Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Nam

Email:  baonam24912@gmail.com

Ngày hỏi:  24-02-2021

Câu hỏi:  
Chi cục có thể giải đáp giúp tôi hiện nay có quy định cụ thể nào đối với văn bản hành chính bắt buộc ký số và không gửi bản giấy không ạ? Vì trên thực tế ngoài trừ văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước thì không ký số trên hệ thống phần mềm công việc, còn các trường hợp văn bản hành chính đủ điều kiện ký số và đáp ứng điều kiện gửi trên trục liên thông thì ký số và gửi điện tử (NĐ 30/2020 vẫn quy định trường hợp văn bản giấy hoặc văn bản điện tử).

Ngày trả lời:  24-02-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Theo quy định, các cơ quan nhà nước cần tăng cường thực hiện việc ký số và sử dụng văn bản điện tử.

Việc phát hành văn bản, tạo lập hồ sơ điện tử khi hệ thống (phần mềm) quản lý văn bản và hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng được theo yêu cầu tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Trường hợp cơ quan bạn, hệ thống chưa đáp ứng theo yêu cầu nêu trên thì sau khi phát hành văn bản điện tử cần phải tạo lập hồ sơ giấy để lưu theo quy định.

Mặt khác, việc quyết định ký số, phát hành văn bản điện tử hay phát hành văn bản giấy sẽ do thủ trưởng cơ quan quyết định./.