Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Nguyễn Quốc Thắng

Email:  nguyencongtrusaa@gmail.com

Ngày hỏi:  20-05-2021

Câu hỏi:  
Các địa danh trên công văn. Cho tôi hỏi: cơ quan tôi có 2 đơn vị đại diện, một đặt tại Rạch Giá (thuộc tỉnh Kiên Giang), một đặt tại Phú Quốc (thuộc tỉnh Kiên Giang). Vậy trên công văn của hai cơ quan đại diện này ghi địa danh nơi soạn văn bản là Rạch Giá và Phú Quốc hay ghi chung là Kiên Giang? Rất cảm ơn

Ngày trả lời:  20-05-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Tại khoản 4, Mục II Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc ghi địa danh trong văn bản. Tuy nhiên, do bạn không nêu cụ thể tên cơ quan và phạm vi hoạt động nên chúng tôi giới thiệu một số phương án ghi địa danh trong văn bản trong trường hợp cơ quan có đơn vị trực thuộc có trụ sở ở huyện, tỉnh khác.

Sau đây là một số phương án đề xuất của chúng tôi trong việc ghi địa danh trong văn bản: 

- Trường hợp cơ quan bạn có phạm vi quản lý và hoạt động từ cấp tỉnh trở lên, văn bản của cơ quan sẽ ghi địa danh là tên tỉnh của cơ quan mình có trụ sở trú đóng. 

-  Trường hợp cơ quan nêu trên có đơn vị trực thuộc có trụ sở ở huyện, tỉnh khác thì ghi địa danh là tên tỉnh của đơn vị đó trú đóng. Tuy nhiên, trường hợp bạn nêu, có 02 đơn vị trực thuộc trú đóng ở 02 đơn vị hành chính cấp huyện trong cùng một tỉnh, theo chúng tôi, cơ quan bạn cần xây dựng và trình Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, trong đó xác định việc ghi địa danh trong văn bản của 02 đơn vị trực thuộc này.

Mặt khác, trường hợp 02 đơn vị trực thuộc trú đóng ở 02 đơn vị hành chính cấp huyện của tỉnh, bạn có thể đề xuất Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định việc ghi địa danh trong văn vản của 02 đơn vị trực thuộc này là tên của đơn vị hành chính cấp huyện để tiện phân biệt và quản lý văn bản./.