Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Nga

Email:  nguyenngatnmtdn@gmail.com

Ngày hỏi:  15-12-2020

Câu hỏi:  
Chi cục cho phép tôi được hỏi về việc lưu trữ hồ sơ liên quan đến đất đai. Theo Thông tư 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường. Tại nhóm Hồ sơ địa chính quy định chung nhưng riêng về đơn vị tôi các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động và theo nhiệm vụ được giao thì cụ thể hơn so với Thông tư quy định chung. Vậy khi tôi lập danh mục hồ sơ của đơn vị, đối với hồ sơ khu đất được giao quản lý kéo dài từ năm này đến năm khác vậy khi tôi lập hồ sơ thì số ký hiệu hồ sơ khu đất đó tôi có thay đổi theo từng năm không hay vẫn giữ nguyên theo số ký hiệu danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành năm trước? Nếu trường hợp không lấy số ký hiệu hồ sơ năm 2020 thì hồ sơ đó vẫn đưa vào danh mục hồ sơ năm 2021 phải không ạ?

Ngày trả lời:  15-12-2020

Trả lời:  

Chào bạn!

Bạn cần phân biệt Danh mục hồ sơ cơ quan khác với Mục lục hồ sơ lưu trữ

- Danh mục hồ sơ cơ quan là dự kiến các hồ sơ sẽ được lập và hình thành trong năm, Danh mục này được lập vào đầu năm.

- Mục lục hồ sơ: Sau khi các hồ sơ được lập hoàn thiện, các hồ sơ này được hệ thống và lập Mục lục hồ sơ đã hình thành trong năm, hoặc hồ sơ có được trong Kho lưu trữ (Mục lục này thường được cập nhật vào cuối năm hoặc sau khi chỉnh lý).

Chúng tôi chưa hiểu ý bạn hỏi, nếu trường hợp phát sinh hồ sơ mới, thì ban cần lập hồ sơ và cho số thứ tự (số lưu trữ) mới trong Mục lục hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ còn đang mở (vụ việc đang xử lý, theo dõi trong nhiều năm, đang cập nhật các thành phần tài liệu vào trong hồ sơ đó) thì bạn không cần tách và cho số hồ sơ theo năm mà chỉ cần cập nhật thành phần tài liệu mới vào hồ sơ, tuy nhiên cần biên mục văn bản đầy đủ trong hồ sơ đó.