Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Phan Trai
Email: hoahongtra165@gmail.com
Ngày hỏi: 02-03-2019
Câu hỏi:
Kính gửi Chi cục Văn thư-Lưu trữ Xin cho em hỏi một số vấn đề như sau: 1. Về đóng giáp lai: Theo quy định thì - Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang (tờ) văn bản [từ 02 đến 05 trang (tờ)]. Do đó, văn thư chỗ em cứ đếm 5 trang thì đóng 01 dấu, không sự liên kết từ đầu đến cuối văn bản. Theo em nghĩ thì phải đóng liên tiếp và nối tất cả các trang trong văn bản và mỗi dấu không quá 05 trang thì mới đúng. Như vậy đóng giáp lai như thế nào mới đúng ạ? 2. Lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch Theo quy định hiện hành thi đối với Sổ thì phải lưu vĩnh viễn, nhưng em tìm không thấy quy định về việc lưu giấy tờ đương sự đã nộp khi đăng ký hộ tịch, mà đối chiếu với các quy định lưu trữ thì cũng khá khó để xác định thời gian lưu trữ các loại giấy tờ này. Vì vậy cho em hỏi căn cứ và thời gian lưu trữ các loại giấy tờ này, và có phải đưa vào lưu trữ lịch sử đối với sổ và giấy tờ đã nộp khi đăng ký hộ tịch không ạ? 3. Thể loại văn bản Văn bản hành chính gồm có 32 thể loại, như vậy mỗi loại văn bản dùng để làm gì ạ Và cho em hỏi hiện tại thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, chủ nhiệm văn phòng chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước vẫn còn hiệu lực hay đã được sửa đổi, bổ sung, thay thế bằng văn bản nào ạ. Em chân thành cảm ơnNgày trả lời: 02-03-2019
Trả lời:
Chào Bạn!
Các nội dung Bạn cần, Bạn có thể nghiên cứu và tìm thấy câu trả lời trong các văn bản sau đây:
1. Về đóng giáp lai, chúng tôi đã tham mưu tổng hợp các quy định và ban hành hướng dẫn chi tiết để áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP HCM. Bạn có thể tham khảo tại Công văn số 3711/SNV-CCVTLT ngày 18/9/2017 của Sở Nội vụ TP HCM về việc đóng dấu giáp lại văn bản hành chính (tài liệu giấy) theo đường dẫn dưới đây:
2.Về nội dung lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, Bạn có thể tham khảo tại Hướng dẫn số 2332/HD-SNV ngày 08/7/2016 của Sở Nội vụ TP HCM về công tác lưu trữ sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch tại UBND quận, huyện, phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP HCM theo đường dẫn dưới đây:
3. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hiện thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Vì nội dung bạn hỏi về thể loại văn bản chưa cụ thể, chúng tôi không thể trả lời chi tiết cho Bạn. Bạn có thể tìm kiếm các thông tin liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại các bài viết của website này.
Cám ơn Bạn đã quan tâm đặt câu hỏi./.
Câu hỏi khác
- Cách thức thực hiện pháp lý hóa văn bản điện tử sang văn bản giấy ( mục đích tăng cường lưu văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản điện tử , góp phần giải phóng diện tích lưu văn bản giấy đến ) . Bích Châu xin cám ơn quý cơ quan .
- Xin hỏi hiện nay đang thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU ngày 29/12/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy TP HCM về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và Công văn số 983/UBND-VX ngày 20/3/2023 của UBND TP HCM về việc triển khai tổ chức thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU tôi muốn Chi cục hướng dẫn tôi hoặc cho tôi xin quy chế (mẫu) công tác văn thư lưu trữ; Quy định về khai thác, sữ dụng tài liệu lưu trữ, Quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ….Rất mong nhận được hồi âm. Cám ơn!!!
- Cơ quan tôi thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử của TP. Trong quá trình công tác, cơ quan tôi chưa tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, nhưng phát sinh các tài liệu quá hạn cần tiêu hủy. Như vậy, chúng tôi cần xin ý kiến (hồ sơ, thuyết minh...) Chi cục về việc tiêu hủy đó không hay chúng tôi có thể tự tiêu hủy tài liệu quá hạn đó (những tài liệu này không phải tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử). Cảm ơn Chi cục
- Tổng Cục phó được Bộ trưởng giao phụ trách Cục cấp tỉnh trong hệ thống ngành dọc, ký đóng dấu Cục cấp tỉnh, có được cùng lúc đóng dấu cấp Tổng cục, cơ quan chủ quản của Cục cấp tỉnh không?
- Tôi là văn thư đơn vị. Thủ trưởng đơn vị tôi nhận thư đến là văn bản MẬT (có nơi nhận ghi tên cá nhân thủ trưởng) nên tôi đã chuyển đến thủ trưởng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, thủ trưởng muốn chuyển văn bản mật nêu trên đến các đơn vị trực thuộc để xử lý thì cần xử lý như thế nào. Thủ trưởng tôi có cần làm văn bản gì để cho tôi được phép sao văn bản mật?
- Tôi có xem một số văn bản, có văn bản ghi: - "Căn cứ Quyết định số.... của Chủ tịch UBND tỉnh X” hoặc “Căn cứ Quyết định số.... của UBND tỉnh X”; - “Căn cứ Thông tư… của Bộ trưởng Bộ Nội vụ” hoặc “Căn cứ Thông tư… của Bộ Nội vụ”; - “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Hiệu trưởng Trường XYZ” hoặc “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Trường XYZ” Vậy khi ghi phần căn cứ, có ghi thêm chức vụ (Bộ trưởng, Chủ tịch, Hiệu trưởng,…) không ạ? Nếu có thì đối với thể loại văn bản nào sẽ ghi ạ?
- Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điểm 4c, Điều 29 có ghi: Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Vậy tôi muốn hỏi là chỉ có hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn mới lập mục lục văn bản phải không? Và các hồ sơ có thời hạn bảo quản bình thường thì không cần lập mục lục văn bản phải không? Xin được hướng dẫn cụ thể, xin cám ơn
- Kính chào Chi cục, Chi cục cho tôi được hỏi trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai các văn bản (bản photo) của các cơ quan khác gửi đến dưới dạng cung cấp hồ sơ để xử lý công việc. Thông thường cá nhân tôi thấy chỉ có đóng dấu khi cung cấp cho Đoàn kiểm toán hoặc Đoàn Thanh tra thì đóng dấu như vậy có đúng quy định không? Xin chân thành cảm ơn./.
- Trong quy định về thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có ghi: Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thao quy định để phục vụ cho công việc hoặc công việc chưa kết thúc thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Sở và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu giữ lại. Thời gian lưu giữ hồ sơ tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Vậy nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu giữ lại thì có cần phải làm thủ tục gì không? Và có mẫu biên nhận gì không ạ? Em cảm ơn!
- Tại bước 6-Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 3), còn ở bước 11-Viết bìa và viết chứng từ kết thúc (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 2). Vì vậy khi thực hiện bước 11 viết bìa và chứng từ kết thúc nhân viên Công ty không thực hiện việc ký vào chứng từ kết thúc tại vị trí Người lập hồ sơ mà chỉ căn cứ vào ký hiệu thông tin ở Phiếu tin để ghi tên người lập hồ sơ vào chứng từ kết thúc. Như vậy ở chứng từ kết thúc người lập hồ sơ (Lưu trữ viên bậc 3) có phải ký vào chứng từ kết thúc không? (Hướng dẫn tại công văn 283/VTLTNN-NVTW không đề cập đến và tại mẫu Bìa hồ sơ theo Quyết định 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” không có ghi (ký và ghi rõ họ tên). Ghi chú: Lưu trữ lịch sử
- Chi cục cho mình hỏi, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản là nhiệm vụ của văn thư được quy định tại NĐ 30, nhưng có một số văn bản như Thư cảm ơn... không lấy số thì việc ghi ngày ban hành các văn bản này có phải nhiệm vụ của văn thư không ạ, có quy định chi tiết ở văn bản nào ko ạ?