Chi tiết tin

  • Ủy ban nhân dân Quận 12 chỉ đạo chấn chỉnh, khắc phục hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ [21-06-2018]

    Ngày 14 tháng 6 năm 2018, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận 12 ban hành Công văn số 4394/UBND-NV về chấn chình công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ.

    Công văn chỉ đạo có các nội dung chủ yếu:

    Trên cơ sở kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại Thông báo số 91/TB-CCVTLT ngày 04 tháng 5 năm 2018, Ủy ban nhân dân Quận 12 yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc Quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 11 phường tổ chức thực hiện các nội dung:

    1. Công tác quản lý, chỉ đạo:

    - Thường xuyên tuyên truyền, phổ biển các văn bản quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác VTLT, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ như: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

    - Kiểm tra, xây dựng và ban hành đầy đủ các văn bản quản lý về công tác VTLT như: Quy che công tác VTLT theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác VTLT của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm thực hiện theo Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

    - Quan tâm giải quyết chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ công chức, viên chức, nhân viên làm công tác VTLT theo quy định.

    - Cử cán bộ tham dự các lớp đào tạo bồi dưỡng, tập huấn công tác VTLT do Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Ủy ban nhân dân Quận tổ chức.

    - Thực hiện chế độ thông tin báo cáo thống kê về công tác VTLT định kỳ và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

    2. Công tác văn thư:

    - Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thực hiện theo Điều 24 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Điều 10 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Điều 20, Điều 26, Điều 27 của Quy chế (Mẫu) công tác VTLT ban hành kèm theo Thông tư sổ 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác VTLT của cơ quan, tổ chức.

    - Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính:

    + Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

    + Tăng cường kiểm tra nội dung văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký ban hành. Riêng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Quận khi trình ký hồ sơ thực hiện theo Công văn số 2566/UBND-VP ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Quận, theo đó Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm ký nháy về kiểm tra nội dung văn bản, văn thư cơ quan chịu trách nhiệm ký nháy về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

    - Về công tác quản lý văn bản và công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ:

    + Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    + Việc vào sổ quản lý văn bản đến và văn bản đi cần thực hiện nhập trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hoặc có thể trên phần mềm Excel hoặc các phần mềm ứng dụng và định kỳ in thành tập để quản lý. Thực hiện lập Sổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy đinh tại Phụ lục II Thông tư số 07/2012/TT-BNV và sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định tại Phụ lục VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

    + Việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân phường thực hiện theo Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

    3. Công tác lưu trữ:

    - Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

    - Cần có phương án, tổ chức bố trí khu vực lưu trữ cho phù hợp, trang bị kệ, hộp đựng tài liệu đúng quy chuẩn nhằm tránh hư hỏng trong quá trình khai thác sử dụng và đảm bảo sự an toàn lao động trong việc khai thác hồ sơ, tài liệu. Cần tiến hành lập danh mục hồ sơ, xác định tài liệu hết giá trị để đề nghị thẩm tra tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hết thời hạn bảo quản, cần điều chỉnh độ cao của kệ, không đặt sát trần nhà, nhằm tránh nguy cơ ngã đổ, tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ theo nội dung Công văn số 2709/UBND-NV ngày 26 tháng 4 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Quận về tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu.

    - Thực hiện các mặt công tác của hoạt động lưu trữ để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan.

    Ủy ban nhân dân Quận đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 11 phường khẩn trương triển khai thực hiện chỉ đạo nêu trên. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề cơ quan, đơn vị liên hệ Phòng Nội vụ để được hướng dẫn./.

    HVP

Lượt xem: 4945

Tin khác