Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
- Ngày 20 tháng 3 năm 2023, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 1200/TB-SNV về tuyển dụng viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố năm 2023. [23-03-2023 20:54:44]
- Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 tổ chức vào lúc 8 giờ 30 phút ngày 23 tháng 3 năm 2023 tại tầng G - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, số 951 Quốc lộ 1, phường An Lạc, quận Bình Tân. [22-03-2023 15:13:42]
- Ngày 09 tháng 3 năm 2023, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch sô 991/KH-SNV về tổ chức Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2023. [09-03-2023 15:15:14]
- Ngày 10/6/2022, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 438/QĐ-BNV về việc điều chỉnh thông tin cho các cá nhân được tặng Kỷ niệm chương "Vì sự nghiệp Văn thư, lưu trữ" [21-06-2022 21:55:51]
- Ngày 13 tháng 6 năm 2022, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Thông báo số 09/TB-HĐKT về kỳ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ năm 2022. [20-06-2022 18:37:20]
- Thực hiện Công văn số 1604/SNV-VP ngày 21 tháng 4 năm 2022 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện “Tết trồng cây đời đời nhớ ơn Bác Hồ” năm 2022 của Sở Nội vụ; Nhớ lời dạy của Bác “Vì lợi ích mười năm thì phải trồng cây, vì lợi ích trăm năm thì phải trồng người’; nhân kỷ niệm 132 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh (19/5/1890 – 19/5/2022), sáng ngày 12 tháng 5 năm 2022, tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức “Tết trồng cây đời đời nhớ ơn Bác Hồ năm 2022”. [17-05-2022 19:58:44]
- Ngày 10 tháng 5 năm 2022, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo số 1902/TB-SNV về kết quả hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2022. [15-05-2022 20:05:08]
- Ngày 28 tháng 3 năm 2022, Sở Nội vụ ban hành Giấy mời số 1212/GM-SNV về việc dự Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.  [29-03-2022 20:11:18]
- Ngày 14 tháng 3 năm 2022, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch sô 1018/KH-SNV về tổ chức Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2022. [15-03-2022 21:13:06]
- Ngày 22 tháng 02 năm 2022, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 525/UBND-VX về việc triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 gửi đến các cơ quan, tổ chức. [23-02-2022 20:43:02]
- Nhân dịp kỷ niệm 76 năm ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2022), sáng ngày 03/01/2022, Hội nghị tổng kết 10 năm thành lập và hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ TPHCM tổ chức tại trụ sở mới, số 951 Quốc lộ 1, phường An Lạc, quận Bình Tân.  [07-01-2022 21:59:22]
- Ngày 05 tháng 01 năm 2022, Hội đồng tuyển dụng viên chức phát hành Thông báo số 01/TB-HĐTD kết quả xét tuyển viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố năm 2021. [05-01-2022 21:30:13]
- Được sự đồng ý của Giám đốc Sở Nội vụ, nhân kỷ niệm 76 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam (ngày 03/01/1946 - 03/01/2022), Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị tổng kết 10 năm thành lập và hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ (2011 - 2021). [26-12-2021 22:34:47]
- Do tình hình diễn biến của dịch bệnh còn phức tạp, để giúp bạn đọc chưa có điều kiện đến tham quan trực tiếp triển lãm có thêm thông tin, tư liệu nghiên cứu về nội dung triển lãm "Quá trình hình thành vùng đất Sài Gòn - Gia định - Thành phố Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp phát hành tập tài liệu ảnh và xin giới thiệu đến bạn đọc.  [22-12-2021 20:25:48]
- Sáng nay, vào lúc 9 giờ ngày 22 tháng 12 năm 2021, tại Tầng G Tòa nhà Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, số 951 Quốc lộ 1, phường An Lạc, quận Bình Tân, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phối hợp tổ chức khai mạc triển lãm "Quá trình hình thành vùng đất Sài Gòn - Gia Định - Thành phố Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ".  [22-12-2021 17:59:36]