Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phương

Email:  phuongnguyen.qd@gmail.com

Ngày hỏi:  20-08-2020

Câu hỏi:  
Cho em hỏi về thể thức ký văn bản với tư cách là cơ quan giúp việc cho Hội đồng (Theo Quyết định thành lập Hội đồng và Quy chế Hội đồng thì cơ quan giúp việc với tư cách là “ỦY VIÊN HỘI ĐỒNG”, được sử dụng con dấu của đơn vị để giúp việc cho Hội đồng). Vậy nếu cơ quan giúp việc ban hành 1 văn bản thì thể thức như thế nào cho đúng quy định ạ? Vì thông thường em thấy thường Chủ tịch Hội đồng, Phó Chủ tịch Hội đồng ký văn bản, phía dưới sẽ ghi chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản.

Ngày trả lời:  20-08-2020

Trả lời:  

Chào em!

Do em không nêu cụ thể nội dung: Tên Hội đồng, chức danh lãnh đạo của Hội đồng (công tác ở cơ quan nào), cơ quan làm thường trực Hội đồng, cơ quan giúp việc Hội đồng và tổ chức nào được sử dụng con dấu nào, nên chúng tôi giới thiệu quy định chung để em tham khảo: 

Tại điểm c, khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:

"Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký".

Trường hợp bạn nêu, ủy viên của Hội đồng không phải là chức danh lãnh đạo để ký văn bản trong tổ chức tư vấn nên không thể ký văn bản của tổ chức này, mà thuộc thẩm quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng.