Chi tiết tin
-
Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành [10-06-2016]
Công tác lập và giao nộp hồ sơ là gì ? "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
"Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Giao nộp hồ sơ: ...Cơ quan tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó...(theo Điều 11 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia).
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ như nhiều công chức quan niệm.
Sau khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải đánh số thứ tự lên các văn bản có trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm nhanh chóng đồng thời phải lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng từng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi.
Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập, hoàn chỉnh các phần của bìa hồ sơ như: số hồ sơ, mục lục số, phông số và làm sổ thống kê hồ sơ của cơ quan. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hiện hành là một chế độ bắt buộc và giao nộp trong thời gian nhất định, gồm các loại tài liệu được phân chia như sau: đối với tài liệu hành chính; sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức; đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác; sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc./.
Lượt xem: 13847
Tin khác
- Sở Nội vụ phối hợp Phân hiệu Trường ĐH Nội vụ Hà Nội tại TP HCM tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2019  [04-07-2019]
- Tháng hành động vì trẻ em năm 2019 với thông điệp truyền thông "Hãy gọi 111 bảo vệ trẻ em" [13-06-2019]
- Quy định về việc giữ lại con dấu hết giá trỊ sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lỊch sử [22-05-2019]
- Khai mạc triển lãm “Tiền Giang - Dấu ấn lịch sử từ tài liệu lưu trữ” [15-05-2019]
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư [13-05-2019]
- Báo cáo kết quả tổ chức học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 [10-05-2019]
- Họp mặt công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh miền Nam lần 2 - năm 2019 tại thành phố Cần Thơ [05-05-2019]
- Thành phố Cần Thơ khai mạc triển lãm "Lịch sử hình thành và phát triển Cần Thơ qua tài liệu lưu trữ" [05-05-2019]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tổ chức Đoàn học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng [02-05-2019]
- Thông báo thời gian, địa điểm tập trung Đoàn học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 [19-04-2019]
- Bộ Nội vụ tổ chức Hội nghị tập huấn công tác thống kê ngành Nội vụ (dành cho khối văn thư, lưu trữ) [12-04-2019]
- Tiếp Đoàn viên chức Ban Quản lý Ký túc xá Đại học Quốc gia TP HCM đến khảo sát thực tế hoạt động lưu trữ [27-03-2019]
- Thông báo đăng ký tham gia học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 [26-03-2019]
- Chúc mừng Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh vừa được bổ nhiệm [20-03-2019]
- Thông báo tiếp nhận công chức, viên chức năm 2019 [22-02-2019]