Chi tiết tin

  • Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 [05-02-2018]

    Được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở Nội vụ, ngày 02 tháng 02 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Kế hoạch số 22/KH-CCVTLT về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.

    Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) năm 2018 có nội dung chủ yếu như sau:

    I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

    1. Nhằm tổng hợp, đánh giá tình hình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức.

    2. Công tác kiểm tra giúp phát hiện và kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn bổ sung các điểm còn thiếu sót, chưa phù hợp với quy định trong công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức, nhằm từng bước nâng cao nghiệp vụ công tác VTLT, nhất là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

    3. Thông qua kết quả kiểm tra là cơ sở thực tế để tham mưu, đề xuất các phương án, đề án, nhằm phát triển ngành VTLT Thành phố.

    II. ĐỐI TƯỢNG KIỂM TRA

    Năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức kiểm tra tại 17 cơ quan, tổ chức (theo Phụ lục I).

    III. NỘI DUNG VÀ THỜI GIAN KIỂM TRA

    1. Nội dung kiểm tra

    a) Quản lý, chỉ đạo công tác VTLT

    - Về tổ chức, biên chế, nhân sự làm công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức.

    - Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các hướng dẫn về công tác VTLT.

    - Việc triển khai, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại cơ quan và các cơ quan trực thuộc (nếu có).

    - Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác VTLT gồm: Quy chế công tác VTLT; Danh mục hồ sơ cơ quan; Xây dựng, ban hành kế hoạch công tác VTLT hàng năm; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu; thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ…

    - Tình hình bố trí và sử dụng Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

    - Có kế hoạch và thực hiện kiểm tra, hướng dẫn hoạt động VTLT đối với các cơ quan trực thuộc (nếu có) hoặc kết hợp kiểm tra với hoạt động chuyên môn khác.

    - Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác VTLT theo yêu cầu.

    b) Hoạt động nghiệp vụ VTLT

    - Công tác văn thư

    + Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;

    + Công tác quản lý văn bản đi, đến; thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc nguồn nộp lưu);

    + Việc quản lý và sử dụng con dấu, thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực VTLT;

    + Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ.

    - Công tác lưu trữ

    + Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

    + Công tác chỉnh lý tài liệu (xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, tổ chức);

    + Công tác xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

    + Công tác lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; xác định thời gian, công việc phối hợp lựa chọn, thẩm định Mục lục hồ sơ; giao nhận và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (trường hợp cơ quan thuộc nguồn nộp lưu);

    + Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Tình hình bố trí Kho Lưu trữ, có phương án đầu tư xây dựng mới hoặc nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan, đầu tư trang thiết bị, phòng chống cháy, thiên tai, vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ...;

    + Công tác thống kê tài liệu lưu trữ;

    + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Nội quy khai thác; sổ sách quản lý việc lưu trữ, khai thác và lượt hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả; có các công cụ tra cứu, nội quy kho lưu trữ.

    Ghi chú: Các cơ quan, tổ chức chuẩn bị nội dung báo cáo (theo Phụ lục II) và gửi cho Đoàn kiểm tra (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), trước ngày kiểm tra 02 ngày làm việc.

    2. Thời gian kiểm tra

    a) Thời gian: Từ ngày 03 tháng 4 năm 2018 đến ngày 03 tháng 5 năm 2018 (lịch kiểm tra cụ thể theo Phụ lục I)

    b) Địa điểm: Tại trụ sở cơ quan, tổ chức

    3. Thành phần tham dự kiểm tra

    a) Đoàn kiểm tra

    - Chi cục trưởng hoặc Phó Chi cục trưởng, Trưởng đoàn;

    - Lãnh đạo Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

    - Chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Thư ký;

    b) Đối với các cơ quan, tổ chức được kiểm tra

    Đại diện lãnh đạo; công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động VTLT của cơ quan có liên quan (thành phần tham dự cụ thể theo Thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đến từng cơ quan đến kiểm tra).

    4. Trình tự và cách thức kiểm tra

    Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra theo trình tự như sau:

    a) Nghe báo cáo kết quả công tác VTLT, những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị của cơ quan, tổ chức được kiểm tra.

    b) Kiểm tra thực tế tại bộ phận hành chính văn thư và Kho Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

    c) Họp trao đổi, góp ý, hướng dẫn cơ quan, tổ chức các nội dung chưa làm được.

    d) Kết luận của Trưởng Đoàn kiểm tra và lập biên bản kiểm tra

    đ) Sau kiểm tra, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có thông báo kết quả kiểm tra đến các cơ quan, tổ chức và báo cáo tổng hợp, đề xuất đến Sở Nội vụ./.

    Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT

    http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn

Lượt xem: 9568

Tin khác