Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Nguyễn Trung Hiếu
Email: nthieu.nhabe@tphcm.gov.vn
Ngày hỏi: 09-02-2017
Câu hỏi:
Kính gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh. Tôi đang tìm hiểu về thời hạn lưu trữ hồ sơ đối với hồ sơ cấp giấy phép xây dựng cho hộ gia đình, cá nhân (theo Thủ tục hành chính được ban hành). Tôi đang băn khoăn việc xác định thời hạn của dạng hồ sơ này là 20 năm theo dạng hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính (mục 12.1, số thứ tự là 145, Phụ lục đính kèm Thông tư 09/2011/TT-BNV) là có phù hợp không. Nếu không phù hợp kính mong Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về thời hạn lưu trữ của loại hồ sơ này theo dạng nào là phù hợp quy định. Tôi xin chân thành cám ơn.Ngày trả lời: 09-02-2017
Trả lời:
Chào bạn: nthieu.nhabe@tphcm.gov.vn
Địa chỉ: 330 Nguyễn Bình ấp 1 xã Phú Xuân, huyện Nhà Bè
Liên quan đến nội dung bạn hỏi, chúng tôi có ý kiến trả lời như sau:
Tại mục 12.1, số thứ tự là 145, Phụ lục đính kèm Thông tư 09/2011/TT-BNV là hồ sơ thực hiện cải cách hành chính (không phải là hồ sơ Cấp phép xây dựng nhà ở).
Chúng tôi xin gợi ý bạn tham khảo một số các văn bản quy định liên quan khác để áp dụng: Ngoài Thông tư 09/2011/TT-BNV có nội dung quy định thời hạn bảo quản tài liệu chung (mẫu) cho hồ sơ, tài liệu; bên cạnh đó cần nghiên cứu áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành liên quan khác, ví dụ như của chuyên ngành xây dựng, tài nguyên và môi trường,…
Trong thực tế, việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ, người đứng đầu cơ quan cần xem xét cụ thể về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình. Trường hợp cần thiết, có thể xem xét mở rộng thời gian bảo quản, vì nhu cầu sử dụng của từng khối tài liệu cụ thể.
Ví dụ như trường hợp hồ sơ, tài liệu này đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, tuy nhiên trong thực tế vẫn còn giá trị sử dụng, như còn độc giả đến tìm kiếm khai thác và sử dụng hoặc phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, thì thủ trưởng cơ quan cần phải xác định lại giá trị tài liệu, quyết định mở rộng thời hạn tiếp tục bảo quản để phục nhu cầu của độc giả.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đang bảo quản khối hồ sơ, tài liệu là Giấy phép xây dựng nhà ở của chính quyền Sài Gòn trước năm 1975 và vẫn còn độc giả tìm kiếm, nghiên cứu.
Một số ý trao đổi cùng bạn, cám ơn bạn đã quan tâm đến hoạt động lưu trữ.
Câu hỏi khác
- Tòa án Quận Bình Thạnh đã gởi Quyết định ,Yêu cầu cung cấp tài liệu , chứng cứ từ ngày 06/02/202 4 ,đến nay bản thân tôi Nguyên đơn chưa nhận được phản hồi của Chi cục Văn thư Lưu trữ trả lời cho Tòa Án
- Hiện nay cơ quan tôi đang thí điểm thực hiện Hệ thống quản lý văn bản điện tử và tiến hành ký số trên văn bản điện tử. Kính đề nghị Chi cục cho ý kiến hướng dẫn: Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư trên Hệ thống, khi chúng tôi tạo lập 01 văn bản A dưới dạng văn bản điện tử bằng cách ký số (ký số của cá nhân lãnh đạo và dấu của cơ quan) có phải đồng thời tạo lập văn bản A dưới dạng văn bản giấy bằng cách ký sống như trước đây không ? Trong trường hợp không cần đồng thời tạo lập thêm văn bản A dưới dạng văn bản giấy thì cách thức lưu hồ sơ giấy đối với văn bản A đó như thế nào ?
- Chi cục cho em hỏi, trong cơ quan thành lập hội đồng, ví dụ hội đồng thanh lý tài sản..., nếu biên bản họp ký thì chỗ ký ghi là TM. HỘI ĐỒNG, CHỦ TỊCH ký hay chỉ ghi CHỦ TRÌ ạ,và nếu ghi TM. HỘI ĐỒNG thì chữ THƯ KÝ ghi ngang hàng với TM. HỘI ĐỒNG hay ngang hàng với chữ CHỦ TỊCH ạ?
- Khi sắp sếp hồ sơ các văn bản cùng khổ giấy A4 được sắp theo cùng chiều dọc, khi đánh số tờ phải đánh theo góc phải tờ tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, trong hồ sơ đó có 1 tờ là danh sách. Cho em hỏi khi đánh số tờ có cần quay tờ danh sách nằm ngang lại để đánh số không hay vẫn đánh theo chiều dọc. Trân trọng cảm ơn.
- 1/ Đơn vị tôi đang công tác là Công ty nhà nước, thuộc UBND TPHCM, đơn vị tôi đang có thực hiện gói thầu về Số hóa và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Đơn vị có mời đơn vị tư vấn đấu thầu lập hồ sơ mời thầu nhưng trong hồ sơ mời thầu, phần năng lực nhà thầu không yêu cầu Nhà thầu phải có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ, nên khi mở thầu, đơn vị này không có chứng nhận này. Căn cứ Điều 36 Luật Lưu trữ, đơn vị làm dịch vụ lưu trữ phải có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ. Như vậy, trong trường hợp hồ sơ thầu không có quy định, Nhà thầu không có chứng nhận này vẫn tham gia gói thầu, và đề nghị trúng thầu. Việc lựa chọn đơn vị không có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ tham gia 01 gói thầu về chỉnh lý và số hóa có bị xem là trái quy định pháp luật về lưu trữ không, đơn vị này có đươc xem đủ điều kiện thực hiện gói thầu không? 2/ Ngành nghề dịch vụ lưu trữ có được xem là ngành nghề kinh doanh có điều kiện? Xin Quý anh chị cho xin thông tin hướng dẫn theo email: buithuthuystp@gmail.com Trân trọng cảm ơn
- 1/ Đơn vị tôi đang công tác là Công ty nhà nước, thuộc UBND TPHCM, đơn vị tôi đang có thực hiện gói thầu về Số hóa và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Đơn vị có mời đơn vị tư vấn đấu thầu lập hồ sơ mời thầu nhưng trong hồ sơ mời thầu, phần năng lực nhà thầu không yêu cầu Nhà thầu phải có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ, nên khi mở thầu, đơn vị này không có chứng nhận này. Căn cứ Điều 36 Luật Lưu trữ, đơn vị làm dịch vụ lưu trữ phải có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ. Như vậy, trong trường hợp hồ sơ thầu không có quy định, Nhà thầu không có chứng nhận này vẫn tham gia gói thầu, và đề nghị trúng thầu. Việc lựa chọn đơn vị không có Chứng nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ tham gia 01 gói thầu về chỉnh lý và số hóa có bị xem là trái quy định pháp luật về lưu trữ không, đơn vị này có đươc xem đủ điều kiện thực hiện gói thầu không? 2/ Ngành nghề dịch vụ lưu trữ có được xem là ngành nghề kinh doanh có điều kiện? Xin Quý anh chị cho xin thông tin hướng dẫn theo email: buithuthuystp@gmail.com Trân trọng cảm ơn
- Tôi muốn trích lục Quyết định bổ nhiệm ngạch công chức của bản thân do thất lạc bản chính thì phải làm sao? (Quyết định số 6386/QĐ-SNV ngày 19/11/2013 về bổ nhiệm ngạch công chức đối với bà Trần Hoàng Thị Xuân Thu)
- Kính gửi Anh/Chị, Hiện tại, Công ty tôi đang kê khai nộp thuế đất phi nông nghiệp nhưng bị thiếu thông tin về việc đổi tên đường CMTT và Trường Chinh thuộc Tân Bình những năm 1997 - 2000, vì vậy kính nhờ Anh/Chị hỗ trợ cấp thông tin văn bản để bổ sung chứng từ. Thông tin tham khảo: Năm 1975, chính quyền Cộng hòa Miền Nam Việt Nam nhập hai đường Lê Văn Duyệt, Phạm Hồng Thái và một đoạn Quốc lộ 1 thành đường Cách Mạng Tháng Tám, kéo dài từ ngã sáu đến cầu Tham Lương. Đến năm 2000, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh lại quyết định cắt đoạn đường Cách Mạng Tháng Tám từ ngã tư Bảy Hiền đến cầu Tham Lương để nhập với một đoạn Quốc lộ 22 thành đường Trường Chinh như hiện nay (https://vi.wikipedia.org/wiki/%C4%90%C6%B0%E1%BB%9Dng_C%C3%A1ch_M%E1%BA%A1ng_Th%C3%A1ng_T%C3%A1m,_Th%C3%A0nh_ph%E1%BB%91_H%E1%BB%93_Ch%C3%AD_Minh#cite_note-:1-6)
- em muoins xây dựng quy chế kí thừa lênh khênh cho trường em các anh chị giúp em với ạ. Em xin cám ơn ạ
- Cho em xin quy định, quy trình thực hiện công tác lưu trữ tại trường đại học ạ
- lưu trữ hồ sơ thay vì lưu trữ bản giấy, thì lưu trữ bằng bản scan thì có được chấp nhận không ạ?