Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Phạm Đức Hữu

Email:  huu153@yahoo.com.vn

Ngày hỏi:  02-01-2019

Câu hỏi:  
"Hồ sơ lưu trữ đối với Hồ sơ Hoàn thành Công trình Xây dựng" có được Lưu trữ bằng File điện tử (File scan) thay cho bản giấy được không? Theo TT 26/2016/TT-BXD Điều 2. Trách nhiệm quản lý chất lượng công trình xây dựng của chủ đầu tư 9. Lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Điều 12 Thông tư này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. -------- Điều 12. Quy định về lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình 1. Chủ đầu tư….. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. “Xin cho hỏi Theo Điều 2, Mục 9 có nêu ở trên, Xin vui long cho hỏi: " có các quy định nào khác của pháp luật có liên quan" cho phép thay cho bản giấy (bản chính hoặc bản sao) có thể dùng bản scan (scan từ bản gốc hoặc bản chính) để lưu trữ được không.” Xin cám ơn

Ngày trả lời:  02-01-2019

Trả lời:  

Chào bạn!

Hồ sơ của công trình xây dựng (tài liệu giấy) phải được chỉnh lý, sắp xếp, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ và được bảo quản theo thời hạn quy định của bộ, ngành liên quan.

Tại Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “…Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

Hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong hồ sơ có thể có các thành phần là bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp (tùy theo yêu cầu của từng thành phần hồ sơ lúc hình thành hồ sơ). Song song với việc hình thành hồ sơ, tài liệu giấy, hồ sơ, tài liệu điện tử cũng được hình thành, yêu cầu phải lập và giao nộp để quản lý tập trung thống nhất.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, đã có hồ sơ, tài liệu điện tử, tuy nhiên không thể thay thế hoặc hủy tài liệu giấy. Tài liệu giấy vẫn còn giá trị lưu trữ đặc biệt quan trọng theo quy định tại Khoản 1, 3 Điều 13 của Luật Lưu trữ:

“1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

 3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”.

Như vậy, nếu trường hợp cơ quan, tổ chức, chưa có điều kiện và khả năng lập và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử tại thời điểm hình thành hồ sơ. Sau đó tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu này và hồ sơ tài liệu giấy đã được số hóa vẫn cần phải quản lý, bảo quản theo thời hạn quy định và của Luật Lưu trữ.