Chi tiết tin
-
Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
Ngày 12 tháng 9 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố đã có Công văn số 119/CCVTLT-QL về việc phúc đáp Công văn số 666/NV ngày 30 tháng 8 năm 2012 của Phòng Nội vụ huyện Củ Chi về việc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn. Công văn phúc đáp có nội dung như sau:
1. Về thời hạn bảo quản tài liệu chứng thực bản sao từ bản chínhCăn cứ Khoản 2, Điều 21 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, quy định: “Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”.Theo đó, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được lưu trữ với thời gian ít nhất là 2 năm. Sau khi đủ 2 năm, tài liệu này sẽ được xem xét, xác định giá trị tài liệu, thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 18, Điều 28 của Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và theo hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.2. Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ kýCăn cứ Khoản 1, Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, quy định chế độ lưu trữ: “Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, …”.Theo đó, hồ sơ, tài liệu chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được sắp xếp, bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.Mặt khác, theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 60 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, quy định hồ sơ công chứng, chứng thực:“ 1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.2. Mỗi hồ sơ phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng, sổ chứng thực, bảo đảm dễ tra cứu”.Như vậy, theo quy định nêu trên, việc chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn cần phải lập hồ sơ, tổ chức lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ./.
Tin khác
- Theo Kế hoạch, sáng ngày 25 tháng 5 năm 2018, Đoàn kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính của Sở Nội vụ đến làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. [29-05-2018 12:50:03]
- Ngày 21/5/2018, tại huyện đảo Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị đánh giá việc thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2012 - 2017 và triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. [23-05-2018 13:54:18]
- Ngày 18 tháng 5 năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Quyết định số 64/QĐ-VTLTNN về việc khen thưởng các tập thể đã có thành tích trong việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2012 - 2017. [23-05-2018 10:00:56]
- Ngày 21 tháng 5 năm 2018, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 1810/TB-SNV về thông báo kết quả Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ. [23-05-2018 09:34:46]
- Thực hiện Công văn số 229/VTLTNN-NVĐP ngày 16 tháng 3 năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ; ngày 10 tháng 5 năm 2018, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Báo cáo số 77/BC-UBND về sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ. [22-05-2018 11:03:16]
- Ngày 17 tháng 5 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hồ Chí Minh tổ chức Đoàn trao đổi, học tập kinh nghiệm, khảo sát thực tế công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. [17-05-2018 18:20:11]
- Theo Kế hoạch, từ ngày 08/5/2018 đến ngày 12/5/2018, Sở Nội vụ tổ chức Đoàn nghiên cứu và khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng và tỉnh Quảng Ninh.  [16-05-2018 15:04:50]
- Ngày 27 tháng 4 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp Đoàn công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đến thăm và trao đổi nghiệp vụ. [30-04-2018 07:32:52]
- Sáng ngày 26 tháng 4 năm 2018, tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố, số 35 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Sở Nội vụ tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ. [27-04-2018 14:19:35]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, ngày 18 tháng 4 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 80/KH-CCVTLT và Thông báo số 83/TB-CCVTLT về tổ chức học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. [18-04-2018 15:11:04]
- Ngày 05 tháng 4 năm 2018, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1198/SNV-CCVTLT gửi đến các cơ quan, tổ chức về việc mời dự Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ. [05-04-2018 13:23:22]
- Ngày 06 tháng 02 năm 2018, Hội đồng kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Thông báo số 01/TB-HĐKT về Kế hoạch tổ chức kiểm tra và Cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. [27-02-2018 15:22:11]
- Theo Trang cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Bộ Nội vụ (http://doc.moha.gov.vn), ngày 15 tháng 01 năm 2018, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký phát hành Quyết định số 45/QĐ-BNV về ban hành Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật năm 2018 của Bộ Nội vụ. [13-02-2018 09:55:49]
- Theo luutru.gov.vn, ngày 01 tháng 02 năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước công bố Bộ pháp điển thuộc chủ đề: Văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. [12-02-2018 20:43:19]
- Theo archives.gov.vn, ngày 06 tháng 02 năm 2018, Hội đồng Kiểm tra thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Thông báo số 01/TB-HĐKT về Kế hoạch tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. [10-02-2018 11:30:03]