Chi tiết tin

  • Về quy định và thực hiện việc lập sổ đăng ký văn bản tại cơ quan, tổ chức [31-05-2018]

    Việc lập sổ đăng ký văn bản được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 07/01/2013.

    Việc lập sổ đăng ký văn bản được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 07/01/2013.

    Theo quy định tại Thông tư này, đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

    Về nguyên tắc, văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

    Việc lập các sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi theo các mẫu sổ quy định thống nhất của Nhà nước và đăng ký vào hệ thống sổ để quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan, việc lập sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:

    I. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN  

    Tại Điều 5 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định việc đăng ký văn bản đến, văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

    1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

    a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến

    Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:

    - Trường hợp dưới 2.000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;

    - Từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

    - Trên 5.000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

    - Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

    - Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

    b) Đăng ký văn bản đến

    - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

    - Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến; văn bản mật đến; đơn, thư (có các mẫu kèm theo Thông tư)

    2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

    a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

    b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

    c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

    d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

    II. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

    Tại Điều 8 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV có nội dung quy định đăng ký văn bản đi. Văn bản đi đăng ký và lập thành 03 sổ:

    1. Lập sổ quản lý văn bản đi

    - Sổ 1: Dành cho nhóm các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.

    - Sổ 2: Dành cho nhóm các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

    - Sổ 3: Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

    2.  Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

    a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

    b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

    c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản.

    II. ĐỀ XUẤT VẬN DỤNG QUY ĐỊNH VIỆC LẬP SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

    Trên cơ sở các quy định về lập sổ đăng ký văn bản, các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình cụ thể, thực tế về quy mô của số lượng văn bản đến, đi và đối tượng của cơ quan giao dịch có thể vận dụng áp dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình tại cơ quan, tổ chức mình. Các nội dung cần nghiên cứu vận dụng như:

     - Trường hợp cơ quan có từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến. Trường hợp này, các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn sẽ vận dụng áp dụng và đưa vào nhóm các cơ quan giao dịch thường xuyên và chủ yếu của cơ quan mình.

    -  Trường hợp cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trường hợp này, các cơ quan, tổ chức sẽ mở thêm sổ quản lý theo yêu cầu nhiệm vụ cụ thể ngoài các sổ quy định chung.

    - Tương ứng với việc lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ, các cơ quan, tổ chức có thể mở thêm các sổ đăng ký văn bản đi cho các loại hình văn bản chuyên ngành, đặc thù hoặc tên loại, loại hình văn bản phát hành qua hệ thống phần mềm, cho số tự động có số lượng lớn, thường xuyên.

    Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, xây dựng các phần mềm ứng dụng được căn cứ vào quy định của việc quản lý nêu trên từ việc lập các sổ đăng ký văn bản nhất là sổ đăng ký văn bản đi được lập theo các nhóm tên loại văn bản, phần mềm phải có tính năng tổng hợp các trường thông tin (theo mẫu), in ra giấy để đóng thành sổ quản lý và lưu trữ theo quy định./.

    HVP

Lượt xem: 7766