Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phong

Email:  daothanhphong559@gmail.com

Ngày hỏi:  05-04-2020

Câu hỏi:  
cho tôi hỏi về chỉnh lý hồ sơ xây dựng quy chế. Hiện cơ quan tôi đang chỉnh lý hồ sơ trong đó các hồ sơ về xây dựng các loại quy chế hoạt động. từ khi thành lập đến nay công ty có thay đổi quy chế nhiều lần (sửa đổi bổ sung) như vậy khi chỉnh lý hồ sơ này thì chỉnh lý như thể nào? chia hồ sơ ra thành từng năm ban hành hay là gộp thành một hồ sơ quy chế để chỉnh lý

Ngày trả lời:  05-04-2020

Trả lời:  

Chào bạn!

Vấn đề bạn quan tâm, theo chúng tôi có thể xử lý theo hai phương án:

1. Theo nguyên tắc chung về quản lý tài liệu lưu trữ: Sau một năm công việc kết thúc, Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu hình thành trong năm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan và cập nhật vào Mục lục hồ sơ lưu trữ của năm đó.

Như vậy, mỗi lần ban hành, sửa đổi Quy chế sẽ có một hồ sơ được lập và các hồ sơ này được hình thành ở các thời điểm khác nhau. Mặt khác, hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động cơ quan cũng là hồ sơ công việc của người làm công tác hành chính - tổ chức nên được lập riêng từng hồ sơ khi ban hành và được lập Mục lục theo năm hình thành để quản lý và tổ chức sử dụng theo quy định.

2. Trường hợp hồ sơ, tài liệu của cơ quan tồn đọng chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan [hiện đang bảo quản tại các đơn vị (các phòng) và cá nhân]. Hồ sơ, tài liệu này cần giao nhận đầy đủ và thực hiện chỉnh lý.

Nếu có hồ sơ chuyên đề về xây dựng ban hành Quy chế được người tham mưu bảo quản tập trung trong nhiều năm, trường hợp này khi chỉnh lý bạn có thể sắp xếp, phân chia hồ sơ này thành các đơn vị bảo quản, trong đó thể hiện được các lần ban hành và có biên mục văn bản để thuận lợi trong việc tìm kiếm và sử dụng.