Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Tran Quoc My
Email: tranmy2410@gmail.com
Ngày hỏi: 12-07-2018
Câu hỏi:
Kính gửi: Chi cục VT-LT Tp Hồ Chí Minh. Nhờ Chi cục giải đáp thắc mắc sau: 1. Huyện tôi đang chuẩn bị đưa vào sử dụng Kho Luu trữ. Để chuận tốt cho công tác tham mưu của phòng Nội vụ. Vậy quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kho được quy định như thế nào? Căn cứ văn bản nào? Hoặc có văn bản nào để thao khảo? 2. Qua kiểm tra VTLT 6 tháng đầu năm 2018 trên địa bàn Huyện, đa số các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Lý do, khối lượng công việc nhiều nên không có thời gian để lập thủ công? Vậy tôi có thể hướng dẫn CCVC lập HSVC trong môi trường mạng được không? Cách lập như thế nào? Được quy định tại văn bản nào? 3. Tôi mới được điều động về phòng Nội vụ được gần 01 tháng. Vậy tôi phải làm thế nào để đưa công tác VTLT có sự thay đổi? Nhờ Chi cục định hướng, gới ý thêm? Rất mong Chi cục hồi đáp, chân thành cám ơn!Ngày trả lời: 12-07-2018
Trả lời:
Chào bạn Trần Quốc Mỹ!
Cám ơn Bạn đã có quan tâm đặt câu hỏi đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh. Liên quan đến câu hỏi của Bạn, chúng tôi xin trao đổi như sau:
1. Về tổ chức và hoạt động của Kho lưu trữ tài liệu ở cấp huyện hiện nay chưa có quy định cụ thể. Theo quy định của Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở hai cấp: Trung ương và cấp tỉnh (cấp huyện không có tổ chức Lưu trữ lịch sử).
Như vậy, Kho Lưu trữ ở quận, huyện được hiểu là Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, do đặc điểm khác biệt của hoạt động Kho Lưu trữ ở cấp huyện với các Lưu trữ cơ quan khác là Kho Lưu trữ này có thể quản lý, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng nhiều phông tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện. Mặt khác, có nhiều ở quan cấp huyện là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Với đặc điểm tình hình nêu trên, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố và Giám đốc Sở Nội vụ ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn theo thẩm quyền cho phép tại Điểm a, Khoản 13, Điều 2 của Thông tư số 15/2014/TT-BNV.
Cụ thể: Trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Trong đó, tại Điều 3 giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức lựa chọn và thu thập tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức cấp huyện để giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
Mặt khác, trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29/6/2015 về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; trong đó, có tổ chức Kho Lưu trữ tại quận, huyện.
Sau đó, tham mưu Sở Nội vụ ban hành các hướng dẫn có nội dung liên quan đến việc xây dựng Kho và quản lý tài liệu lưu trữ tại quận, huyện, như: Hướng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20/01/2016 của Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức; Hướng dẫn số 3457/HD-SNV ngày 25/8/2017 của Sở Nội vụ hướng dẫn tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh; Công văn số 3066/SNV-CCVTLT ngày 30/8/2016 của Sở Nội vụ về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
Như vậy, do đặc điểm tình hình cụ thể về công tác lưu trữ tài liệu tại quận, huyện của Thành phố, Chi cục có đề xuất chỉ đạo, hướng dẫn và chỉ có phạm vi điều chỉnh tại các quận, huyện của Thành phố Hồ Chí Minh.
Bạn có thể tham khảo các văn bản nêu trên tại website này để vận dụng tham mưu tổ chức công việc của mình hoặc Bạn liên hệ trực tiếp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Tháp để được hướng dẫn cụ thể.
2. Về công tác lập hồ sơ công việc
Bạn cần phân biệt hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, hồ sơ điện tử không thể thay thế hồ sơ truyền thống là hồ sơ giấy. Việc lập hồ sơ công việc là thực hiện tại thời điểm xử lý công việc, khi kết thúc công việc cũng là lúc kết thúc hồ sơ. Không thể nêu lý do bận nhiều việc không lập được hồ sơ.
Bạn cần nghiên cứu Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tham mưu hướng dẫn thực hiện tốt việc lập hồ sơ tại đơn vị mình, tránh để tình trạng tồn đọng hồ sơ.
3. Việc lập hồ sơ trên môi trường mạng
Bạn tham khảo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ quy định về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (đang lấy ý kiến).
Một số nội dung trao đổi đến Bạn.
Câu hỏi khác
- Cách thức thực hiện pháp lý hóa văn bản điện tử sang văn bản giấy ( mục đích tăng cường lưu văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản điện tử , góp phần giải phóng diện tích lưu văn bản giấy đến ) . Bích Châu xin cám ơn quý cơ quan .
- Xin hỏi hiện nay đang thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU ngày 29/12/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy TP HCM về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và Công văn số 983/UBND-VX ngày 20/3/2023 của UBND TP HCM về việc triển khai tổ chức thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU tôi muốn Chi cục hướng dẫn tôi hoặc cho tôi xin quy chế (mẫu) công tác văn thư lưu trữ; Quy định về khai thác, sữ dụng tài liệu lưu trữ, Quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ….Rất mong nhận được hồi âm. Cám ơn!!!
- Cơ quan tôi thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử của TP. Trong quá trình công tác, cơ quan tôi chưa tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, nhưng phát sinh các tài liệu quá hạn cần tiêu hủy. Như vậy, chúng tôi cần xin ý kiến (hồ sơ, thuyết minh...) Chi cục về việc tiêu hủy đó không hay chúng tôi có thể tự tiêu hủy tài liệu quá hạn đó (những tài liệu này không phải tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử). Cảm ơn Chi cục
- Tổng Cục phó được Bộ trưởng giao phụ trách Cục cấp tỉnh trong hệ thống ngành dọc, ký đóng dấu Cục cấp tỉnh, có được cùng lúc đóng dấu cấp Tổng cục, cơ quan chủ quản của Cục cấp tỉnh không?
- Tôi là văn thư đơn vị. Thủ trưởng đơn vị tôi nhận thư đến là văn bản MẬT (có nơi nhận ghi tên cá nhân thủ trưởng) nên tôi đã chuyển đến thủ trưởng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, thủ trưởng muốn chuyển văn bản mật nêu trên đến các đơn vị trực thuộc để xử lý thì cần xử lý như thế nào. Thủ trưởng tôi có cần làm văn bản gì để cho tôi được phép sao văn bản mật?
- Tôi có xem một số văn bản, có văn bản ghi: - "Căn cứ Quyết định số.... của Chủ tịch UBND tỉnh X” hoặc “Căn cứ Quyết định số.... của UBND tỉnh X”; - “Căn cứ Thông tư… của Bộ trưởng Bộ Nội vụ” hoặc “Căn cứ Thông tư… của Bộ Nội vụ”; - “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Hiệu trưởng Trường XYZ” hoặc “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Trường XYZ” Vậy khi ghi phần căn cứ, có ghi thêm chức vụ (Bộ trưởng, Chủ tịch, Hiệu trưởng,…) không ạ? Nếu có thì đối với thể loại văn bản nào sẽ ghi ạ?
- Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điểm 4c, Điều 29 có ghi: Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Vậy tôi muốn hỏi là chỉ có hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn mới lập mục lục văn bản phải không? Và các hồ sơ có thời hạn bảo quản bình thường thì không cần lập mục lục văn bản phải không? Xin được hướng dẫn cụ thể, xin cám ơn
- Kính chào Chi cục, Chi cục cho tôi được hỏi trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai các văn bản (bản photo) của các cơ quan khác gửi đến dưới dạng cung cấp hồ sơ để xử lý công việc. Thông thường cá nhân tôi thấy chỉ có đóng dấu khi cung cấp cho Đoàn kiểm toán hoặc Đoàn Thanh tra thì đóng dấu như vậy có đúng quy định không? Xin chân thành cảm ơn./.
- Trong quy định về thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có ghi: Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thao quy định để phục vụ cho công việc hoặc công việc chưa kết thúc thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Sở và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu giữ lại. Thời gian lưu giữ hồ sơ tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Vậy nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu giữ lại thì có cần phải làm thủ tục gì không? Và có mẫu biên nhận gì không ạ? Em cảm ơn!
- Tại bước 6-Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 3), còn ở bước 11-Viết bìa và viết chứng từ kết thúc (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 2). Vì vậy khi thực hiện bước 11 viết bìa và chứng từ kết thúc nhân viên Công ty không thực hiện việc ký vào chứng từ kết thúc tại vị trí Người lập hồ sơ mà chỉ căn cứ vào ký hiệu thông tin ở Phiếu tin để ghi tên người lập hồ sơ vào chứng từ kết thúc. Như vậy ở chứng từ kết thúc người lập hồ sơ (Lưu trữ viên bậc 3) có phải ký vào chứng từ kết thúc không? (Hướng dẫn tại công văn 283/VTLTNN-NVTW không đề cập đến và tại mẫu Bìa hồ sơ theo Quyết định 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” không có ghi (ký và ghi rõ họ tên). Ghi chú: Lưu trữ lịch sử
- Chi cục cho mình hỏi, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản là nhiệm vụ của văn thư được quy định tại NĐ 30, nhưng có một số văn bản như Thư cảm ơn... không lấy số thì việc ghi ngày ban hành các văn bản này có phải nhiệm vụ của văn thư không ạ, có quy định chi tiết ở văn bản nào ko ạ?