cơ quan, đơn vị.
d) Thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố xây dựng Kế hoạch và chuẩn bị giao nộp tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục số 1, số 2 thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, khi Kho Lưu trữ chuyên dụng (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có thông báo thu tài liệu;
- Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định.
đ) Chỉnh lý tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Các cơ quan, tổ chức cần tập trung đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại đơn vị nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý;
- Xác định giá trị tài liệu và thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
e) Bảo vệ, bảo quản tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; mua sắm đầy đủ các trang thiết bị và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc (nếu có) bố trí kho lưu trữ tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu; công tác phòng cháy chữa cháy và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo quy định.
g) Tổ chức sử dụng tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức sắp xếp bố trí phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu;
- Hoàn thiện công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; sổ sách quản lý việc lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu và phục vụ độc giả tại cơ quan; xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ;
- Chủ động giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Nhiệm vụ khác
Bên cạnh các nhiệm vụ chính về chức năng, nhiệm vụ trong công tác VTLT , các cơ quan cần quan tâm các nhiệm vụ khác như: Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan. Thực hiện tốt công tác báo cáo định kỳ và công tác thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13, 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và các báo cáo đột xuất, chuyên đề theo yêu cầu. 3. Tổ chức các hình thức để chăm lo đời sống động viên tinh thần cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Trên cơ sở nội dung hướng dẫn nêu trên, các cơ quan, tổ chức xây dựng phương hướng, nhiệm vụ phù hợp với tình hình của cơ quan, tổ chức, địa phương mình đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, tổ chức thực hiện và gửi về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), số 86 Lê Thánh Tôn, Quận 1, điện thoại 08.38237001) để theo dõi, tổng hợp và báo cáo./.
Tin khác
- Ngày 25 tháng 5 năm 2010, tại Phòng họp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ đã tổ chức tập huấn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Thành phần tham dự tập huấn gồm Thủ trưởng và Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Đại diện Ủy ban nhân dân và Trưởng (hoặc Phó) phòng Nội vụ quận-huyện. [10-06-2016 17:00:12]
- Thực hiện Công văn số 75/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 02 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thực hiện chức năng giúp Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn, Sở Nội vụ xây dựng và hướng dẫn Chương trình công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 tại văn bản số 192/CTr-SNV, 193/SNV-QLVTLT ngày 02 tháng 3 năm 2010. [10-06-2016 16:59:39]
- Thông thường tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). [10-06-2016 16:58:16]
- Ngày 27 tháng 5 năm 2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị quận 1, số 275 đường Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức nhập học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (lớp 01) năm 2010. [10-06-2016 16:57:46]
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh đã có Hướng dẫn số 653/HD-SNV ngày 07 tháng 6 năm 2010 về thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" và tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ tại phường-xã-thị trấn.  [10-06-2016 16:57:09]
- Ngày 28 tháng 04 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.  [10-06-2016 16:56:30]
- Trong quá trình soạn thảo, kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản hành chính, cần lưu ý một số lỗi thường mắc phải, chưa phù hợp với quy định, cụ thể như: ký hiệu của văn bản là công văn còn ghi CV, vị trí của số, ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung văn bản, trình bày canh trái văn bản; địa danh, ngày tháng năm văn bản, trình bày canh phải văn bản và kính gửi canh giữa. [10-06-2016 16:55:58]
- Công tác lập và giao nộp hồ sơ là gì ? "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư). [10-06-2016 16:55:23]
- Ngày 09 tháng 6 năm 2010, Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ đã ban hành Kế hoạch số 87/KH-UBND về việc triển khai tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010. Theo đó, nội dung trọng tâm của Kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu; nội dung, đối tượng, thời gian triển khai. Cụ thể: [10-06-2016 16:54:52]
- Ngày 04 tháng 6 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã ban hành Công văn số 773/UBND về triển khai thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. [10-06-2016 16:54:19]
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có nội dung quy định cụ thể hơn về ký thừa ủy quyền, tại khoản 6, Điều 1 của Nghị định này quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.  [10-06-2016 16:53:50]
- Sáng ngày 23 tháng 6 năm 2010, tại cơ quan Sở Tư pháp, Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" thuộc Phông Lưu trữ Sở Tư pháp. Theo đó, tổng số tài liệu đưa ra tiêu hủy là 102 mét giá tài liệu, thời gian từ năm 1984 - 2008, bao gồm các loại hồ sơ là lý lịch tư pháp, hồ sơ đăng ký kết hôn, hồ sơ cha mẹ con là những hồ sơ do đương sự không đến nhận và đã hết thời hạn lưu trữ. Ngoài ra, còn có các loại tài liệu trùng thừa, tài liệu bị bao hàm, tư liệu tham khảo, sách báo...đã được loại ra trong quá trình chỉnh lý. Tổ thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" thuộc Sở Nội vụ đang hoàn thiện biên bản kết quả thẩm định trình lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét, quyết định. [10-06-2016 16:53:10]
- Trước đây, việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo các văn bản: Nghị định số 56/CP ngày 17/3/1966 của Chính phủ; Quyết định số 90/HĐBT ngày 01/9/1976 của Hội đồng Bộ trưởng; Quyết định số 90/HĐBT ngày 19/7/1989 của Hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001 của Chính phủ. [10-06-2016 16:51:08]
- Ngày 29 tháng 6 năm 2010, tại Trung tâm Bồi dưỡng chính trị quận 1, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức buổi kiểm tra cuối khóa học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (Lớp 1) năm 2010 cho 97 học viên đã tham dự học, với chương trình 80 tiết. Các học viên dự học và kiểm tra cuối khóa sẽ được cấp giấy chứng nhận của Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ theo quy định. [10-06-2016 16:50:32]
- Theo Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Trong đó, tại khoản 2, Mục II của Thông tư này, có phần hướng dẫn danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh. Theo đó, có 2 Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh: [10-06-2016 16:50:01]