Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Ngọc Hiếu

Email:  nguyenhieusg77@gmail.com

Ngày hỏi:  21-05-2021

Câu hỏi:  
Xin được hướng dẫn về nội dung "Tiếp nhận văn bản đến" từ nguồn email. Cho tôi hỏi: Cơ quan tôi 15 năm nay vẫn cho phép tiếp nhận văn bản in từ mail do các công ty, doanh nghiệp trên địa bàn gửi đến, Văn tư in ra, đóng dấu Công văn đến, làm Phiếu trình và trình lãnh đạo cơ quan bút phê giao nhiệm vụ. Tôi đối chiếu với các Thông tư, nghị định có liên quan thì thấy Thông tư số 07/2012/TT-BNV, điểm a), khoản 1, điều 4. Tiếp nhận văn bản đến thì cho phép, nhưng khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, điều 21. Tiếp nhaq65n văn bản đến thì không thấy nhắc tới việc tiếp nhận văn bản qua email. Vậy việc cơ quan tôi tiếp tục nhận văn bản ua email-đóng dấu-trình ký có được hấp nhận không ạ?, trường hợp Thủ trưởng cơ quan vẫn yêu cầu tiếp tục duy trì thì có sai hay không?

Ngày trả lời:  21-05-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Việc quản lý văn bản đến tại các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định chi tiết các nội dung bạn nêu, tuy nhiên để thực hiện tốt, kịp thời các hoạt động của cơ quan, nhất là phục vụ công tác cải cách thủ tục hành chính, bạn cần nghiên cứu đề xuất xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan và trình Thủ trưởng cơ quan xem xét ban hành, trong đó cần quy định cụ thể việc tiếp nhận xử lý văn bản đến từ các nguồn khác nhau. 

Về nội dung cụ thể của việc quản lý văn bản đến, bạn cần tham khảo nhiều nguồn tài liệu để đề xuất áp dụng vào công tác này tại cơ quan trên tinh thần giải quyết kịp thời, nhanh chóng các yêu cầu công tác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cụ thể, căn cứ vào tình hình thực tế, cần đưa nội dung quy định việc tiếp nhận và xử lý các văn bản đến từ mọi nguồn là phù hợp với tình hình mới.

Trong đó, cần phân loại và quy định cụ thể các văn bản đến là văn bản điện tử hoặc văn bản giấy, các nguồn chuyển đến và quy trình, trách nhiệm xử lý cho từng văn bản đến từ nguồn đó.

Ví dụ: trường hợp do điều kiện về địa lý hoặc trường hợp khẩn cấp, cơ quan, tổ chức khác đã mail hoặc chuyển fax đến cơ quan mình, thì việc tổ chức tiếp nhận, phân công xử lý văn bản đến này là cần thiết và phù hợp với yêu cầu đánh giá hiệu quả, tinh thần thái độ phục vụ công tác trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên, trường hợp cần lập hồ sơ để hồ sơ lưu trữ có giá trị, trong thời gian tiếp nhận xử lý văn bản đến đó, bạn cần liên lạc yêu cầu nơi gửi văn bản cần gửi lại văn bản giấy hoặc văn bản điện tử có giá trị theo quy định để cập nhật vào hồ sơ./.