Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Anh Thư

Email:  anhthu12212019@gmail.com

Ngày hỏi:  02-08-2019

Câu hỏi:  
Xin chào Chi cục! Tôi các vấn đề sau cần được giải đáp, rất mong được hỗ trợ: Cách lập Danh mục hồ sơ ở trường THCS như thế nào để thuận lợi trong việc Kiểm định chất lượng giáo dục? Thời hạn bảo quản hổ sơ thì dựa căn cứ cụ thể nào, có văn bản hướng dẫn( Ngoài TT 27/2016 hay không?). Xin hỗ trợ nguồn tài liệu tham khảo để xây dựng ở trường THCS? Xin cám ơn

Ngày trả lời:  02-08-2019

Trả lời:  

Chào Bạn!

Liên quan đến nội dung Bạn hỏi, chúng tôi xin trao đổi như sau:

Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại các trường học cũng thực hiện các mặt hoạt động lưu trữ theo quy định chung của Luật Lưu trữ.

Để quản lý tốt tài liệu lưu trữ của cơ quan Trường, Bạn cần tổ chức thực hiện các việc như: Triển khai thực hiện việc lâp hồ sơ công việc và giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lưu trữ cơ quan, tại bộ phận lưu trữ sẽ tổng hợp lập mục lục hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ tại Kho Lưu trữ để quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan.

Mặt khác, Bạn cần phân biệt Danh mục hồ sơ cơ quan khác với Mục lục hồ sơ lưu trữ:

Danh mục hồ sơ cơ quan là bản Danh mục hồ sơ dự kiến được hình thành trong năm còn Mục lục hồ sơ lưu trữ là bản tổng hợp thống kê hồ sơ hiện có trong Kho lưu trũ, đây là công cụ quản lý quan trọng trong việc quản lý, sử dụng hồ sơ lưu trữ.

Thông tư số 27/2006/TT-BNV ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đây chỉ mới là quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành giáo dục và đào tạo; tại cơ quan trường học có nhiều loại hồ sơ khác, để tổ chức quản lý toàn bộ tài liệu tại cơ quan, cần có bản thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu hình thành của cơ quan.

Để có thời hạn bảo quản tài liệu đầy đủ, cần phải tập hợp từ nhiều văn bản quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, ngoài thời hạn tài liệu chuyên ngành giáo dục đào tạo, còn có thời hạn tài liệu khác như: Thời hạn hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến áp dụng theo Thông tư của Bộ Nội vụ; tài liệu tài chính kế toán theo quy định của Bộ Tài chính,…để đưa vào bảng quy định cho cơ quan áp dụng, xác định giá trị tài liệu của cơ quan mình./.