Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phương

Email:  

Ngày hỏi:  15-12-2020

Câu hỏi:  
Cho tôi được hỏi Báo cáo công tác VTLT theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018: - Biểu số: 0909.N/BNV-VTLT số tài liệu lưu trữ thì số tài liệu nền giấy quy đổi ra mét giá tài liệu được tính là tài liệu đã lưu trữ vào kho lưu trữ hiện hành của các năm trước còn Biểu số: 0910.N/BNV-VTLT số tài liệu lưu trữ thu thập được là số liệu từ 01/01 đến 31/12 phải không ạ? - Biểu số: 0914.N/BNV-VTLT số trang thiết bị dùng cho lưu trữ: Tại biểu mẫu này số liệu về chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu, hệ thống báo cháy, bình chữa cháy, máy vi tính,…. được tính số lượng là các thiết bị trong kho hay trong phòng làm việc ạ? Thực tế cơ quan tôi không có kho chuyên dụng chỉ có kho tạm khoảng 12m2 không đủ để lưu trữ hồ sơ. Các tủ, kệ hồ sơ và các thiết bị khác chủ yếu tại phòng làm việc thì có được tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ không? Máy vi tính là máy của từng cá nhân trong quá trình làm việc và lưu trữ hồ sơ do mình tạo lập trên hệ thống phần mềm văn bản có đúng không?

Ngày trả lời:  15-12-2020

Trả lời:  

Chào bạn, chúng tôi xin trả lời ý kiến thắc mắc của bạn như sau:

- Biểu mẫu số 0909.N/BNV-VTLT về số tài liệu lưu trữ thì cách tính sẽ là tổng số tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan và chia theo từng loại có đến thời điểm 31 tháng 12 năm báo cáo.

- Biểu mẫu số 0910.N/BNV-VTLT về số tài liệu lưu trữ thu thập sẽ là số tài liệu lưu trữ đã thu thập trong năm từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo và số tài liệu đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập có đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo của Lưu trữ cơ quan.

- Biểu số: 0914.N/BNV-VTLT về số trang thiết bị dùng cho lưu trữ; đối với tủ, giá, kệ có tại phòng làm việc, số lượng vẫn được tính vì đây là các thiết bị được dùng phục vụ cho công tác lưu trữ; đối với các thiết bị khác như camera, bình chữa cháy, hệ thống chống đột nhập… chỉ tính số lượng hiện có trong kho (hoặc kho tạm); riêng máy tính cá nhân thì không được tính vì không phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu, máy tính phục vụ cho công tác lưu trữ được hiểu là máy tính phục vụ cho công tác lưu trữ, tra tìm hồ sơ, tài liệu của Lưu trữ cơ quan.