Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Bảo Châu

Email:  ngmbaochau2014@gmail.com

Ngày hỏi:  16-05-2019

Câu hỏi:  
Chi cục văn thư lưu trữ cho hỏi quy định về ký hiệu văn bản của Ban Chỉ đạo của cơ quan, xin cám ơn

Ngày trả lời:  16-05-2019

Trả lời:  

Chào bạn!

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản. Số và ký hiệu được thực hiện như sau:

1. Số của văn bản: phải lấy số của Hội đồng, Ban.

2. Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo (Phụ lục I của Thông tư số 01/2011/TT-BNV) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có). 

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Như vậy, theo quy định, nếu cơ quan bạn có Hội đồng, các Ban tư vấn được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản thì ngoài việc mở sổ quản lý văn bản có hệ thống số văn bản đi và ký hiệu văn bản riêng; cơ quan bạn cần áp dụng như trên và cần quy định cụ thể chữ viết tắt tên Hội đồng, các Ban tư vấn theo hướng bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.