Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  xoan hoàng

Email:  xoanhoang1641982@gmail.com

Ngày hỏi:  05-03-2021

Câu hỏi:  
vui lòng cho tôi hỏi rõ hơn 1 ý trong CV 4197/UBND-VX ngày 05/8/2016 của Uỷ ban nhân dân thành phố hướng dẫn việc quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị sáp nhập, chia tách, tổ chức lại như sau:- HS,TL không thuộc nguồn nộp lưu: "cơ quan mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Trường hợp cơ quan mới thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp quyết định". Tôi chưa rõ ý trong câu này về "cơ quan mới" và" cơ quan mới thành lập", theo tôi hiểu như vậy ko biết là có đúng ko? và nhờ giải thích: ví dụ như huyện cần giờ tôi có 3 đơn vị: Trung tâm văn hóa, Ddài truyền thanh và trung tâm thể dục thể thao đều là đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện, nay có QĐ của thành phố tổ chức lại thành Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thông huyện. Vậy đơn vị "Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thông huyện" là cơ quan mới thành lập, còn "cơ quan mới" theo ý trong vb là cơ quan nào? xin vui lòng giải thích cho tôi được rõ hơn. xin chân thành cảm ơn.

Ngày trả lời:  05-03-2021

Trả lời:  

Trường hợp của bạn hỏi, theo quy định, khi thành lập Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh huyện trên cơ sở sáp nhập 03 cơ quan (ví dụ chọn trụ sở cơ quan Trung tâm Văn hóa cũ làm trụ sở chính) thì tài liệu của 03 cơ quan cũ sẽ được sắp xếp chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan mới (Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh).

Tài liệu của 03 cơ quan cũ (Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Thể dục Thể thao và Đài Truyền thanh huyện) được xác định là phông đóng (vì cơ quan không còn hoạt động và không cập nhật hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan). Khi đó, tại cơ quan Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh sẽ quản lý 03 phông đóng (tài liệu của 03 cơ quan cũ) và 01 phông mở, phông lưu trữ mới được hình thành (phông Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh).

Mặt khác, các hồ sơ, tài liệu trước khi bàn giao cần sắp xếp chỉnh lý và việc tiếp nhận bố trí tài liệu vào Kho tập trung thống nhất tại Lưu trữ cơ quan Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh hoặc tạm thời để quản lý tại các cơ sở thuộc cơ quan sẽ do người đứng đầu cơ quan quyết định trên tinh thần đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ.