Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phòng Quản lý đô thị - Đội Quản lý trật tự đô thị huyện Cần Giờ

Email:  dqlttdt.cangio@tphcm.gov.vn

Ngày hỏi:  19-12-2017

Câu hỏi:  
Xin chào! Em công tác tại Phòng Quản lý đô thị - Đội Quản lý trật tự đô thị huyện Cần Giờ. Ngày 31 tháng 11 năm 2017, Chi cục Văn thư-Lưu trữ có ban hành Văn bản số 285/CCVTLT-QL về việc thể thức quyền hạn ký văn bản của Đội Quản lý trật tự đô thị. Thực hiện theo Văn bản hướng dẫn trên, hiện nay, vẫn còn vướng mắc nên cụ thể: Tại mục 2.c Trường hợp Đội trưởng do Phó Trưởng phòng kiêm nhiệm thì quyền hạn ký văn bản do Trưởng phòng phân công ký thay lĩnh vực, đọn vị mà mình phụ trách. Văn bản ban hành có thể thức văn bản của Phòng Quản lý đô thị, trong đó tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản và đóng dấu của Phòng Quản lý đô thị. Ví dụ: Trường hợp Công văn do Đội Quản lý trật tự đô thị tham mưu, thì số, ký hiệu văn bản ban hành như sau: UBND HUYỆN CẦN GIỜ PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ Số: /BC-PQLĐT-ĐQLTTĐT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Cần Giờ, ngày tháng năm 2017 Vậy thể thức thẩm quyền ký như thế nào? Mong Chi cục hướng dẫn cụ thể để đảm bảo thể thức.

Ngày trả lời:  19-12-2017

Trả lời:  

Chào bạn!

1. Về ký hiệu của văn bản

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 8 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 thì ký kiệu của văn bản được chia làm 2 loại:

- Văn bản có tên loại: gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan. ví dụ: BC-PQLĐT

- Ký hiệu của công văn: Bao gồm chữ viết tắt của tên cơ quan và chữ viết tắt của tên đơn vị. Ví dụ công văn do Đội tham mưu thì có ký hiệu: PQLĐT-ĐQLTTĐT  

Tuy nhiên, trong thực tế để phục vụ việc quản lý, một số cơ quan áp dụng linh hoạt đã gắn thêm ký hiệu tên đơn vị vào thể thức này để thuận lợi trong việc quản lý và kiểm tra. Trường hợp cơ quan bạn bổ sung thêm ký hiệu của tên đơn vị này thì cần quy định cụ thể trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan hoặc có văn bản quy định riêng.

2. Về thể thức quyền hạn ký

Do Đội QLTTĐT không có con dấu riêng nên không thể ban hành văn bản độc lập, quyền han ký có thể áp dụng một số trường hợp sau:

-  Văn bản chỉ lưu hành, thông tin nội bộ không đóng dấu thì ghi tên cơ quan và quyền hạn ký của Đội và Đội trưởng.

- Tham mưu hoặc được giao ký, có thể áp dụng ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền và ký thay của thừa lệnh:

Cám ơn bạn đã quan tâm gửi câu hỏi, một số ý kiến trao đổi cùng bạn để tham khảo áp dụng tại cơ quan mình, mong nhận được các ý kiến khác từ bạn./.