Chi tiết hỏi đáp

  • Người hỏi:  Nguyễn Trung Hiếu

    Email:  nthieu.nhabe@tphcm.gov.vn

    Ngày hỏi:  09-02-2017

    Câu hỏi:  
    Kính gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh. Tôi đang tìm hiểu về thời hạn lưu trữ hồ sơ đối với hồ sơ cấp giấy phép xây dựng cho hộ gia đình, cá nhân (theo Thủ tục hành chính được ban hành). Tôi đang băn khoăn việc xác định thời hạn của dạng hồ sơ này là 20 năm theo dạng hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính (mục 12.1, số thứ tự là 145, Phụ lục đính kèm Thông tư 09/2011/TT-BNV) là có phù hợp không. Nếu không phù hợp kính mong Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về thời hạn lưu trữ của loại hồ sơ này theo dạng nào là phù hợp quy định. Tôi xin chân thành cám ơn.

    Ngày trả lời:  09-02-2017

    Trả lời:  

    Chào bạn: nthieu.nhabe@tphcm.gov.vn

    Địa chỉ: 330 Nguyễn Bình ấp 1 xã Phú Xuân, huyện Nhà Bè

    Liên quan đến nội dung bạn hỏi, chúng tôi có ý kiến trả lời như sau:

    Tại mục 12.1, số thứ tự là 145, Phụ lục đính kèm Thông tư 09/2011/TT-BNV là hồ sơ thực hiện cải cách hành chính (không phải là hồ sơ Cấp phép xây dựng nhà ở).

    Chúng tôi xin gợi ý bạn tham khảo một số các văn bản quy định liên quan khác để áp dụng: Ngoài Thông tư 09/2011/TT-BNV có nội dung quy định thời hạn bảo quản tài liệu chung (mẫu) cho hồ sơ, tài liệu; bên cạnh đó cần nghiên cứu áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành liên quan khác, ví dụ như của chuyên ngành xây dựng, tài nguyên và môi trường,…

    Trong thực tế, việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ, người đứng đầu cơ quan cần xem xét cụ thể về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình. Trường hợp cần thiết, có thể xem xét mở rộng thời gian bảo quản, vì nhu cầu sử dụng của từng khối tài liệu cụ thể.

    Ví dụ như trường hợp hồ sơ, tài liệu này đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, tuy nhiên  trong thực tế vẫn còn giá trị sử dụng, như còn độc giả đến tìm kiếm khai thác và sử dụng hoặc phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, thì thủ trưởng cơ quan cần phải xác định lại giá trị tài liệu, quyết định mở rộng thời hạn tiếp tục bảo quản để phục nhu cầu của độc giả.   

    Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đang bảo quản khối hồ sơ, tài liệu là Giấy phép xây dựng nhà ở của chính quyền Sài Gòn trước năm 1975 và vẫn còn độc giả tìm kiếm, nghiên cứu.

    Một số ý trao đổi cùng bạn, cám ơn bạn đã quan tâm đến hoạt động lưu trữ.


Câu hỏi khác