Chi tiết tin

  • Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của Ủy ban nhân dân Quận 9 [20-09-2018]

    Ngày 06 tháng 9 năm 2018, Ủy ban nhân dân Quận 9 phát hành Báo cáo số 232/BC-UBND về kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.

    Kết quả kiểm tra có nội dung chủ yếu:

    I. KẾT QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA

    Ủy ban nhân dân Quận 9 đã tiến hành kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại 02 đơn vị sự nghiệp (Trường Trung cấp nghề Đông Sài Gòn, Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên) và Ủy ban nhân dân 06 phường (Tăng Nhơn Phú, Hiệp Phú, Phước Long A, Long Thạnh Mỹ, Trường Thạnh, Tân Phú). Thời gian kiểm tra từ ngày 24/7/2018 đến ngày 03/8/2018.  Nội dung kiểm tra như sau:

    1. Về quản lý, chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

    - Các cơ quan, tổ chức đã tuyên truyền, phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu tữ hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

    - Các cơ quan, đơn vị đều bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; Ủy ban nhân dân phường Hiệp Phú đã quan tâm bố trí 02 cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đã được tập huấn các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có sự quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; cử cán bộ tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Thành phố và Quận tổ chức.

    - Một số cơ quan, đơn vị đã chủ động bố trí kinh phí, mua sắm, trang bị các phương tiện như: máy Scan, kệ giá, hộp lưu trữ hồ sơ, bình chữa cháy, quạt hút ... nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư, lưu trữ (phường Trường Thạnh, Hiệp Phú, Tăng Nhơn Phú B).

    - Các cơ quan, đơn vị có triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Đặc biệt, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đã giúp cho việc cập nhật theo dõi quản lý văn bản đi, đến  khoa học hơn; qua đó tạo điều kiện cho việc khai thác thông tin và tra cứu hồ sơ, tài liệu dễ dàng, đáp ứng kịp thời, hiệu quả; đồng thời giúp cho lãnh đạo của các đơn vị phân công và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức được thuận lợi hơn.         

    - Bên cạnh đó, cũng có đơn vị chưa sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản như: Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên.

    2. Kết quả hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện hành

    a) Về công tác văn thư

    - Công tác quản lý và sử dụng con dấu và bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực

    văn thư, lưu trữ được các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Đến nay, các cơ quan, đơn vị chưa có vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

    - Việc xây dựng và ban hành văn bản các cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy trình, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

    - Việc quản lý văn bản đi và đến các cơ quan, đơn vị đều mở sổ theo dõi và cập nhật văn bản trên Hệ thống phần mền quản lý văn bản kết hợp với lưu truyền thống một bản giấy theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

     b) Về công tác lưu trữ

    Công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị có nhiều chuyển biến tích cực, tài liệu đến hạn đã được các bộ phận chuyên môn chuyển vào lưu trữ theo đúng thời gian và quy định; Hiện nay, do điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí còn hạn hẹp nên một vài cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho lưu trữ (phường Tân Phú, Trường Trung cấp nghề Đông Sài Gòn) và bố trí các vật dụng khác trong kho lưu trữ tài liệu.

    3. Những hạn chế, tồn tại

    a) Về công tác tổ chức, cán bộ

    Các đơn vị đều có phân công cán bộ công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ phụ trách công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo hướng dẫn của Sở Nội vu.

    b) Về công tác văn thư

     - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các cơ quan, tổ chức còn sai sót nhất là ở các phường, công chức khi soạn thảo văn bản vẫn chưa nắm được hết quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Vì thế, văn bản khi ban hành còn nhiều sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày.

    - Mẫu sổ đăng ký văn bản của Trường Trung cấp nghề Đông Sài Gòn chưa đúng theo mẫu quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    - Văn bản đi (bản gốc) của các cơ quan, đơn vị chưa được đóng dấu đầy đủ. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện theo quy định chỉ được sắp xếp sơ bộ và cho vào bìa, cặp ba dây chưa có mục lục văn bản và chứng từ kết thúc, không có bìa hồ sơ.

    - Đa số các đơn vị đã triển khai công tác lập Phiếu trình ký hồ sơ và nghiêm túc thực hiện việc lập phiếu trình theo chỉ đạo của Sở Nội vụ.

    c) Về công tác lưu trữ

    - Một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho lưu trữ theo quy định và các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: kệ, giá, hộp, quạt hút… Ngoài ra tình trạng Kho Lưu trữ và các trang thiết bị trong kho không được bố trí theo quy định, đó chính là nguyên nhân dẫn đến việc tài liệu bị hư hỏng và thất lạc.

    - Do điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư và quy định về biên chế nên hầu hết các cơ quan, đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư kiêm quản lý lưu trữ và kiêm thêm một số công tác khá. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hạn chế làm ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết và sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học theo đúng quy định pháp luật; qua đó không phát huy hết tác dụng của giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ.

    - Công tác thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành chưa thực hiện theo quy định, tài liệu chưa được tập trung đồng bộ ở kho lưu trữ; đa số các phường cán bộ chuyên môn khi giải quyết xong công việc vẫn để hồ sơ, tài liệu tại phòng làm việc không giao nộp vào lưu trữ cơ quan, vì thế tài liệu trong kho của các phường và chủ yếu chỉ có văn bản đi và văn bản đến.

    II. NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ

    - Qua kiểm tra thực tế tại 02 đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 06 phường, nhìn chung lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Một số cơ quan, đơn vị đã quan tâm, chú ý đến công tác tổ chức cán bộ, tuyển chọn và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đầu tư kinh phí cho Kho Lưu trữ và trang bị các phương tiện phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã góp phần tích cực trong việc quản lý hành chính tại các cơ quan, đơn vị.

    - Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cần quan tâm thực hiện tốt các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, đối với việc ban hành các văn bản phải đảm bảo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Cần ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan; bố trí sắp xếp hồ sơ lưu trữ ngăn nắp, khoa học nhằm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả; thường xuyên kiểm tra phòng chống mối mọt, phòng chống lụt bão để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị.

    Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT

Lượt xem: 4837

Tin khác