Chi tiết tin

  • Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện - những vấn đề đặt ra [28-06-2017]

    Bài viết "Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện - những vấn đề đặt ra" của bà Vũ Thị Thanh Thủy, Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ VTLT địa phương thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 5/2017; được sự đồng ý của tác giả chúng tôi giới thiệu toàn văn bài viết để các cơ quan, tổ chức nghiên cứu, tham khảo.

    THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU CẤP HUYỆN - NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA

         Vũ Thị Thanh Thủy - Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ VTLT địa phương thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

    ĐẶT VẤN ĐỀ

    Bất kỳ một ngành, lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức bộ máy được xây dựng hợp lý, ổn định sẽ tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển, ngược lại, nếu tổ chức bộ máy không ổn định, thường xuyên có sự thay đổi thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành, lĩnh vực đó. Đối với địa phương, tổ chức bộ máy ổn định, hợp lý sẽ góp phần tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã, đang và ngày càng được củng cố nhằm đáp ứng những yêu cầu của thực tiễn đặt ra.

    Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp đã đánh dấu một bước ngoặt về sự phát triển tổ chức lưu trữ địa phương. Từ đây, hệ thống tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ đã được hình thành tạo tiền đề cho công tác lưu trữ có bước phát triển mới. Tuy nhiên, từ đó đến nay tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ địa phương thường xuyên có sự thay đổi và đã ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của công tác này.

    Riêng đối với cấp huyện, sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”, đây là điểm mới của Luật Lưu trữ, với quy định này, Lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp huyện như trước đây. Đây là sự thay đổi lớn, có nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương và là vấn đề còn nhiều vướng mắc cần có sự hướng dẫn cụ thể của nhà nước.

    I. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

    1. Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện

    a) Trước Luật Lưu trữ

    - Ngay sau khi Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị định số 102-CP ngày 04 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, ngày 28 tháng 9 năm 1963 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ trong đó có một số điều quy định về tổ chức kho lưu trữ địa phương.

    Để thi hành điều 26, 28 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ, ngày 08 tháng 3 năm 1965, Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư số 9-VT về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương. Theo quy định tại Thông tư số 9-VT, ở cấp huyện phân công một ủy viên phụ trách việc thực hiện điều lệ và các quy định của Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ trong các cơ quan thuộc cấp mình. Mỗi huyện tùy điều kiện và hoàn cảnh mà đặt vấn đề sưu tầm, thu thập và bảo quản cho thích hợp những tài liệu có giá trị lịch sử từ trước đến nay trong địa phương mình.

    - Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, theo đó ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi huyện và trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện.

    - Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định số 13/2014/NĐ-CP và Nghị định số 14/2014/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.

    Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện gặp nhiều khó khăn. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đã được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụ, nhưng việc quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ huyện chưa được phân định rõ ràng.

    - Ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp.

    Tuy nhiên, đối với cấp huyện chưa có quy định cụ thể về việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, tại Khoản 1, Điều 7, Chương III Thông tư 02/2010/TT-BNV quy định: “quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ” trong khi chưa có hướng dẫn của cơ quan cấp trên nên các Sở Nội vụ gặp lúng túng khi chỉ đạo việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện. Do đó, đã dẫn tới sự chỉ đạo không thống nhất ở các địa phương, ví dụ: có tỉnh bỏ ngỏ trong vấn đề hướng dẫn chỉ đạo quản lý tài liệu cấp huyện để chờ hướng dẫn của cấp trên, có tỉnh chỉ đạo chuyển toàn bộ tài liệu lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện sang Phòng Nội vụ quản lý, có tỉnh chỉ đạo Phòng Nội vụ quản lý Danh mục tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện còn toàn bộ tài liệu vẫn được bảo quản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.

    b) Sau Luật Lưu trữ

    - Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của huyện theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 và Điểm b, Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ.

    Ngoài ra, tổ chức quản lý khối tài liệu lưu trữ cấp huyện không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cũng được quy định cụ thể hơn ở Điểm a, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp như sau: “Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản”.

    + Về tổ chức bộ máy

    Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, hiện nay trên phạm vi cả nước đang tồn tại các mô hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện khác nhau.

    Mô hình thứ nhất, không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện: có 412 huyện đang thực hiện theo mô hình này. Đối với các huyện này, Phòng Nội vụ đã và đang phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

    Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn đã thu về Lưu trữ lịch sử huyện trước đây cách giải quyết của các huyện khác nhau: một số huyện tiếp tục giao cho Văn phòng UBND huyện hoặc Phòng Nội vụ quản lý; một số huyện trả lại cho các Phòng chuyên môn quản lý tùy thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất và nhân sự của mỗi huyện. Cụ thể: 214 huyện do Văn phòng UBND huyện quản lý, 141 huyện do Phòng Nội vụ quản lý, 22 huyện do Phòng chuyên môn quản lý.

    Mô hình thứ hai, giữ nguyên lưu trữ lịch sử huyện như trước đây. Mô hình này được áp dụng tại tất cả các huyện của 11 tỉnh: Đăk Nông, Tây Ninh, Cần Thơ, Tiền Giang, Lâm Đồng, Khánh Hòa, Quảng Nam, Yên Bái, Nghệ An, Long An, Bắc Giang. Tài liệu lưu trữ lịch sử của các huyện này do Văn phòng UBND tỉnh hoặc Phòng Nội vụ quản lý.

    + Về nhân sự

    - Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, cả nước có 201 huyện đã bố trí được biên chế chuyên trách để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện. Một số tỉnh về cơ bản đã bố trí được biên chế chuyên trách tại hầu hết các huyện để thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của huyện như: Bắc Giang 10/10, Đồng Nai 9/11, Cà Mau 9/9, Quảng Trị 10/10, Điện Biên 8/10 huyện.

    216 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp huyện. Một số tỉnh hầu hết các huyện đã bố trí được biên chế kiêm nhiệm như: Nam Định 8/10, Tây Ninh 7/9, Tiền Giang 10/10, Bình Định 9/11, Hưng Yên 8/10, Phú Thọ 13/13, Nghệ An 20/20 huyện.

    44 huyện bố trí lao động hợp đồng để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện như: Vĩnh Phúc 7/9, Bình Thuận 10/10, Khánh Hòa 3/9, Phú Yên 3/9 huyện, …

    Về trình độ: Trong tổng số 235 biên chế chuyên trách làm việc tại Lưu trữ huyện có 65 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ cao đẳng, 138 người có trình độ trung cấp, 2 người có trình độ sơ cấp. Trong đó tỷ lệ công chức, viên chức được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ chiếm 85% tổng số biên chế: 59 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ (chiếm 90,8%), 23 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ (chiếm 76,7%), 118 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ (chiếm 85,5%).

    Tổng số biên chế kiêm nhiệm làm việc tại Lưu trữ huyện là 244 người, trong đó 39 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 20 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 67 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 7 người có trình độ sơ cấp.

    Tổng số lao động hợp đồng làm việc tại Lưu trữ huyện là 53 người, trong đó 8 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 7 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 13 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 4 người có trình độ sơ cấp.

    - Sau Luật Lưu trữ có hiệu lực, đối với các huyện tiếp tục duy trì tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện, tổng số biên chế làm việc tại Lưu trữ các huyện này là 125 người trong đó có 52 người làm chuyên trách, 68 người làm kiêm nhiệm và 5 người làm hợp đồng. Ví dụ: Bắc Giang có 10/10 huyện bố trí viên chức chuyên trách để quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện; Yên Bái có 7 huyện bố trí biên chế chuyên trách, 2 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Long An có 7 huyện bố trí biên chế chuyên trách, 7 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Tiền Giang, Nghệ an, Tây Ninh 100% các huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm, … 

    2. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện[1]

    a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ

    Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, Lưu trữ lịch sử huyện chủ yếu thu được tài liệu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ của các tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tháng 10 năm 2014, trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực có 414 huyện thu được tài liệu của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện và 172 huyện thu được tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban dân dân huyện. Một số tỉnh, Lưu trữ lịch sử huyện chưa thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Hải Dương, Hòa Bình, Đà Nẵng, Bến Tre, Hưng Yên, Hà Giang.

    Số lượng tài liệu trung bình hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử huyện từ 50 - 70 mét giá/01 Lưu trữ lịch sử huyện.

    Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bước đầu đã được triển khai tại một số tỉnh: Thanh Hóa (01/27 huyện); Cao Bằng (01/13 huyện); Kiên Giang (05/15 huyện); Bình Định (6/11 huyện); Vĩnh Long (6/8 huyện); Quảng Bình (01/8 huyện); Quảng Trị (01/10 huyện). Còn lại đa số các tỉnh (56/63 tỉnh) chưa thu được tài liệu từ Lưu trữ lịch sử huyện cũng như các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

    Bên cạnh đó, một số tỉnh chưa thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ, tiếp tục duy trì Lưu trữ lịch sử cấp huyện và tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Bắc Giang, Đăk Nông, Điện Biên, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Hà Nội, Quảng Trị.

    b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

    Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, có 102 huyện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử huyện, 269 huyện chỉnh lý một phần tài liệu thu về, 82 huyện chưa tiến hành chỉnh lý tài liệu thu về.

    Sau khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu được sắp xếp lên giá, bảo quản trong bìa, hộp cặp. Đối với tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý về cơ bản đã được các huyện thực hiện các bước tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định: Bình định có 8/11 huyện tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Thanh Hóa có 7/27 huyện tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Khánh Hòa có 4/8 huyện tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hải Phòng có 4/15 huyện tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Nhiều huyện mặc dù đã chỉnh lý tài liệu nhưng sau đó chưa tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị như các huyện của các tỉnh: Nam Định, Vĩnh Phúc, Đăk Nông, Cần Thơ, Ninh Bình, Nghệ An.

    c) Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ

    Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, cả nước có 89 huyện của 22 tỉnh xây dựng Kho lưu trữ. Trong đó, một số tỉnh có tỷ lệ các huyện xây dựng kho lưu trữ cao như: Gia Lai, Đồng Nai, Thừa Thiên Huế, Bình Định, Bình Phước, Thanh Hóa. Cụ thể:

    Tên tỉnh

    Số lượng huyện đã xây dựng kho lưu trữ

    Tên tỉnh

    Số lượng huyện đã xây dựng kho lưu trữ

    Gia Lai

    8/17

    Bạc Liêu

    1/7

    Đồng Nai

    9/11

    Đăk Nông

    1/8

    Thừa Thiên Huế

    7/9

    Cà Mau

    1/9

    Tây Ninh

    4/9

    Bến Tre

    1/9

    Thanh Hóa

    6/27

    Vĩnh Long

    1/8

    Tiền Giang

    5/10

    Khánh Hòa

    1/8

    Bình Định

    7/11

    Vĩnh Phúc

    2/9

    Bình Phước

    4/11

    Đăk Lăk

    7/15

    Quảng Nam

    3/18

    Long An

    2/14

    Đồng Tháp

    3/12

    Quảng Trị

    2/10

    Bà Rịa Vũng Tàu

    2/8

    Lâm Đồng

    1/12

    TP. Hồ Chí Minh

    8/24

    Kiên Giang

    3/15

    Đối với những huyện chưa xây dựng kho lưu trữ, UBND huyện đã bố trí diện tích nhất định từ 20-70 mét để làm phòng kho bảo quản tài liệu. Một số huyện có diện tích kho tạm lớn như: kho tạm của Thị xã Bình Long - tỉnh Bình Phước có diện tích 144m2, kho tạm của thành phố Vũng Tàu có diện tích 124m2, kho tạm của Quận Thốt Nốt - thành phố Cần Thơ có diện tích 220m2, kho tạm của huyện Châu Đức - tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu có diện tích 160m2.

    Trong kho lưu trữ được trang bị các thiết bị cơ bản để bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, quạt thông gió, bình chữa cháy, ….

    Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, một số huyện của các tỉnh Gia Lai, Cà Mau, Bình Định, Thái Bình, Vĩnh Long, Bình Phước, Quảng Bình, Đồng Nai, Hậu Giang tiếp tục xây dựng kho lưu trữ cấp huyện. Một số huyện của các tỉnh Thanh Hóa, Phú Yên, Tiền Giang, Ninh Bình, Khánh Hòa, Bà Rịa Vũng Tàu, Hà Nội, Quảng Trị, Hà Tĩnh đã phải tạm dừng xây dựng kho lưu trữ cấp huyện để đảm bảo thực hiện đúng quy định của Luật Lưu trữ. Cụ thể:

    Tên tỉnh

    Số lượng huyện tiếp tục xây dựng kho lưu trữ

    Tên tỉnh

    Số lượng huyện tạm dừng dự án xây dựng kho lưu trữ

    Gia Lai

    1/17

    Thanh Hóa

    3/27

    Cà Mau

    8/9

    Phú Yên

    2/9

    Bình Định

    1/11

    Tiền Giang

    2/11

    Thái Bình

    4/8

    Ninh Bình

    1/8

    Vĩnh Long

    2/8

    Khánh Hòa

    3/8

    Bình Phước

    2/10

    Bà Rịa Vũng Tàu

    3/8

    Quảng Bình

    1/7

    Hà Nội

    8/30

    Đồng Nai

    2/11

    Quảng Trị

    2/10

    Hậu Giang

    1/8

    Hà Tĩnh

    1/13

    d) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu

    Trung bình một năm Lưu trữ huyện phục vụ 120 lượt độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu và 175 lượt hồ sơ. Một số tỉnh có số lượt người và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ bình quân một năm của một huyện cao như: Quảng Ngãi: trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 200 lượt người và 245 lượt hồ sơ; Thanh Hóa trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 284 lượt người và 355 lượt hồ sơ; Hà Tĩnh trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 250 lượt người và 300 lượt hồ sơ.

    Bên cạnh đó, nhiều tỉnh có số lượt người và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ bình quân một năm của một huyện thấp như Bạc Liêu: trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 24 lượt người và 43 lượt hồ sơ; Lạng Sơn: trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 40 lượt người và 30 lượt hồ sơ; Thừa Thiên Huế trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 20 lượt người và 30 lượt hồ sơ; Bình Phước trung bình một năm lưu trữ một huyện phục vụ 50 lượt người và 70 lượt hồ sơ.

    Hình thức sử dụng chủ yếu là sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cấp bản sao tài liệu lưu trữ. 

    II. MỘT SỐ NHẬN XÉT

    1. Ưu điểm

    Thứ nhất, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện đã đáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, giảm cấp trung gian, góp phần thực hiện cải cách hành chính; có điều kiện tập trung nguồn lực, con người cũng như cơ sở vật chất, hiện đại hóa kho tàng, trang thiết bị làm việc, bảo quản, bảo đảm khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh[2].

    Ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua, nhưng trước đó, ngày 24 tháng 2 năm 2011 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 11/NQ-CP về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội. Để thực hiện Nghị quyết và chỉ đạo của Chính phủ ngày 01 tháng 03 năm 2011, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 527/QĐ-BTC ban hành Kế hoạch hành động của Bộ Tài chính thực hiện Nghị quyết số 11/NQ-CP về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát,  ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội. Trong các giải pháp được đưa ra, có giải pháp thực hiện chính sách tài khóa thắt chặt, cắt giảm đầu tư công, giảm bội chi ngân sách nhà nước.

    Trong bối cảnh đó, quy định của Luật Lưu trữ được đưa ra phù hợp với điều kiện kinh tế khó khăn của đất nước. Hiện nay, sau 5 năm triển khai thực hiện Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” các tỉnh gặp nhiều khó khăn về nguồn kinh phí xây kho thì việc giải trình để đề xuất xây dựng 713 kho lưu trữ cho 713 huyện cũng là vấn đề cần nghiên cứu. Trước tình hình đó, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện là một phương án được lựa chọn.

    Thứ hai, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện đã giải quyết được tình trạng lúng túng của các cơ quan cấp huyện trong việc xác định tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV.

    Qua tổng hợp số liệu báo cáo của các tỉnh gửi về cho thấy trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực trên cả nước có 322 huyện của 34 tỉnh tài liệu lưu trữ lịch sử huyện do Văn phòng UBND quản lý; 169 huyện của 30 tỉnh tài liệu lưu trữ lịch sử huyện do Phòng Nội vụ quản lý.

    Như vậy, sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, về mặt pháp lý là không còn tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện, toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của huyện được chuyển về tỉnh. Đối với những huyện trước đây đã thu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử huyện, tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý đến khi hết thời hạn bảo quản.

    2. Một số vấn đề bất cập

    Thứ nhất, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện gây khó khăn cho vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức cũng như của người dân địa phương.

    Hiện nay trên phạm vi cả nước có 12 huyện đảo bao gồm: huyện đảo Bạch Long Vỹ, Cát Hải (Hải Phòng); Cô Tô, Vân Hà (Quảng Ninh), Côn Đảo (Bà Rịa - Vũng Tàu) ….; bên cạnh đó còn nhiều huyện miền núi của các tỉnh miền núi phía bắc, duyên hải Nam Trung Bộ, Tây nguyên mà việc di chuyển từ các huyện về trung tâm hành chính của tỉnh gặp rất nhiều khó khăn. Ví dụ: Kỳ Sơn là huyện miền núi vùng cao nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Nghệ An, khoảng cách từ huyện Kỳ Sơn đến thành phố Vinh là hơn 300km bằng khoảng cách từ Vinh ra Hà Nội. Khoảng cách từ huyện Mù Cang Chải đến thành phố Yên Bái là 180km, … đối với các huyện miền núi của các tỉnh khác tuy khoảng cách gần hơn nhưng do điều kiện địa hình hiểm trở nên việc đi lại về tỉnh gặp rất nhiều khó khăn, tốn kém về thời gian, công sức.

    Có thể nói mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phát huy giá trị của tài liệu, đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với xã hội, phục vụ nhân dân. Tài liệu lưu trữ của huyện bao gồm cả tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được hình thành và gắn liên với các hoạt động của huyện và chủ yếu phục vụ cho các nhu cầu khai thác, sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức, người dân trên địa bàn huyện. Trong điều kiện hiện nay, đa số các tỉnh chưa số hóa được hết tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thì việc số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu chưa thể triển khai.

    Như vậy với quy định không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện, chuyển toàn bộ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ huyện về tỉnh gây tốn kém về thời gian, công sức cho các đối tượng khai thác sử dụng.

    Thứ hai, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện còn gặp một số khó khăn trong giai đoạn hiện nay. Nếu tiến hành thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu thì Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh không đủ biên chế và điều kiện cơ sở vật chất để thu thập tài liệu lưu trữ.

    Với số lượng biên chế bình quân hiện nay của các Chi cục Văn thư - Lưu trữ là 19 người bao gồm cả lãnh đạo Chi cục và các công chức Phòng Quản lý, Phòng Hành chính tổ chức như vậy số lượng viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ trong đó có viên chức làm công tác thu thập tài liệu chỉ từ 1 hoặc 2 người. Với số lượng đó, Chi cục chưa thể thực hiện được việc thu thập tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu nên càng khó khăn trong việc thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện.

    Để có thể tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh bên cạnh yếu tố con người thì yếu tố về kho tàng, cơ sở vật chất cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Hiện nay cả nước còn 50 tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh. Trong số 13 tỉnh đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh nhiều kho lưu trữ của các tỉnh Tuyên Quang (3.023 m2), Đồng Tháp (2.414 m2), Vĩnh Phúc (2.200m2), ... không đủ diện tích để bảo quản nếu như thu hết tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu. Nếu xét về điều kiện kho tàng thì cần thời gian (sau khi các tỉnh xây dựng và đưa kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh vào hoạt động) mới có thể triển khai quy định của Luật Lưu trữ về việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện vào thực tế.

    Thứ ba, việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện cũng ảnh hưởng đến việc sắp xếp, bố trí công chức, viên chức trước đây làm việc tại Lưu trữ lịch sử huyện. 

    Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, cả nước có 201 huyện đã bố trí được biên chế chuyên trách để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện. Việc sắp xếp công việc cho đội ngũ viên chức, công chức dôi dư do không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện cũng là một vấn đề đặt ra trong khi số lượng biên chế nhà nước giao cho các phòng, ban chuyên môn cấp huyện hiện nay còn thiếu, chưa đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc chuyên môn. Tại Phòng Nội vụ một công chức được giao phụ trách từ 2-3 lĩnh vực, không bố trí được công chức chuyên trách để thực hiện nhiệm vụ giúp Trưởng Phòng Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Như vậy trong khi các phòng, ban cấp huyện còn thiếu công chức chuyên môn sẽ rất khó để điều động công chức, viên chức đang làm việc tại Lưu trữ lịch sử huyện về các phòng ban. Hiện nay cả nước đang trong quá trình thực hiện Đề án tinh giản biên chế vì vậy nên càng cần có sự quan tâm của lãnh đạo các cấp các ngành để đảm bảo quyền lợi cho những người làm quản lý tài liệu lưu trữ huyện trước đây.

    Qua đó cho thấy cần có hướng dẫn cụ thể của Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) về việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện để giúp các địa phương tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện quy định của Luật Lưu trữ đồng thời góp phần triển khai thực hiện thống nhất Luật Lưu trữ, đưa Luật Lưu trữ vào cuộc sống./.

    -------------------------------------------------------

    [1] Số liệu được tổng hợp từ báo cáo của Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo yêu cầu tại Công văn số 761/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 7 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại các địa phương

    [2] Khoản 2, Mục II Báo cáo số 2932/BC-UBPL12 ngày 27 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban Pháp luật Quốc hội Khóa XII thẩm tra sơ bộ về dự án Luật Lưu trữ

Lượt xem: 8130

Tin khác