Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Mai Thu
Email: maithu@gmail.com
Ngày hỏi: 01-08-2018
Câu hỏi:
Chào Chi cục. Tôi dự kiến tham mưu văn bản như dưới đây. Như vậy có đảm bảo không. Rất mong Chi cuc tư vấn. Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 426/QĐ-UBND ngày 14 tháng 5 năm 2015 của Chủ tịch UBND Tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Công văn số 482/UBND-NC ngày 24 tháng 10 năm 2017 của UBND Tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ; Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 26 tháng 3 năm 2018 của UBND Huyện về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Để tổ chức quản lý và sử dụng tốt nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn được tập trung, thống nhất; tạo điều kiện thuận lợi trong việc phối hợp lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh. Phòng Nội vụ có ý kiến như sau: 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu năm 2016, 2017, 2018 đang quản lý, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp vào Kho Lưu trữ Huyện theo đúng thời hạn quy định. 2. Thời hạn giao nộp, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu thực hiện theo Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quanNgày trả lời: 01-08-2018
Trả lời:
Chào bạn!
Cơ bản những nội dung của bạn dự kiến đề xuất tham mưu phù hợp với quy định chung về việc tổ chức quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, theo chúng tôi, bạn nên có khảo sát, nắm lại tình hình thực tế về tài liệu tại các phòng như: Mức độ và khối lượng tồn đọng của tài liệu; Về thời gian và năng lực chuyên môn của người làm công tác lưu trữ tại các phòng và có sự thống nhất với Thủ trưởng các phòng này, để bạn có đề xuất thực hiện việc thu thập tài liệu khả thi nhất.
Mặt khác, bạn nên tham khảo và nhờ sự hướng dẫn của Chi cục và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại tỉnh nơi bạn công tác để việc triển khai phù hợp với tình hình thực tế./.
Câu hỏi khác
- Cách thức thực hiện pháp lý hóa văn bản điện tử sang văn bản giấy ( mục đích tăng cường lưu văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản điện tử , góp phần giải phóng diện tích lưu văn bản giấy đến ) . Bích Châu xin cám ơn quý cơ quan .
- Xin hỏi hiện nay đang thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU ngày 29/12/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy TP HCM về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và Công văn số 983/UBND-VX ngày 20/3/2023 của UBND TP HCM về việc triển khai tổ chức thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU tôi muốn Chi cục hướng dẫn tôi hoặc cho tôi xin quy chế (mẫu) công tác văn thư lưu trữ; Quy định về khai thác, sữ dụng tài liệu lưu trữ, Quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ….Rất mong nhận được hồi âm. Cám ơn!!!
- Cơ quan tôi thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử của TP. Trong quá trình công tác, cơ quan tôi chưa tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, nhưng phát sinh các tài liệu quá hạn cần tiêu hủy. Như vậy, chúng tôi cần xin ý kiến (hồ sơ, thuyết minh...) Chi cục về việc tiêu hủy đó không hay chúng tôi có thể tự tiêu hủy tài liệu quá hạn đó (những tài liệu này không phải tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử). Cảm ơn Chi cục
- Tổng Cục phó được Bộ trưởng giao phụ trách Cục cấp tỉnh trong hệ thống ngành dọc, ký đóng dấu Cục cấp tỉnh, có được cùng lúc đóng dấu cấp Tổng cục, cơ quan chủ quản của Cục cấp tỉnh không?
- Tôi là văn thư đơn vị. Thủ trưởng đơn vị tôi nhận thư đến là văn bản MẬT (có nơi nhận ghi tên cá nhân thủ trưởng) nên tôi đã chuyển đến thủ trưởng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, thủ trưởng muốn chuyển văn bản mật nêu trên đến các đơn vị trực thuộc để xử lý thì cần xử lý như thế nào. Thủ trưởng tôi có cần làm văn bản gì để cho tôi được phép sao văn bản mật?
- Tôi có xem một số văn bản, có văn bản ghi: - "Căn cứ Quyết định số.... của Chủ tịch UBND tỉnh X” hoặc “Căn cứ Quyết định số.... của UBND tỉnh X”; - “Căn cứ Thông tư… của Bộ trưởng Bộ Nội vụ” hoặc “Căn cứ Thông tư… của Bộ Nội vụ”; - “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Hiệu trưởng Trường XYZ” hoặc “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Trường XYZ” Vậy khi ghi phần căn cứ, có ghi thêm chức vụ (Bộ trưởng, Chủ tịch, Hiệu trưởng,…) không ạ? Nếu có thì đối với thể loại văn bản nào sẽ ghi ạ?
- Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điểm 4c, Điều 29 có ghi: Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Vậy tôi muốn hỏi là chỉ có hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn mới lập mục lục văn bản phải không? Và các hồ sơ có thời hạn bảo quản bình thường thì không cần lập mục lục văn bản phải không? Xin được hướng dẫn cụ thể, xin cám ơn
- Kính chào Chi cục, Chi cục cho tôi được hỏi trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai các văn bản (bản photo) của các cơ quan khác gửi đến dưới dạng cung cấp hồ sơ để xử lý công việc. Thông thường cá nhân tôi thấy chỉ có đóng dấu khi cung cấp cho Đoàn kiểm toán hoặc Đoàn Thanh tra thì đóng dấu như vậy có đúng quy định không? Xin chân thành cảm ơn./.
- Trong quy định về thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có ghi: Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thao quy định để phục vụ cho công việc hoặc công việc chưa kết thúc thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Sở và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu giữ lại. Thời gian lưu giữ hồ sơ tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Vậy nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu giữ lại thì có cần phải làm thủ tục gì không? Và có mẫu biên nhận gì không ạ? Em cảm ơn!
- Tại bước 6-Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 3), còn ở bước 11-Viết bìa và viết chứng từ kết thúc (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 2). Vì vậy khi thực hiện bước 11 viết bìa và chứng từ kết thúc nhân viên Công ty không thực hiện việc ký vào chứng từ kết thúc tại vị trí Người lập hồ sơ mà chỉ căn cứ vào ký hiệu thông tin ở Phiếu tin để ghi tên người lập hồ sơ vào chứng từ kết thúc. Như vậy ở chứng từ kết thúc người lập hồ sơ (Lưu trữ viên bậc 3) có phải ký vào chứng từ kết thúc không? (Hướng dẫn tại công văn 283/VTLTNN-NVTW không đề cập đến và tại mẫu Bìa hồ sơ theo Quyết định 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” không có ghi (ký và ghi rõ họ tên). Ghi chú: Lưu trữ lịch sử
- Chi cục cho mình hỏi, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản là nhiệm vụ của văn thư được quy định tại NĐ 30, nhưng có một số văn bản như Thư cảm ơn... không lấy số thì việc ghi ngày ban hành các văn bản này có phải nhiệm vụ của văn thư không ạ, có quy định chi tiết ở văn bản nào ko ạ?