Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Mai Thu

Email:  maithu@gmail.com

Ngày hỏi:  01-08-2018

Câu hỏi:  
Chào Chi cục. Tôi dự kiến tham mưu văn bản như dưới đây. Như vậy có đảm bảo không. Rất mong Chi cuc tư vấn. Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 426/QĐ-UBND ngày 14 tháng 5 năm 2015 của Chủ tịch UBND Tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Công văn số 482/UBND-NC ngày 24 tháng 10 năm 2017 của UBND Tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ; Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 26 tháng 3 năm 2018 của UBND Huyện về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Để tổ chức quản lý và sử dụng tốt nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn được tập trung, thống nhất; tạo điều kiện thuận lợi trong việc phối hợp lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh. Phòng Nội vụ có ý kiến như sau: 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu năm 2016, 2017, 2018 đang quản lý, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp vào Kho Lưu trữ Huyện theo đúng thời hạn quy định. 2. Thời hạn giao nộp, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu thực hiện theo Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Ngày trả lời:  01-08-2018

Trả lời:  

Chào bạn!

Cơ bản những nội dung của bạn dự kiến đề xuất tham mưu phù hợp với quy định chung về việc tổ chức quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, theo chúng tôi, bạn nên có khảo sát, nắm lại tình hình thực tế về tài liệu tại các phòng như:  Mức độ và khối lượng tồn đọng của tài liệu; Về thời gian và năng lực chuyên môn của người làm công tác lưu trữ tại các phòng và có sự thống nhất với Thủ trưởng các phòng này, để bạn có đề xuất thực hiện việc thu thập tài liệu khả thi nhất.

Mặt khác, bạn nên tham khảo và nhờ sự hướng dẫn của Chi cục và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại tỉnh nơi bạn công tác để việc triển khai phù hợp với tình hình thực tế./.