Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phương

Email:  phuongnguyen.qd@gmail.com

Ngày hỏi:  20-05-2021

Câu hỏi:  
Chi cục cho em hỏi thêm nếu văn bản ký số của người thẩm quyền ký số của cơ quan như ví dụ Chi cục đã đưa thì góc trên cùng bên phải trang đầu của văn bản có thêm thông tin người ký, mail, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ phút giây; múi giờ VN) không? Hay hình thức này chỉ áp dụng đối với văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy? Rất mong nhận được hỗ trợ Quý đơn vị./.

Ngày trả lời:  20-05-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan tổ chức được quy định tại khoản 7, 8 Mục II và khoản 1 Mục III Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, quy định cụ thể các trường hợp:

- Ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan để tạo bản gốc văn bản điện tử (trong đó có trường hợp ký số của người có thẩm quyền, của cơ quan trong văn bản chính có văn bản kèm theo trong cùng một file và ký số cho văn bản kèm theo văn bản chính từ một file khác.

- Ký số trong trường hợp sao văn bản: từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Nội dung bạn nêu là trường hợp sao văn bản, sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (scan, số hóa bản gốc, bản chính văn bản giấy để tạo bản sao văn bản điện tử), tại Mục I Phần II của Phụ lục I  ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định hình thức chữ ký số của cơ quan tổ chức trên bản sao định danh điện tử [(không quy định việc hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức (con dấu, hoặc hình ảnh khác)].