Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Mai Thu

Email:  maithu@gmail.com

Ngày hỏi:  21-08-2018

Câu hỏi:  
Kính gửi: Chi cục. Về mẫu sổ đăng ký văn bản theo TT 07 Bộ Nội vụ, có quy định bìa sổ "được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm" tức khổ A4; nhưng Phần đăng ký văn bản "được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm)". Như vậy là mẫu thuẫn hay sổ sử dụng kiểu xếp gập? Mong Chi cục giải đáp thắc mắc. Cám ơn!

Ngày trả lời:  21-08-2018

Trả lời:  

Chào bạn!

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quy định mẫu sổ đăng ký văn bản có kích thước 210mm x 297mm (trang giấy A4). Trong đó, bìa và trang đầu của sổ là trang A4 đứng; phần đăng ký văn bản bên trong sổ mở ra là khổ giấy A3 (420mm x 297mm).

Quy định này được hiểu, sổ sau khi được in và đóng cuốn thì mở ra bên trong là trang A3 nằm ngang (tương ứng với 02 trang A4 đứng), hợp thành 01 mặt (trang) để đăng ký văn bản.

Tuy nhiên, trong thực tế, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đều ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản, đăng ký văn bản; hầu hết các cơ quan đều có sử dụng phần mềm và in thành sổ, một số ít cơ quan quản lý trong chương trình Excel và in thành sổ để quản lý.

Từ thực tế về cơ sở vật chất như máy in, loại giấy thông dụng, phổ biến, các cơ quan đã linh hoạt vận dụng để thực hiện tốt công tác quản lý văn bản và lập sổ đăng ký văn bản, cụ thể nhiều cơ quan sử dụng giấy A4 theo chiều ngang để in thành sổ từ cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý.