Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
-  [19-07-2024 13:47:07]
-  [24-04-2024 18:47:23]
-  [02-04-2024 16:25:27]
- Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 tổ chức vào lúc 14 giờ, ngày 30 tháng 01 năm 2024 tại tầng G - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, số 951 Quốc lộ 1, phường An Lạc, quận Bình Tân.  [30-01-2024 13:18:06]
-  [08-11-2023 18:38:08]
- Ngày 8/3 là ngày phụ nữ trên toàn thế giới thì ngày 20/10 từ lâu trở thành ngày đặc biết đối với phụ nữ Việt Nam.  [06-11-2023 14:00:05]
-  [24-10-2023 14:22:40]
-  [02-10-2023 19:59:49]
-  [02-10-2023 19:01:09]
- Nhằm nâng cao nhận thức của công chức, viên chức và người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong việc lựa chọn, xác định những hồ sơ, tài liệu có giá trị để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động tại các cơ quan, tổ chức của mình đang quản lý, sử dụng và tổ chức giao nộp vào Lưu trữ [11-08-2023 21:26:02]
- Sáng ngày 30/6/2023, Chi cục Văn thư – lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh phối hợp với Đội Cảnh sát PCCC & CNCH Công an Quận Bình Tân đã tổ chức thành công buổi tuyên truyền, huấn luyện kết hợp diễn tập về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ cho hơn 40 cán bộ, công chức viên chức và người lao động trong Chi cục. [10-08-2023 14:21:27]
- Căn cứ Quyết định số 233/QĐ-SNV ngày 02 tháng 6 năm 2023 của Sở Nội vụ về công nhận kết quả xét tuyển Viên chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ năm 2023. [08-08-2023 19:04:41]
- Ngày 09 tháng 6 năm 2023, Hội đồng tuyển dụng viên chức Sở Nội vụ ban hành Thông báo số 2802/TB-HĐTD về kết quả xét tuyển viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố năm 2023. [12-06-2023 20:04:55]
- Ngày 26 tháng 5 năm 2023, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 2499A/TB-HĐTD về triệu tập thí sinh đủ điều kiện tiêu chuẩn, dự phỏng vấn (vòng 2) xét tuyển viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử năm 2023. [29-05-2023 14:24:43]
- Ngày 16 tháng 5 năm 2023, Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố ký ban hành Thông báo số 2295/TB-HĐTD về việc phê duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện, tiêu chuẩn và không đủ điều kiện, tiêu chuẩn dự phỏng vấn (vòng 2) xét tuyển viên chức năm 2023. [18-05-2023 13:42:35]